صنعت ساخت یکی از مهم‌ترین و پیچیده‌ترین صنایع در جهان است که نقش کلیدی در توسعه زیرساخت‌های شهری و اقتصادی ایفا می‌کند. موفقیت در این صنعت مستلزم مدیریت دقیق منابع، زمان و هزینه‌ها است. یکی از ابزارهای حیاتی در مدیریت پروژه‌های صنعت ساخت، صورتوضعیتنویسی است. صورتوضعیتنویسی اصولی و حرفه‌ای نه تنها به بهبود فرایندهای مالی پروژه کمک می‌کند، بلکه باعث شفافیت، کاهش ادعا و اختلاف و افزایش رضایت ذی‌نفعان قرارداد می‌شود. در این مقاله، به بررسی اهمیت صورتوضعیتنویسی، اصول آن، چالش‌ها و تاثیر آن بر موفقیت پروژه‌های صنعت ساخت می‌پردازیم.
1. تعریف صورتوضعیتنویسی
صورت‌وضعیت، سندی است که در آن میزان پیشرفت کار، هزینه‌های انجام شده و مطالبات پیمانکار از کارفرما به صورت دوره‌ای طبق نقشه‌های اجرایی، دستورکارها و صورتجلسات تدوین و تسلیم مهندس مشاور می‌شود. این سند بر اساس فهرست مقادیر انجام کار منضم به پیمان، فهرست بهای پایه ابلاغی یا سایر اسناد منضم به پیمان تهیه می‌شود. صورت‌وضعیت نویسی شامل مراحل زیر است:
- محاسبه مقادیر فعالیت‌های انجام شده: تمامی فعالیت‌های انجام شده در پروژه باید به‌طور دقیق در فرم ریزمتره ثبت و صورتجلسه شوند (برای مطالعه بیشتر به مقاله چگونه متره مصالح ساختمانی را انجام دهیم؟ مراجعه کنید).
- تدوین صورتجلسات عملیات اجرایی: هزینه‌‌ی درآمدی هر فعالیت براساس فهرست مقادیر انجام کار منضم به پیمان یا ساختار شکست هزینه و یا فهرست بهای پایه ابلاغی محاسبه می‌گردد.
- تدوین فرمت اصولی صورت وضعیت‌ها: صورتجلسات انجام عملیات اجرایی در قالب یک فرمت اصولی به صورت‌وضعیت کارکرد (موقت، قطعی) تبدیل می‌شود.
- ارائه صورت‌وضعیت به مهندس مشاور: صورت‌وضعیت کارکرد تدوین شده به مشاور جهت بررسی و تائید ارائه می‌شود.
- ارسال صورت‌وضعیت به کارفرما: صورت‌وضعیت کارکرد تایید شده به کارفرما جهت پرداخت ارسال می‌شود.
2. اهمیت صورتوضعیتنویسی اصولی
1.2. شفافیت مالی
صورتوضعیتنویسی دقیق و اصولی باعث شفافیت در هزینه‌ها و پیشرفت کار می‌شود. این شفافیت به کارفرما و پیمانکار کمک می‌کند تا از وضعیت مالی پروژه به‌طور کامل آگاه باشند. برای مثال، اگر در یک پروژه احداث ساختمان، هزینه‌های بتن‌ریزی به‌طور دقیق ثبت شود، کارفرما می‌تواند به‌راحتی میزان هزینه‌های انجام شده را بررسی کند.
2.2. کاهش اختلافات
بسیاری از اختلافات در پروژه‌های صنعت ساخت ناشی از عدم شفافیت در صورت‌وضعیت‌ها است. با تهیه صورت‌وضعیت‌های دقیق و مستند، می‌توان از بروز بسیاری از این اختلافات جلوگیری کرد. برای مثال، اگر پیمانکار فعالیت‌های انجام شده را به‌طور دقیق ثبت کند و کارفرما این اطلاعات را تایید کند، احتمال بروز اختلافات مالی کاهش می‌یابد.
3.2. مدیریت بهتر پروژه
صورتوضعیتنویسی حرفه‌ای به مدیران پروژه کمک می‌کند تا پیشرفت کار را به‌طور دقیق رصد کنند و در صورت نیاز، اقدامات اصلاحی را به‌موقع انجام دهند. برای مثال، اگر در یک پروژه احداث بزرگراه، پیشرفت کار کمتر از برنامه باشد، مدیران می‌توانند با بررسی صورت‌وضعیت‌ها، علت تاخیر را شناسایی و اقدامات لازم را انجام دهند (برای مطالعه بیشتر به مقاله چالش‌های محاسبه تعدیل در زمان تاخیر مجاز و غیرمجاز مراجعه کنید).
4.2. تسهیل پرداخت‌ها
صورت‌وضعیت‌های دقیق و به‌موقع، فرایند پرداخت‌ها را تسهیل می‌کنند. این امر به پیمانکاران کمک می‌کند تا جریان نقدی خود را بهتر مدیریت کنند. برای مثال، اگر پیمانکار صورت‌وضعیت‌های خود را به‌موقع ارائه کند، کارفرما می‌تواند پرداخت‌ها را بدون تاخیر انجام دهد.
5.2. رعایت قوانین و مقررات حاکم پیمان
صورتوضعیتنویسی بر اساس فهرست مقادیر انجام کار منضم به پیمان یا ساختار شکست هزینه (Cast Breakdown Structure, CBS)، فهرست بهای پایه ابلاغی یا سایر اسناد قراردادی، تضمین می‌کند که تمامی فعالیت‌ها مطابق با پیمان انجام می‌شوند. این امر به ویژه در پروژه‌های دولتی اهمیت زیادی دارد.
3. اصول صورتوضعیتنویسی حرفه‌ای
1.3. دقت در تدوین ریزمتره و صورتجلسات عملیات اجرایی
تمام فعالیت‌ها و هزینه‌ها باید به‌طور دقیق و بدون خطا ثبت شوند. هرگونه اشتباه می‌تواند منجر به اختلافات مالی شود. برای مثال، اگر در یک پروژه اجرای پل بتنی، تعداد آرماتورهای استفاده شده به‌طور دقیق ثبت نشود، ممکن است کارفرما و پیمانکار در مورد هزینه‌ها به اختلاف برسند.
2.3. مستندسازی
تمام موارد ثبت شده در صورت‌وضعیت باید مستند باشند. این مستندات شامل گزارش‌های پیشرفت کار، دستورکارها، نقشه‌های اجرایی و کارگاهی، نقشه‌های چون ساخت (As Built) و سایر اسناد فنی است. برای مثال، اگر پیمانکار هزینه‌های خرید مصالح که در تعهد کارفرما است را در صورت‌وضعیت ثبت کند، باید دستورکارها، استعلام‌های قیمت، فاکتورها و صورتجلسات ورود مصالح (Request for Material Approval, RMA) مربوطه را نیز ضمیمه کند (برای مطالعه بیشتر به مقاله آشنایی با نقشه‌ها در صنعت ساخت مراجعه کنید).
3.3. رعایت زمان‌بندی
صورت‌وضعیت‌ها باید به موقع تهیه و ارائه شوند تا فرایند پرداخت‌ها با تاخیر مواجه نشود. برای مثال، اگر پیمانکار صورت‌وضعیت ماهانه خود را با تاخیر ارائه کند، ممکن است پرداخت‌ها نیز به تاخیر بیفتد.
بر اساس بند الف ماده 37 شرایط عمومی 4311: در آخر هر ماه ، پيمانكار ، وضعيت كارهاي انجام شده از شروع كار تا آن تاريخ را طبق نقشه‌های اجرايي، دستور كارها و صورتجلسه‌ها اندازه‌گيري مي‌مايد و مقدار مصالح و تجهيزات پاي كار را تعيين مي‌كند، سپس بر اساس فهرست بهاي منضم به پيمان، مبلغ صورت‌وضعیت را محاسبه كرده و آن را در آخر ماه تسليم مهندس مشاور می‌نمايد.
4.3. شفافیت و صداقت
صورت‌وضعیت‌ها باید به‌طور شفاف و صادقانه تهیه شوند. هرگونه پنهان‌کاری یا دستکاری در اطلاعات می‌تواند اعتماد بین طرفین را از بین ببرد. برای مثال، اگر پیمانکار فعالیت‌های انجام نشده را در صورت‌وضعیت ثبت کند، این امر می‌تواند به اعتماد مشاور و کارفرما لطمه بزند.
4. چالش‌های صورتوضعیتنویسی
1.4. پیچیدگی پروژه‌ها
پروژه‌های صنعت ساخت اغلب بسیار پیچیده هستند و شامل فعالیت‌های متعددی می‌شوند. این پیچیدگی می‌تواند صورتوضعیتنویسی را دشوار کند.
2.4. تغییرات در پروژه
در بسیاری از پروژه‌ها، تغییرات در طراحی، شرایط ساختگاه پروژه، برنامه‌ریزی و موارد پیش‌بینی نشده رخ می‌دهد. این تغییرات می‌تواند بر صورت‌وضعیت‌ها تأثیر بگذارد و نیاز به دقت بالاتر و ضمیمه کردن مستندات بیشتر در آن‌ها داشته باشد.
3.4. اختلافات بین طرفین
اختلافات بین پیمانکار، مهندس مشاور و کارفرما می‌تواند صورتوضعیتنویسی را با مشکل مواجه کند. برای مثال، اگر مهندس مشاور یا کارفرما فعالیت‌های انجام شده را تایید نکند، ممکن است پرداخت‌ها به تاخیر بیفتد.
5. راهکارهای بهبود صورتوضعیتنویسی
1.5. استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی
استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی می‌تواند صورتوضعیتنویسی را تسهیل کند. این نرم‌افزارها می‌توانند به کارشناسان دفتر فنی کمک کنند تا فرایند تدوین صورت‌وضعیت‌های کارکرد را دقیق‌تر، سریع‌تر و با نظم بیشتری تولید نمایند (برای آشنایی بیشتر با نقش‌ها و مسئولیت‌های دفتر فنی به مقاله مدیریت دفتر فنی در پروژه‌های صنعت ساخت مراجعه نمایید).
2.5. آموزش نیروی انسانی
یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت در صورتوضعیتنویسی اصولی و حرفه‌ای، آموزش نیروی انسانی است. نیروی انسانی آموزش‌دیده و ماهر می‌تواند به‌طور دقیق و کارآمد صورت‌وضعیت‌ها را تهیه کند، از بروز خطاها جلوگیری کند و به بهبود فرایندهای مالی و مدیریتی پروژه کمک کند.
1.2.5. اهمیت آموزش نیروی انسانی
- افزایش دقت و کیفیت
نیروی انسانی آموزش‌دیده می‌تواند به‌طور دقیق فعالیت‌ها و هزینه‌ها را ثبت کند و از بروز خطاها جلوگیری کند. این امر به بهبود کیفیت صورت‌وضعیت‌ها و کاهش اختلافات مالی کمک می‌کند.
- کاهش خطاهای انسانی
خطاهای انسانی یکی از مهم‌ترین چالش‌ها در صورتوضعیتنویسی است. آموزش نیروی انسانی می‌تواند به کاهش این خطاها و افزایش دقت در ثبت اطلاعات کمک کند.
- بهبود سرعت انجام کار
نیروی انسانی آموزش‌دیده می‌تواند به‌طور سریع‌تر و کارآمدتر صورت‌وضعیت‌ها را تهیه کند. این امر به تسریع فرایندهای مالی و مدیریتی پروژه کمک می‌کند.
- افزایش رضایت مشاور و کارفرما
صورت‌وضعیت‌های دقیق و به موقع باعث افزایش رضایت کارفرما می‌شود. این امر به بهبود روابط بین کارفرما و پیمانکار کمک می‌کند.
2.2.5. روش‌های آموزش نیروی انسانی
- دوره‌های آموزشی تخصصی
برگزاری دوره‌های آموزشی تخصصی در زمینه صورتوضعیتنویسی یکی از مؤثرترین روش‌های آموزش نیروی انسانی است. این دوره‌ها می‌توانند شامل مباحث زیر باشند:
الف. آشنایی با فهرست بهای واحد پایه ابلاغی
ب. روش‌های ثبت فعالیت‌ها و هزینه‌ها
پ. مستندسازی و تهیه گزارش‌های مالی
ت. استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی صورتوضعیتنویسی (Excel, Taksa)
- کارگاه‌های عملی
کارگاه‌های عملی به پرسنل دفتر فنی کمک می‌کند تا دانش نظری خود را در واقعیت به کار بگیرند. در این کارگاه‌ها، شرکت‌کنندگان می‌توانند با انجام پروژه‌های عملی، مهارت‌های خود را تقویت کنند.
- آموزش‌های آنلاین
آموزش‌های آنلاین یکی از روش‌های مدرن و انعطاف‌پذیر برای آموزش نیروی انسانی است. این آموزش‌ها می‌توانند شامل وبینارهای تخصصی آموزشی، آزمون‌های آنلاین و جلسات پرسش و پاسخ باشند.
- نقشه راه و منتورینگ
استفاده از یک نقشه راه اصولی و حرفه‌ای برای آموزش دفتر فنی و منتورینگ می‌تواند به نیروی انسانی کمک کند تا از دانش اساتید این حرفه و تجربیات آنان بهره‌مند شوند. در این روش، نیروی انسانی جدید تحت آموزش و راهنمایی افراد با تجربه قرار می‌گیرد.
- بازدید از پروژه‌های موفق
بازدید از پروژه‌های موفق و بررسی صورت‌وضعیت‌های تهیه شده در این پروژه‌ها می‌تواند به نیروی انسانی کمک کند تا با بهترین روش‌های صورتوضعیتنویسی آشنا شود.
3.2.5. محتوای آموزشی
- آشنایی با مفاهیم پایه
الف. تعریف صورت‌وضعیت و اهمیت آن
ب. آشنایی با فهرست بها
پ. مفاهیم مالی و حسابداری مرتبط با صورتوضعیتنویسی
ت. روش‌های دقیق متره و صورتجلسه‌های انجام عملیات (کارکرد)
ث. روش‌های دقیق محاسبه ریزمتره
ج. محاسبه هزینه‌های انجام عملیات اجرایی بر اساس فهرست بها
چ. ثبت تغییرات و اصلاحات در پروژه
- مستندسازی و تهیه گزارش‌ها
الف. روش‌های مستندسازی فعالیت‌ها و هزینه‌ها
ب. تهیه گزارش‌های مالی و پیشرفت کار
پ. ارائه صورت‌وضعیت به مشاور و کارفرما
- استفاده از نرم‌افزارهای تخصصی
الف. آشنایی با نرم‌افزارهای صورتوضعیتنویسی (Excel, Taksa)
ب. روش‌های استفاده از نرم‌افزارها برای ثبت فعالیت‌ها و هزینه‌ها
پ. تحلیل داده‌ها و تهیه گزارش‌های خودکار با استفاده نرم‌افزارها (Power BI)
3.5. همکاری بین طرفین
همکاری بین کارفرما، مشاور و پیمانکار می‌تواند صورتوضعیتنویسی را تسهیل کند. برای مثال، اگر کارفرما و پیمانکار به‌طور منظم جلسات هماهنگی برگزار کنند، می‌توانند اختلافات را به‌موقع حل کنند.
6. تأثیر صورتوضعیتنویسی بر موفقیت پروژه
1.6. بهبود مدیریت مالی
صورتوضعیتنویسی اصولی به مدیران پروژه کمک می‌کند تا هزینه‌های واقعی انجام کار را به‌طور دقیق کنترل کنند و از افزایش بی‌رویه هزینه‌ها جلوگیری کنند.
2.6. افزایش رضایت طرفین
صورت‌وضعیت‌های دقیق و شفاف باعث افزایش رضایت کارفرما و پیمانکار می‌شود. این امر به بهبود روابط بین طرفین کمک می‌کند.
3.6. کاهش ریسک‌های پروژه
صورتوضعیتنویسی حرفه‌ای به کاهش ریسک‌های مالی و زمانی پروژه کمک می‌کند. برای مثال، اگر صورت‌وضعیت‌های کارکرد موقت و قطعی به‌طور تدوین، بررسی و تایید شوند، احتمال بروز مشکلات مالی کاهش می‌یابد.
جمع‌بندی صورتوضعیتنویسی در صنعت ساخت
صورتوضعیتنویسی اصولی و حرفه‌ای یکی از ارکان اصلی مدیریت موفق پروژه‌های صنعت ساخت است. این فرایند نه تنها به بهبود مدیریت مالی پروژه کمک می‌کند بلکه باعث افزایش شفافیت، کاهش اختلافات و تسهیل فرایندهای پرداخت می‌شود. با رعایت اصول و استانداردهای صورتوضعیتنویسی، می‌توان به موفقیت پروژه‌های صنعت ساخت کمک شایانی کرد.
در این مقاله به سوالات زیر پاسخ داده شده است
1. تعریف صورت‌وضعیت در پروژه‌های صنعت ساخت چیست؟
2. اهمیت صورت‌وضعیت نویسی حرفه‌ای در پروژه‌های صنعت ساخت چیست؟
3.چگونه می‌توان یک صورت‌وضعیت اصولی تنظیم کرد؟
4. چه راهکارهایی برای بهبود و تقویت متخصصین دفتر فنی در پروژه‌ها وجود دارد؟
جایگاه این مبانی در موسسه ACEMI
در موسسه ACEMI بر اساس اولین نقشه راه آموزشی مدیریت دفتر فنی دوره‌ای تحت عنوان صورتوضعیتنویسی و تعدیل بر اساس فهرست‌بهای ابنیه تدوین شده است تا به شما نحوه تهیه و تنظیم حرفه‌ای و اصولی صورت‌وضعیت‌های کارکرد و تعدیل موقت و قطعی پروژه‌ها را بر اساس فهرست بهای واحد پایه رشته ابنیه و دستورالعمل تعدیل آحاد بها آموزش دهد. در این دوره می‌آموزید کاربرد، ساختار و اجزای فهرست بهای واحد پایه رشته ابنیه، نحوه تعیین قیمت، آیتم یابی صورت‌وضعیت و تأثیر عوامل مختلف بر آن‌ها چگونه است. فرایند جمع‌آوری و مستندسازی هزینه‌های انجام شده در پروژه، شامل نحوه محاسبه و گزارش‌گیری صورت‌وضعیت‌های کارکرد و تعدیل موقت و قطعی و کنترل با برآورد اولیه مقادیر پیمان بخشی از مطالب مطرح شده در این دوره کاربردی می‌باشند.
دانلود جزئیات این مقاله
