وقتی با تیم‌های گوناگون در پروژه‌های مختلف کار می‌کنیم، نظارت بر وضعیت تمامی پروژه‌ها کار دشواری خواهد بود. موضوعی که باعث شده مدیریت پروژه امری دشوار تلقی گردیده و به علت هم‌زمانی پروژه‌ها، فعالیت‌ها و ارتباطات، عملکرد مدیریت پروژه را دچار مشکل نماید. تحقیقات نشان می‌دهد:
- 59 درصد مدیران پروژه به طور هم‌زمان درگیر 2 تا 5 پروژه هستند!
- 11 درصد مدیران پروژه به طور میانگین بیش از 10 پروژه را مدیریت می‌کنند!
از سوی دیگر، یکی از مهم‌ترین نیازهای پروژه‌ها، بخصوص پروژه‌های صنعت ساخت، وجود داده‌های در لحظه (Real-Time) برای اخذ تصمیمات مهم و کلیدی است. به طور مثال، مدیران پروژه علاقه دارند تا تغییراتی که به سبب تغییرات محدوده‌های کاری، تیم‌های عملیاتی، تغییر در نحوه اجرای کار و تغییر در فرآیند اجرای کار ایجاد می‌شود را مدیریت نموده و اثرات در لحظه این تغییرات را بر روی اهداف زمانی، هزینه‌ای و کیفی رصد نمایند. مواردی که بدون وجود داده‌های در لحظه می‌تواند خسارات زیان‌باری به همراه داشته و طرفین قراردادی را با افزایش هزینه زیادی مواجه نماید. تصمیماتی که اگر بتوانیم از تبعات آن به‌موقع آگاه شویم، می‌توانیم از این خسارات زیان‌بار نیز جلوگیری کنیم.
به همین دلیل و به منظور دستیابی به اهداف فوق، باید یک ابزار کارآمد مدیریت پروژه انتخاب نماییم که بتواند بر تمامی فعالیت‌ها در تمامی پروژه‌ها نظارت داشته، ما را از روند پروژه‌ها آگاه نموده و داده‌های در لحظه‌ای در اختیار ما قرار دهد. در این بین، Microsoft Power BI یکی از آن ابزارهای مدیریت پروژه است که با ساخت داشبوردهای قوی، کاربران را قادر می‌سازد که در لحظه با داده‌های مرتبط در تعامل باشند. نرم‌افزار Power BI با قابلیت استفاده در فضای ابری، سازمان‌ها را از عذاب هزینه‌های زیرساختی و دارایی سرمایه‌ای رها می‌کند. به همین دلیل، Microsoft Power BI یک راهکار به صرفه برای هوشمندسازی پروژه است.
در این مقاله خواهیم دید که Microsoft Power BI چگونه می‌تواند مدیریت پروژه را آسان‌تر و کارآمدتر نموده و باعث هوشمندسازی فرآیندهای آن گردد.
1. Microsoft Power BI چیست؟
نرم‌افزار Microsoft Power BI یک ابزار مبتنی بر فضای ابری است که تمامی دیتاهای ما را یک‌جا گرد هم می‌آورد و ما را قادر می‌سازد که با آن‌ها در لحظه کار کنیم. نرم‌افزار Power BI از داشبوردها و گزارش‌های تعاملی تشکیل شده که اطلاعاتی در مورد شاخص‌های کلیدی (Key Metrics) سازمان ما در پروژه‌های مختلف ارائه می‌کند. هم‌چنین توسعه گزارش‌های سفارشی را برای تجزیه و تحلیل عمیق‌تر تقویت می‌کند. علاوه بر این می‌توانیم از ابزارهای هوشمند برای به اشتراک گذاشتن دیدگاه‌هایمان با اعضای تیمی که روی همان پروژه کار می‌کنند، استفاده کنیم. این نرم‌افزار حتی از قابلیت‌های هوش مصنوعی (AI) Power BI برای تجزیه و تحلیل داده‌ها برخوردار بوده که می‌تواند آینده کنترل پروژه‌ها را دچار تحولات بنیادی نماید. این ابزار با رمزگذاری داده‌ها، نظارتِ در لحظه به دسترسی‌ها و برچسب‌گذاری حساس، از اطلاعات سازمان ما محافظت می‌نماید.
Power BI یک انتخاب فوق‌العاده برای سازمان‌هایی است که می‌خواهند از ابزارهای بصری برای نظارت و مدیریت سبد پروژه‌ها برخوردار بوده و داده‌های در لحظه (Real-Time) تولید کنند. ابزار Power BI به ما کمک می‌کند که با تلفیق و ترکیب داده‌ها در یک پایگاه متمرکز، داشبوردها و گزارش‌های بی‌نظیری ایجاد کنیم. داده‌هایی که در مرحله تصمیم‌گیری، هوشمندسازی و تحلیل وضعیت گذشته، حال و آینده اهمیت زیادی دارند.
2. Microsoft Power BI چگونه مدیریت پروژه را راحت‌تر نموده و ما را در مسیر هوشمندسازی پروژه قرار می‌دهد؟
نرم‌افزار Power BI دارای مجموعه‌ای از ویژگی‌هایی است که مدیریت پروژه، به ویژه پروژه‌هایی که هم‌زمان در حال اجرا هستند را بهینه‌تر و کارآمدتر می‌کند. ابزاری که با هوشمندسازی مدیریت داده، کمک فراوانی به حل‌و‌فصل ادعاها نموده و در بخش مستندسازی، تاخیرات و مدیریت ادعا ابزاری بی‌نظیر است.
2. 1. داشبوردهای شخصی‌سازی‌شده
داشبورد Power BI، که می‌توان به آن "بوم نقاشی" هم گفت، یک نمایش گرافیکی از داده‌های ماست و به ما اجازه می‌دهد با گزارش‌های آن کار کنیم و اطلاعات و دیدگاه ارزشمندی در مورد عملکرد پروژه‌های خود پیدا نماییم. با Power BI، می‌توانیم داشبوردهای چندگانه‌ای برای افراد مختلف مانند مدیران پروژه، مدیران اجرایی و ذی‌نفعان پروژه ایجاد کنیم و تحلیل داده‌ها را تسریع نماییم. تنها چیزی که دیگران برای دیدن این داشبوردها به آن نیاز دارند، یک حساب کاربری Power BI روی هر نوع دستگاهی است! از آنجایی که داشبورد یک گزارش تصویری تک‌صفحه‌ای است، مدیران پروژه و اعضای تیم، می‌توانند همه‌چیز را یک‌جا ببینند و تصمیمات اثربخش‌تری اخذ نمایند. مزایای ساخت داشبوردها برای مدیران پروژه عبارتند از:
الف. بهبود جریان همکاری: داشبوردها به ذی‌نفعان پروژه کمک می‌کند تا در مورد وضعیت پروژه‌های مختلف، به‌روز بمانند که در این‌صورت می‌توانند با دیگر اعضای تیم در مورد پروژه‌های مختلف، به طور فعالانه مشارکت داشته باشند.
ب. افزایش تعامل بین اعضای گروه: داشبوردها با نمایش شاخص‌های کلیدی پروژه‌ها مشخص می‌کنند که چه انتظاراتی از اعضای تیم وجود دارد. این کار به تعامل بهتر بین اعضای گروه کمک می‌کند که منجر به بهبود نتیجه پروژه‌ها می‌شود.
ج. هم‌راستا کردن اولویت‌ها: اعضای تیم نیاز دارند که اولویت‌های خود را با اهداف سازمان هم‌راستا کنند. یک داشبورد، می‌تواند با نمایش میزان مشارکت هر یک از گروه‌ها در درآمد و هزینه سازمان، همراه با اثر تاخیر در تاریخ‌های کلیدی، به مدیران پروژه در مدیریت منابع و اولویت‌بندی پروژه‌ها کمک کند.
د. لحظه‌سازی تغییرات: اعضای تیم می‌توانند در لحظه اثرات تغییرات و تصمیمات خود را بر نتایج پروژه رصد نموده و از اخذ تصمیمات هزینه‌بر خودداری نمایند.
2. 2. غنی‌سازی داده با مصورسازی
با استفاده از ویرایش‌گر درون‌برنامه‌ای Power BI برای پیدا کردن دید عمیق‌تر نسبت به اطلاعات، می‌توانید Custom Visual بسازید. شما هم‌چنین می‌توانید از گالری تصاویر خود Visual ساخته و یا از Microsoft Excel برای غنی‌کردن داده‌های خود استفاده کنید. برخی از Visualهای خارجی‌ای که در Power BI قابل استفاده‌اند، عبارتند از:
الف- Waterfall
ب- Histogram
ج- Line-Of-Business (LOB) Apps
د- Maps
ه- Scatterplot Matrix
و- Sunburst Charts
ز- Treemap Charts
Custom Visualها، در تبدیل داده‌ها به یک گزارش بصری نقش کلیدی دارند که به ما در تحلیل اطلاعات کمک زیادی می‌کنند. این کار به مدیران پروژه کمک می‌کند بین پروژه‌های مختلف جابجا شوند و داده‌های خود را مصورسازی نموده و و عملکرد خود را راحت‌تر بررسی کنند. به عنوان مثال، نمودار Scatter Plot، نوعی از مصورسازی است که هم‌بستگی بین متغیرها را در مختصات X-Y نمایش می‌دهد. مدیران پروژه از این نمودار برای مقایسه رابطه بین دو متغیر استفاده می‌کنند تا متوجه شوند که هرکدام چه تاثیری بر دیگری دارد. علاوه بر این، می‌توان از فیلترها (Filters) وعلائم اختصاری (Legend) در Custom Visualها برای هر نوع داده‌ای در گزارش خود استفاده نمود.
2. 3. ساخت گزارش‌های Insightful
یکی از مزایای اصلی Power BI، قابلیت ساخت گزارش‌هایی است که به ما دید عمیق و وسیعی در مورد داده‌ها می‌دهد. گزارش‌سازهای Power BI، ساخت گزارش‌های تعاملی را بسیار راحت کرده است. ما می‌توانیم گزارش‌هایی متناسب با نیازهای خاص مدیران پروژه‌های مختلف و اعضای گروه‌هایمان تدوین کنیم. انواع گزارش‌های Power BI عبارتند از:
الف- ستون (Column): نمودارهای ستونی (Column Chart) برای نمایش داده‌ها در ستون‌ها با معیارهای مختلف برای تحلیل فوق‌العاده‌اند! به عنوان مثال ما می‌توانیم هزینه‌های کل پروژه را در مقایسه با تعداد روزهای تکمیل پروژه در دو محور متفاوت نمایش دهیم. محور X پروژه‌های مختلف و محور Y، هزینه‌های کل و تعداد روزها را برای یک پروژه نمایش می‌دهد.
ب- جدول (Table): جدول گزارش (Table Report) حوزه‌های مشخصی را در یک شبکه (Grid) با معیارهای مرتبط با آن نمایش می‌دهد. ما می‌توانیم از سبک‌های مختلف جداول، بسته به نوع دیتاهای سازمان، انتخاب کنیم.
ج- ماتریس (Matrix): ماتریس (Matrix) تقریبا مشابه جدول گزارش (Table Report) است، با این تفاوت که می‌تواند معیارهای مختلفی را در یک شبکه (Grid) نشان دهد.
مدیران پروژه می‌توانند از گزارش‌ها برای نمایش تمامی داده‌ها به منظور اخذ تصمیمات مهم استفاده نمایند. اگر تازه‌کار باشیم، می‌توانیم از نمونه‌های آماده و از پیش‌ساخته‌شده Power BI استفاده کنیم. اما توصیه می‌کنیم تا با یادگیری سایر ساختارهای تخصصی مدیریت پروژه مانند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، مدیریت مالی و هزینه، مدیریت اسناد، تاخیرات و مدیریت ادعا، توان و ظرفیت خود را برای این یکپارچه‌سازی بالا برده و کارهای خارق‌العاده‌ای نمایید.
2. 4. استفاده از هوش مصنوعی (Artificial Intelligence)
بر اساس گزارش تاثیر هوش مصنوعی (Artificial Intelligence) در مدیریت پروژه - سال 2020، هوش مصنوعی در مدیریت پروژه، می‌تواند یک دستیار، مشاور و حتی جانشین باشد! امکانات مبتنی بر هوش مصنوعی Power BI، به مدیران پروژه، این اجازه را می‌دهد که از گزارش‌ها، اطلاعات و دیدگاه‌های سودمندی به دست آوردند. این اطلاعات بعدا به ما در خودکارسازی برخی از فرآیندهای پروژه و سازمان کمک خواهد کرد.
به عنوان مثال، استخراج عبارت کلیدی (Key Phrase Extraction) یکی از قابلیت‌های برجسته Power BI است که نوشته‌های نامرتب و بدون ساختار را ارزیابی می‌کند و به ما لیستی از عبارات کلیدی ارائه می‌دهد. قابلیت Sentiment Analysis به ما نشان می‌دهد که لحن یک نوشته، مثبت، منفی و یا خنثی است. فرض کنیم ما یک مدیر پروژه در یک شرکت ساختمانی هستیم و مسئول هدایت تیمی متشکل از متخصصان برنامه‌ریزی شده‌ایم که می‌خواهیم بدانیم که آیا کارفرمای ما درباره تغییرات نازک‌کاری نظر مثبتی دارد؟ قابلیت Score Sentiment بر اساس نظرات خریداران امتیاز 0 برای پاسخ منفی و امتیاز 1 برای پاسخ مثبت در نظر می‌گیرد. با استفاده از این اطلاعات، سازمان‌ها می‌توانند تعیین کنند که آیا نیاز به تغییراتی در پروژه دارند یا نه.
2. 5. تصمیم‌گیری با اطلاعات به‌دست‌آمده
در انتها، Power BI به مدیران پروژه با تبدیل اطلاعات به‌دست‌آمده به اقدامات علمی کمک می‌کند. به عنوان مثال می‌توانیم بفهمیم که کارفرماها در مورد چه چیزی صحبت می‌کنند و معیارهای صحیح را مطابق با آن تعیین کنیم. نرم‌افزار Microsoft Power BI یک ابزار اثبات‌شده مفید است که با استفاده از نمونه‌های از پیش آماده، Visualهای تعاملی و هوش مصنوعی (Artificial Intelligence) به مدیریت پروژه‌ها کمک می کند. توانایی Power BI در تبدیل دیدگاه‌ها به اقدامات اجرایی باعث بهبود عملکرد پروژه، سازمان و توانمندسازی مدیران برای افزایش بهره‌وری می‌شود. مدیران پروژه می‌توانند با جمع‌آوری داده‌ها از منابع مختلف برنامه‌ریزی، کنترل پروژه، مالی و حسابداری، اسناد، تاخیرات و قرارداد در یک ابزار، گزارش‌دهی پروژه‌ها را آسان‌تر نموده و تصمیمات کلیدی و کم‌هزینه‌ای اخذ نمایند.
3. چرا Power BI یاد بگیریم؟
در دنیای امروز، داده‌ها اهمیت بیشتری نسبت به گذشته در تمامی کسب‌وکارها پیدا کرده‌اند. این تقاضا باعث شده متخصصان این حوزه فرصت‌های شغلی بیشتر در رده‌های بالای سازمان داشته باشند. در حوزه مدیریت پروژه و مدیریت ساخت نیز دسترسی به داده‌های در لحظه (Real-Time) و به‌روز بودن اطلاعات حساسیت زیادی دارد، زیرا باعث بهبود تصمیمات اتخاذ شده و در نتیجه افزایش سرعت و کاهش هزینه می‌شود. با افزایش حجم داده‌های پروژه، نیاز به استفاده از ابزارهای اطلاعاتی هوشمند بیشتر می‌شود تا اطلاعات، دقیق‌تر و سریع‌تر در اختیار کارشناسان، مدیران پروژه و مدیران کسبوکار قرار گیرد. این موضوع فقط محدود به برنامه‌ریزی و کنترل پروژه و مدیریت هزینه‌ها نیست! بلکه در فرآیندهای آنالیز تاخیرات و مدیریت ادعا نیز به‌کار گرفته می‌شود. نرم‌افزار Microsoft Power BI یکی از پرکاربردترین ابزارهای داده است. 50،000 شرکت در سراسر جهان از Power BI برای پاک‌سازی، تبدیل، مدل‌سازی و مصورسازی داده‌های خود استفاده می‌کنند. استفاده از Power BI با بیش از 80،000 فرصت شغلی در لینکدین به سرعت در حال رشد است. تمامی این موارد، اثبات‌کننده و نشان‌دهنده اهمیت یادگیری ابزارهای هوشمندسازی مدیریت پروژه است.
4. چگونه Power BI یاد بگیریم؟
نرم‌افزار Power BI یک رابط گرافیکی دوستانه دارد، اما در سطوح این نرم‌افزار پیچیدگی‌های زیادی است. تماشای ویدیوها یا خواندن راهنماها و خودآموزها برای شروع خوب است اما برای استفاده از این نرم‌افزار به صورت حرفه‌ای، به مهارت‌های عملی بیشتری نیاز دارید.
بهترین روش یادگیری Power BI، آموزش به صورت پروژه‌محور است. پروژه‌ها تجزیه و تحلیل داده‌های دنیای واقعی را شبیه‌سازی می‌کنند و به ما کمک می‌کنند کل پروژه را از بارگذاری تا پاک‌سازی داده‌ها و مصورسازی آن‌ها فرا بگیریم. موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی‌پور (ACEMI) تنها موسسه‌ای در ایران است که توانسته ساختارهای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، مدیریت مالی و حسابداری پروژه، مدیریت اسناد پروژه، ارزیابی اقتصادی پروژه، مدل‌سازی اطلاعات ساخت و تحلیل تاخیرات را به یکدیگر پیوند زده و در دوره آموزش نرم‌افزار Power BI با رویکرد مدیریت پروژه این موارد را یکپارچه نماید. دوره‌ای که برای اولین‌بار در کشور نحوه یکپارچه‌سازی مبانی BIM و Power BI در مدیریت پروژه را آموزش داده است.
دوره آموزش نرم‌افزار Power BI با رویکرد مدیریت پروژه موسسه ACEMI، قدم‌به‌قدم و به صورت پروژه محور، مسائل مختلفی که کارشناسان و مدیران در پروژه‌ها با آن درگیر هستند را در قالب مسائل و سناریوهای مختلف مطرح نموده تا شما بتوانید پس از طی 6 گام اساسی، از نرم‌افزار Power BI برای پیشرفت شغلی خود و سازمانتان استفاده کنید.
5. یادگیری Power BI چقدر طول می‌کشد؟
مدت زمان یادگیری هر مهارتی به توانایی و سرعت افراد و زمانی که برای یادگیری اختصاص می‌دهند، بستگی دارد. افرادی هستند که به سرعت فرآیند یادگیری را طی می‌کنند و وارد بازار کار این تخصص می‌شوند و یا این نرم‌افزار را در سازمان خود به‌کار می‌گیرند و همین‌طور افرادی هستند که آن را بسیار آهسته‌تر فرا گرفته‌اند. همه چیز به برنامه‌ریزی و سرعت یادگیری شما بستگی دارد.
اصول اولیه Power BI را می توان در چند ساعت یاد گرفت، اما تسلط بر همه پیچیدگی‌های آن گاهی می تواند سال‌ها به طول بی‌انجامد، به خصوص اگر قصد دارید از قابلیت‌های Power BI برای ادغام اسکریپت‌های Python و R به طور کامل استفاده کنید.
برای مشاهده 6 گام یادگیری نرم‌افزار Power BI و سرفصل‌ها و گواهینامه‌های ارائه‌شده، به صفحه دوره آموزش نرم‌افزار Power BI با رویکرد مدیریت پروژه مراجعه کنید.
[1] Shubhangi Pandey. 2022. 5 Ways Power BI Can Make Project Management Easier.
[2] Constanța Bodea et all. 2020. Artificial Intelligence impact in Project Management.
[3] Elizabeth Harrin. 2022. The 2021 Project Management Report.
[4] Charlie Custer. 2023. What’s the best way to learn Microsoft Power BI?
[5] Vik Paruchuri. 2022. A CEO Explains How to Learn Power BI (Step-By-Step).
