انجمن مهندسی عمران آمریکا (ASCE) در سال 2022 برآورد کرده است که تاخیر در پروژه‌های ساختی در ایالات متحده سالانه حدود 1.1 تریلیون دلار به اقتصاد این کشور ضرر می‌رساند. تاخیر در پروژه‌های صنعت ساخت مسئله‌ای رایج است. برای برخی از پروژه‌ها، تاخیرات بیش از حد می‌تواند اثر موجی در پایین دست داشته باشد، مانند افزایش هزینه‌های پروژه، آسیب‌های اتفاقی، فرصت‌های تجاری از دست رفته یا شروع دیرهنگام سایر فعالیت‌های وابسته. گاهی اوقات این تاخیرها اجتناب‌ناپذیر است اما در مواقع دیگر، ممکن است به دلیل اهمال پیمانکار باشد.
تاخیر در تکمیل پروژه چه زمانی به منزله نقض قرارداد تلقی می‌شود و خسارات تسویه شده چگونه محاسبه می‌شوند؟
در برخی از قراردادها، تاخیر در تاریخ تکمیل پروژه به عنوان نقض قرارداد شناخته می‌شود. در این شرایط، خسارات تسویه شده به عنوان راهی برای جبران خسارات کارفرما در نظر گرفته می‌شود. هرچند هیچکس تمایل ندارد با این نوع مسائل روبرو شود، آگاهی از شرایط وقوع آنها، نحوه محاسبه خسارات و اقدامات پیشگیرانه برای به حداقل رساندن آنها، از اهمیت بالایی برخوردار است.
1. قانون خسارات تعیینی در صنعت ساخت چيست؟
به گفته دانشکده حقوق کرنل، خسارت‌های نقدی شامل انواع خسارات واقعی است، اما معمولاً در قرارداد به صورت یک بند یا بخش ظاهر می‌شود. به طور کلی، طرفین قرارداد زمانی از خسارات تعیینی استفاده می‌کنند که اثبات خسارت واقعی دشوار باشد.
Suburban Magnesium Foundry
بیان می‌کند:
"مقرراتی که برای خسارات تعیینی وجود دارند، در صورت رعایت این سه شرط معتبر تلقی شده و جریمه حساب نمی‌شوند:
1) اثبات و برآورد خسارات ناشی از نقض قرارداد دشوار است.
2) طرفین از قبل، قصد تعیین آنها را داشته‌اند.
3) مبلغ تعیین شده یک مبلغ معقول باشد، حتی اگر متناسب با ضرر و زیان احتمالی نباشد.
مبلغ نقدی خسارت، غرامت توافق شده‌ای است که یک طرف (اغلب پیمانکار) که الزامات جدول زمانی را فراهم نکرده، به طرف دیگر (اغلب کارفرما) بدهکار می‌شود. خسارات تعیینی بر اساس پیش‌بینی هزینه‌های واقعی و زیان‌هایی است که اغلب پیمانکار احتمالاً متحمل خواهد شد. این نوع خسارت در یک بند خسارات تعیینی در قرارداد ساخت قبل از شروع پروژه تعیین شده است ."
2. الزام‌آور بودن خسارات تعیینی در قرارداد: بررسی مولفه‌های کلیدی
برای جبران خسارات ناشی از تاخیر در تکمیل پروژه، کارفرما باید برخی الزامات قانونی و فرایندی را رعایت کند. در این راستا، خسارات تعیینی به عنوان راه حلی برای جبران خسارات در نظر گرفته شده است. هدف از خسارات تعیینی، مجازات پیمانکار نیست، بلکه جبران خسارات واقعی کارفرما است. به همین دلیل، این نوع خسارت به عنوان یک اقدام قهری تلقی نمی‌شود. همچنین پیش از اعمال شرط خسارت تعیینی، هر دو طرف باید در مورد مبلغ خسارت روزانه ناشی از تاخیر به توافق برسند.
علاوه بر این، زمانی که پروژه به طور قابل توجهی تکمیل شده باشد، دیگر مبلغ خسارت تعیینی محاسبه نخواهد شد.
3. مزایای استفاده از ماده خسارت تعیینی
چرا شرط جبران خسارت در قرارداد وجود دارد؟ زیرا بند خسارات تعیینی امنیت و قابلیت پیش‌بینی پروژه‌های ساخت را فراهم می‌کند. این یک روش برای پاسخگویی پیمانکاران، بدون جریمه کردن آنها است و کمک می‌کند تا مطمئن شوند
که پروژه به طور قابل توجهی به موقع و بدون آسیب‌های اتفاقی تکمیل می‌شود. تعیین مبلغ توافق شده برای خسارت به هر دو طرف فرصتی برای تسویه مبلغ معقول می‌دهد.
در صورت نقض ماده
خسارات تعیینی، کارفرما می‌تواند خسارت را بدون پروسه طولانی و پرهزینه اثبات خسارت واقعی تعیین کند. به این ترتیب به عنوان نوعی بیمه برای کارفرما عمل می‌کند.
پیمانکاران می‌توانند از بند خسارات تعیینی برای محاسبه ریسک ناشی از تاخیر یک پروژه استفاده کنند و ممکن است ادعای خسارت از طرف کارفرما را محدود کنند.
مزایای اصلی شرط جبران خسارت عبارتند از:
- افزایش امنیت و اطمینان برای کارفرما که تمام تلاش خود را برای تکمیل به موقع پروژه انجام خواهد داد.
- با مذاکره و توافق بر سر برنامه‌ریزی‌های واقع‌بینانه، به خصوص زمانی که این برنامه‌ها با مستندات معتبر (مانند سوابق قبلی یا اطلاعات مشابه) پشتیبانی شوند، می‌توان خطر عدم تعهد پیمانکاران به قرارداد را به طور قابل توجهی کاهش داد.
- محاسبه خسارت واقعی، جایگزینی مناسب برای یک فرایند دادرسی طولانی و پرهزینه است.
هیچ راه یکسانی برای محاسبه خسارات تعیینی در صنعت ساخت وجود ندارد زیرا هیچ دو پروژه‌ای یکسان نیستند. این بدان معناست که تاخیر در پروژه، هزینه‌های متفاوتی برای پروژه‌های مختلف دارد.
4. علل عمده خسارت تعیینی چیست؟
برخی از عواملی که ممکن است بر هزینه خسارات تعیینی تأثیر بگذارد عبارتند از:
- از دست دادن درآمد
- هزینه‌های ذخیره‌سازی
- هزینه‌های اجاره
- هزینه‌های تجهیزات
- اختلالات زنجیره تامین
این هزینه‌های خسارت از قیمت پروژه پیمانکار کسر می‌شود که می تواند بر بازگشت سرمایه آنها تأثیر بگذارد. برای کمک به جلوگیری از احتمال طرح دعوی در دادگاه، هر دو طرف به یک مجموعه شرایط مورد توافق طرفین می‌رسند، زمانی که بند خسارت قبل از شروع پروژه نوشته می‌شود و هر دو سطوح قابل قبولی از مسئولیت را تعیین می‌کنند.
5. اجتناب یا کاهش تأثیر آن
با برداشتن گام‌هایی برای کاهش کلی وقوع آنها یا حداقل کاهش شدت آنها، می‌توانید یک الگوی پیشگیرانه برای اجتناب از ریسک ایجاد کنید که هدف آن حفظ بهتر بازده سرمایه‌گذاری (ROI یا Return on Investment) و آرامش خاطر شما است. نرم‌افزارهای برآورد جامع وجود دارند که می‌توانند به شما در حذف حدس و گمان از پیشنهادات پروژه و برآوردهای مداوم با قابلیت‌های سناریوی پیش‌بینی دنیای واقعی که تصویری از پیشرفت شما ارائه می‌دهند، کمک کنند. و این زمانی که برای اولین بار آن بندها تنظیم می‌شوند مفید خواهد بود. شما نه تنها سطح کنترلی را که برای جلوگیری از اشتباهات پرهزینه که می‌تواند منجر به نیاز به ثبت ادعای خسارت نقدی شود به دست می‌آورید، بلکه اطمینان بیشتری نیز پیدا می‌کنید که پروژه را می توان با بودجه و جدول زمانی تعیین شده ساخت.
هیچکس اوضاعی را که می‌تواند باعث مطالبه خسارت نقدی شود، از ابتدا نمی‌خواهد. اینجاست که دومین راه برای کاهش این ریسک به میان می‌آید. این از طریق استفاده از فناوری ساخت است. انواع مختلفی از نرم‌افزار وجود دارد - که هر کدام برای انجام توابع تجاری خاصی طراحی شده‌اند - که می‌تواند دید و اطلاعات بیشتری در مورد طیف وسیعی از عوامل به شما بدهد و کنترل بیشتری بر آنها داشته باشد که می‌تواند به جلوگیری از ادعاهای خسارت کمک کند.
6. نرم‌افزار برآورد، مبنای واقع‌بینانه‌ای برای تعیین خسارات نقدی
از آنجایی که مذاکرات مربوط به خسارات نقدی قرارداد در مرحله برآورد انجام می‌گیرد، نرم‌افزار برآورد تأثیر مستقیمی روی روند این گفتگوها خواهد داشت. این نرم‌افزار با توانایی خود در خودکارسازی فرایند تعیین جدول زمانی واقع‌بینانه، به خصوص زمانی که با داده‌های تاریخی پروژه پشتیبانی می‌شود، می‌تواند به عنوان یک تأییدیه در ابتدای مذاکرات عمل کند.
به داده‌های گذشته، به ویژه با تمرکز بر معیارهای شاخص عملکرد برنامه زمانبندی (SPI یا Schedule Performance Index) پروژه‌های قبلی، توجه ویژه‌ای داشته باشید. چقدر برنامه زمانبندی با برآوردهای اولیه پروژه مطابقت داشت؟ چقدر و برای چه مدت نوسانات قابل توجهی رخ داد؟ چه عواملی خارج از کنترل شما بر برنامه زمانبندی تأثیرگذاشتند؟ آیا دلایل این نوسانات (چه در کنترل شما و چه خارج از آن) در این پروژه نیز محتمل است؟ برنامه‌های پیش‌بینی نشده تا چه حد پروژه‌های قبلی را در مسیر خود نگه داشتند؟
جدول زمانی‌ای که برای پروژه فعلی تعیین می‌کنید به پاسخ این سوالات بستگی دارد و می‌تواند برای تنظیم برنامه‌هایی بر اساس واقعیت به جای انتظارات بلندپروازانه مورد استفاده قرار گیرد.
7. ردیابی لحظه‌ای شاخص‌های برنامه‌ریزی با نرم‌افزار تحلیلی متصل
پیمانکاران و کارفرمایان برای نظارت مداوم بر پروژه‌های خود، به سمت اندازه‌گیری‌هایی روی آورده‌اند که عملکرد پروژه را به صورت لحظه‌ای پایش می‌کند، مانند مدیریت ارزش کسب‌شده (EVM یا Earned Value Management) که شامل شاخص عملکرد برنامه زمانبندی (SPI) می‌شود. مؤثرترین راه برای نظارت بر این معیارها، استفاده از نرم‌افزار تحلیل متصل است.
از آنجایی که این معیارها به عوامل ریسک داخلی و خارجی در لحظه وقوع حساس هستند، نرم‌افزار می‌تواند بخش‌هایی از برنامه زمانبندی را که نشانه‌هایی از انحراف از مسیر را نشان می‌دهند، به شما اطلاع دهد. این هشدار در مورد یک موقعیت تأثیرگذار بر برنامه زمانبندی، به شما فرصتی می‌دهد تا قبل از وخیم‌تر شدن و تبدیل شدن به یک ادعای خسارت نقدی در قرارداد، علت آن را شناسایی کرده و روش‌هایی برای اصلاح مسیر در نظر بگیرید.
8. بهبود مدیریت پروژه با استفاده از پیش‌بینی برای جلوگیری از تأخیر و خسارات نقدی
هرچند کارفرما و پیمانکار طبق توافق در بند خسارت نقدی قرارداد، مسئولیت‌هایی را بر عهده می‌گیرند، اما این بند اغلب زمانی به کار می‌افتد که پیمانکار به طور ناخواسته دچار قصور شود.
پیمانکار چگونه می‌تواند از مواجه شدن با این بند اجتناب کند؟
1.8. با رویکرد پیشگیرانه برای جلوگیری از این اتفاق از همان ابتدا
نرم‌افزار مجهز به قابلیت پیش‌بینی، زمانی که به عنوان ابزاری برای برنامه‌ریزی مورد استفاده قرار گیرد، نقش پیشگیرانه‌ای را ایفا می‌کند. این نرم‌افزار با استفاده از داده‌های پروژه‌های گذشته، سناریوهای احتمالی پیش‌بینی می‌کند (مثلاً چه اتفاقی می‌افتد اگر...) و سپس تأثیر بالقوه آنها را بر برنامه زمانبندی ساخت پروژه فعلی تخمین می‌زند. حتی رویدادهای غیرمنتظره و تغییرات ضروری در حین اجرا (دستور تغییر کار) نیز از این قابلیت پیش‌بینی بهره می‌برند.
آنچه این فناوری را برای جلوگیری از شرایط خسارت نقدی بسیار مناسب می‌سازد، توانایی آن در پیشنهاد برنامه‌های پیش‌بینی نشده (طرح‌های احتمالی) است که به پیمانکار در عبور از ریسک‌ها کمک می‌کند. در نتیجه، برنامه پروژه کمترین تأثیر را متحمل می‌شود. این فناوری با قرار دادن بینش و کنترل بیشتر در اختیار پیمانکار، به طور پیشگیرانه احتمال هرگونه ادعای خسارت را کاهش می‌دهد.
9. گزارش‌دهی پروژه: شفافیت در پیشرفت و تأخیرها
یکی از راه‌های مؤثر برای پیمانکاران جهت اطمینان از اینکه کارفرما آنها را برای تأخیرهای اجتناب ناپذیر مسئول نمی‌داند، به اشتراک گذاشتن دسترسی به گزارش‌های روزانه دیجیتالی از طریق نرم‌افزار گزارش‌دهی است. این ابزار ارتباطی منظم، کارفرما را از پیشرفت پروژه خود مطلع می‌کند. کارفرما می‌تواند ببیند که چگونه الزامات او رعایت می‌شود و چه تلاش‌هایی برای حفظ برنامه زمانبندی پروژه صورت گرفته است. این شفافیت می‌تواند از مسئول شناخته شدن پیمانکار در قبال کندی یا اختلالات پروژه خارج از کنترل او جلوگیری کند. این یکی از مزایای نرم‌افزار گزارش‌دهی است: گزارش‌ها به عنوان مدرکی مستند از تمام شرایطی که در پروژه رخ داده، اقداماتی که برای کاهش آنها انجام شده و نتیجه نهایی، عمل می‌کنند و ممکن است برای دفاع در برابر هرگونه ادعای خسارت نقدی قرارداد مورد استفاده قرار گیرند.
10. کاهش زمان و هزینه‌های تکمیل پروژه با نرم‌افزار لیست نواقص
باور کنید یا نه، لیست‌های نواقص می‌توانند ابزاری کارآمد برای کاهش ادعاهای خسارت نقدی در قرارداد باشند. اما چند نکته کلیدی وجود دارد:
اول، آنها باید در ابتدای پروژه اجرا شوند، نه در مرحله سنتی تکمیل پروژه. این نوع از لیست‌ها که به «لیست نواقص پویا» معروف هستند، در طول دوره ساخت تکمیل می‌شوند. با شناسایی مسائل، آنها مستند شده و حل می‌شوند.
دوم، لیست‌های نواقص باید دیجیتال باشند. نرم‌افزار مستندسازی ابری به پیمانکاران این امکان را می‌دهد تا از قالب‌های آماده - استاندارد یا سفارشی - برای این لیست‌های نواقص پویا استفاده کنند. این قالب‌ها از طریق دستگاه‌های تلفن همراه در محل کار قابل دسترسی هستند و باعث می‌شوند تشخیص خطاها و نقص‌هایی که در غیر این صورت می‌توانست به یک لیست کارهای بسیار طولانی و در نهایت منجر به بازنگری پرهزینه شود، سریع‌تر و کارآمدتر صورت گیرد. این بازنگری یکی از فعالیت‌های نهایی است که می‌تواند تکمیل به موقع پروژه را به خطر بیندازد و به طور بالقوه بند خسارت نقدی در قرارداد را فعال کند.
11. نقش نرم‌افزار راه‌اندازی در ارتقای ارزیابی مداوم سیستم‌ها
به طور سنتی، راه‌اندازی آخرین فعالیتی بوده که درست قبل از تحویل پروژه انجام می‌شده است. اما مشابه لیست‌های نواقص پویا، نرم‌افزار راه‌اندازی ابری، زمانی که همزمان با شروع ساخت راه‌اندازی شود، فرایند ارزیابی سیستم را ساده‌تر می‌کند. پروژه‌های بزرگ اغلب دارای فازهای همپوشانی از ساخت هستند که سیستم‌های متعددی در هر فاز نصب می‌شود. با تکیه بر نرم‌افزاری که روی دستگاه‌های تلفن همراه قابل دسترسی است و با انتقال فرایند به ابتدای پروژه، انجام مستندسازی و تست‌های منظم به طور بسیار سریع‌تر، دقیق‌تر و کارآمدتر امکان‌پذیر می‌شود. ثبت هرگونه نقص و خرابی در طول ساخت، مانع از تبدیل شدن آنها به کارهای تعمیراتی گسترده می‌شود که تکمیل به موقع پروژه را به خطر می‌اندازد و خطر ادعاهای خسارت نقدی را افزایش می‌دهد.
12. کاهش ریسک خسارات نقدی در قرارداد با استفاده از فناوری ساخت
نرم‌افزارهای تخصصی در حوزه ساخت، هر کدام به شکلی از اعمال بند خسارت جلوگیری می‌کنند. این نرم‌افزارها به صورت تکی و یا ترکیبی، کنترل بیشتری بر فرایندها و گردش کارهایی که در غیر این صورت منجر به ادعای خسارت می‌شدند، در اختیار پیمانکاران قرار می‌دهند.
13. جمع‌بندی خسارات تعیینی در صنعت ساخت
خسارات تعیینی ابزاری مفید برای تضمین انجام تعهدات در قراردادها و جبران خسارات ناشی از تاخیر است. با این حال، در تعیین مبلغ خسارات تعیینی و استفاده از آن در قراردادها باید دقت کافی به عمل آید تا از بروز ظلم و ناعدالتی برای طرفین قرارداد جلوگیری شود. با استفاده از نرم‌افزارهای پیش‌بینی و اتخاذ رویکردی پیشگیرانه، پیمانکاران می‌توانند از دریافت خسارت تاخیر در قراردادها اجتناب کنند و پروژه را به موقع و با کیفیت بالا به اتمام برسانند. مزایای استفاده از نرم‌افزارهای پیش‌بینی عبارت‌اند از:
- کاهش احتمال دریافت خسارت تاخیر
- تصمیم‌گیری بهتر در مورد پروژه
- افزایش کارایی و کنترل بیشتر بر پروژه
- کاهش ریسک‌های مرتبط با پروژه
[1] Understanding Liquidated Damages in Construction, InEight Blog Editors.
