محاسبه صحیح هزینه‌های واقعی در نرم‌افزار Primavera P6 یکی از جنبه‌های مهم مدیریت پروژه‌های ساختمانی و صنعتی است. با این حال، این نرم‌افزار همیشه هزینه‌های واقعی را همزمان با تغییر درصد پیشرفت فعالیت‌ها به‌روزرسانی نمی‌کند. این مسئله می‌تواند منجر به عدم تطابق هزینه‌ها با پیشرفت واقعی پروژه شود. در این مقاله، محدودیت‌های تنظیمات مربوط به محاسبه خودکار هزینه‌های واقعی بررسی شده و روش‌های بهینه برای اطمینان از تطابق هزینه‌ها با پیشرفت فعالیت‌ها ارائه می‌شود.
محاسبه‌های هزینه واقعی در Primavera P6 Professional همیشه هنگام زمان‌بندی به‌روزرسانی نمی‌شوند تا با مقادیر درصد پیشرفت فعالیت هماهنگ شوند (در این مقاله به نحوه به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی در نرم‌افزار Primavera P6 پرداخته شده است). این موضوع یک مشکل محسوب می‌شود، بنابراین لازم است که محاسبات هزینه واقعی در P6 بررسی شوند. برای اینکه هزینه واقعی یک فعالیت هنگام پیشرفت مدت‌زمان آن به‌روزرسانی شود، باید تنظیم مربوط به محاسبه مجدد واحدهای واقعی و هزینه هنگام تغییر درصد پیشرفت مدت‌زمان فعال شود.
مشاهده شده است که هزینه واقعی در فعالیت‌هایی با درصد پیشرفت فیزیکی، زمانی که مدت‌زمان باقیمانده (Remaining) به‌صورت دستی تنظیم شود، به‌روزرسانی می‌گردد، اما هنگام وارد کردن تاریخ پایان مورد انتظار(Exp Finish) تغییری در آن ایجاد نمی‌شود.
نکته مهم دیگری که باید مورد توجه قرار گیرد این است که بررسی‌ها نشان می‌دهند محاسبات زمان‌بندی نیز، حتی در صورت تغییر درصد پیشرفت مدت‌زمان (Duration % Complete)، هزینه واقعی را به‌روزرسانی نمی‌کنند؛ به‌ویژه اگر نوع فعالیت از نوع پشتیبان (LOE) باشد (در این مقاله به استفاده از LOE در Primavera پرداخته شده است).
بنابراین، برای عملکرد صحیح این تنظیم، نوع فعالیت باید وابسته به فعالیت (Task Dependent) بوده و نوع درصد پیشرفت روی مدت‌زمان (Duration) تنظیم شود.
تنظیم دیگری که باید مورد توجه قرار گیرد، گزینه زمان‌بندی "Recalculate assignment costs after scheduling" است. این گزینه باعث می‌شود که محاسبه مجدد هزینه‌های تخصیص، پس از هر بار اجرای محاسبات زمان‌بندی، به‌صورت خودکار انجام شود. پیش از شروع، لازم است مقدار درصد پیشرفت فعالیت معرفی شود. این مقدار بر اساس نوع درصد پیشرفت اختصاص‌یافته به فعالیت تعیین می‌شود. اگر نوع درصد پیشرفت روی مدت‌زمان تنظیم شده باشد، مقدار درصد پیشرفت فعالیت با مقدار درصد پیشرفت مدت‌زمان تکمیل می‌شود. به همین ترتیب، اگر نوع درصد پیشرفت روی فیزیکی تنظیم شده باشد، مقدار درصد پیشرفت فعالیت با مقدار درصد پیشرفت فیزیکی تکمیل می‌گردد.
هدف این است که هزینه واقعی هر زمان که درصد پیشرفت فعالیت تغییر می‌کند، به‌روزرسانی شود. این کار می‌تواند با کلیک دستی بر روی Tools | Recalculate Assignment Costs after Scheduling انجام شود. اگرچه این روش مؤثر است، اما باید به خاطر داشت که پس از هر بار اجرای زمان‌بندی، این محاسبه مجدداً انجام شود (در این مقاله به محاسبه درصد پیشرفت فیزیکی و صورت‌وضعیت هزینه‌های واقعی در P6 پرداخته شده است).
روش کارآمدتر، فعال کردن گزینه "Recalculate assignment costs after scheduling" در تنظیمات زمان‌بندی است. با فعال شدن این گزینه، P6 به‌طور خودکار فرایند محاسبه مجدد هزینه‌های تخصیص را بلافاصله پس از اجرای محاسبات زمان‌بندی انجام می‌دهد. در ادامه، تأثیر این محاسبات هزینه واقعی بررسی خواهد شد. ابتدا محدودیت‌های تنظیم "Recalculate Actual Units and Cost when duration % complete changes" نشان داده خواهد شد. بنابراین، ارائه با فعال‌سازی تنظیم این گزینه در تب Calculations و در تنظیمات Resource Assignments آغاز خواهد شد (شکل 1).
به این ترتیب می‌توان بررسی کرد که آیا تنظیم تخصیص منابع برای مدیریت تمام حالات درصد پیشرفت فعالیت زمانی که هزینه واقعی نیاز به محاسبه مجدد دارد، کافی است یا خیر. در شکل 2 اطمینان حاصل می‌شود که گزینه زمان‌بندی "Recalculate assignment costs after scheduling" برای تحقیقات ما غیرفعال شده است.
بار دیگر تأکید می‌شود که فعال کردن تنظیم "Recalculate Actual Units and Cost when Duration % Complete Changes" به‌تنهایی برای به‌روزرسانی هزینه واقعی نیروی کار کافی نیست. در شکل 3 مشاهده می‌شود که درصد پیشرفت فعالیت مدیریت پروژه 10.71% ثبت شده است و هزینه واقعی نیروی کار 5,100 دلار ثبت گردیده است.
همچنین مشاهده می‌شود که درصد پیشرفت فعالیت تجهیز کارگاه 50.91% ثبت شده است و هزینه واقعی نیروی کار 26,000 دلار گزارش شده است. سپس، وضعیت مراحل این فعالیت به‌روزرسانی می‌شود تا درصد پیشرفت فعالیت به 92.73% برسد (شکل 4).
سپس تاریخ تکمیل مورد انتظار (Exp Finish) برای 15 ژانویه 2024 تنظیم می‌شود (شکل 4). ثبت تاریخ تکمیل، مدت‌زمان باقیمانده (Remaining) را به‌صورت خودکار به‌روزرسانی نمی‌کند. برای انجام این محاسبه، لازم است زمان‌بندی پروژه به‌روز شود. همچنین، در هنگام به‌روزرسانی زمان‌بندی پروژه (Schedule)، درصد پیشرفت فعالیت مدیریت پروژه به‌طور خودکار در P6 Professional به‌روزرسانی می‌شود، بنابراین نیازی به بروزرسانی دستی این فعالیت نیست. در ادامه، زمان‌بندی پروژه به‌روزرسانی می‌شود (شکل 5).
به‌روزرسانی‌ها در شکل 6 ارائه شده است. با مقایسه با شکل 3 مشاهده می‌شود که هزینه واقعی نیروی کار مدیریت پروژه همچنان ثابت و برابر با 5,000 دلار باقی مانده است، درحالی‌که درصد پیشرفت فعالیت از 10.71% به 16.07% افزایش یافته است.
با این کار، کادر Recalculate Assignment Costs نمایش داده می‌شود و گزینه Recalculate انتخاب می‌شود.
با بررسی نتایج در شکل 9 مشاهده می‌شود که هزینه واقعی مدیریت پروژه از 5,100 دلار به 7,650 دلار افزایش یافته است.
بنابراین، مشخص است که P6 هزینه واقعی نیروی کار را هنگام تغییر درصد پیشرفت فعالیت LOE مدیریت پروژه به‌روزرسانی نکرده است. علاوه بر این، مشاهده می‌شود که هزینه واقعی نیروی کار تجهیز کارگاه از 26,400 دلار به 39,600 دلار افزایش یافته است. نتیجه‌گیری می‌شود کهP6 هنگام تغییر درصد پیشرفت فعالیت با نوع درصد پیشرفت فیزیکی، هزینه واقعی نیروی کار را تنظیم نکرده است.
در این پروژه نمونه، لازم بود به‌صورت دستی ابزار Recalculate Assignment از مسیر Tools انتخاب شود تا هزینه واقعی نیروی کار با پیشرفت برنامه زمان‌بندی و مقادیر درصد پیشرفت فعالیت‌ها مطابقت پیدا کند. این موضوع به‌وضوح نشان‌دهنده نقص‌های تنظیمات تب محاسبات Resource Assignments با عنوان "Recalculate actual units and cost when duration % complete changes" است. با وجود فعال بودن این تنظیم، باز هم نیاز به انتخاب دستی ابزار Recalculate Assignment Costs از مسیر Tools داشتیم تا تمام هزینه‌های واقعی نیروی کار با مقادیر مربوط به درصد پیشرفت فعالیت‌ها تطابق یابند.
حال قصد داریم نحوه تأیید قطعی و مؤثر اینکه تمام هزینه‌های واقعی نیروی کار با مقادیر درصد پیشرفت فعالیت‌های مرتبط خود هماهنگ هستند را نشان دهیم. برای این منظور، به به‌روزرسانی پیش از زمان‌بندی پروژه برمی‌گردیم (شکل 10).
شکل 10. زمان‌بندی پروژه پیش از به‌روزرسانی
این بار تنظیم گزینه زمان‌بندی با عنوان "Recalculate assignment costs after scheduling" فعال می‌شود (شکل 11).
دوباره، زمان‌بندی پروژه برای هفته دوم به‌روزرسانی‌ها محاسبه می‌شود (شکل 12).
این بار مشاهده می‌شود که وقتی درصد پیشرفت فعالیت مدیریت پروژه از 10.71% به 16.07% تغییر کرد، هزینه از 5,000 دلار به 7,650 دلار افزایش یافت، همانطور که انتظار می‌رفت (شکل 13).
و دوباره مشاهده می‌شود که وقتی درصد پیشرفت فعالیت تجهیز کارگاه از 50.91% به 92.73% تغییر کرد، هزینه واقعی نیروی کار به‌طور مناسب از 26,400 دلار به 39,600 دلار افزایش یافت، همانطور که انتظار می‌رفت. این همان چیزی است که ما می‌خواهیم؛ هزینه واقعی نیروی کار به‌درستی به‌روزرسانی می‌شود زمانی که فرآیند زمان‌بندی، مقادیر درصد پیشرفت فعالیت‌ها را تغییر می‌دهد.
جمع‌بندی محاسبه‌های هزینه واقعی (Actual Cost) در Primavera P6
برای دستیابی به تغییرات هزینه واقعی نیروی کار که از تغییرات متناسب در درصد پیشرفت فعالیت‌ها انتظار می‌رفت، لازم بود گزینه زمان‌بندی "Recalculate assignment costs after scheduling" فعال شود. تنظیم تخصیص منابع در محاسبات به "Recalculate Actual Units and Cost when duration % complete changes" برای تمامی انواع فعالیت‌ها کافی نبود. این تنظیم برای نوع فعالیت LOE مؤثر نبود.
همچنین این تنظیم به‌طور صحیح هزینه واقعی نیروی کار را برای نوع درصد پیشرفت فیزیکی محاسبه نکرد. راه‌حل این مشکل در محاسبات هزینه واقعی، این است که یا به‌طور دستی گزینه "Recalculate Assignment Costs" از مسیر Tools پس از زمان‌بندی انتخاب شود یا گزینه زمان‌بندی "Recalculate assignment costs after scheduling" تنظیم شود. بهترین راهکار، اتوماتیک کردن این فرایند است. بنابراین پیشنهاد این است که گزینه زمان‌بندی "Recalculate assignment costs after scheduling" فعال شود. به این ترتیب، مسئول زمان‌بندی می‌تواند هزینه واقعی مربوط به پیشرفت زمان‌بندی مدت‌زمان را به‌درستی ثبت کند.
در این مقاله به سوالات زیر پاسخ داده شده است
1. چگونه می‌توان هزینه‌های واقعی را در Primavera P6 به‌طور خودکار به‌روزرسانی کرد؟
2. چرا Primavera P6 هزینه‌های واقعی را هنگام تغییر درصد پیشرفت فعالیت‌ها به‌روزرسانی نمی‌کند؟
3. تفاوت بین تنظیمات "Recalculate Actual Units and Cost" و "Recalculate Assignment Costs after Scheduling" در Primavera P6 چیست؟
جایگاه این مبانی در موسسه ACEMI
باتوجه‌به اهمیت نرم‌افزار Primavera P6 در برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و کنترل پروژه، در نقشه راه مدیریت ساخت موسسه ACEMI، دوره آموزش نرم‌افزار Primavera P6 در مدیریت پروژه در سطح مهارت‌های سخت (سطح کارشناسی و اجرایی) ارائه می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره دوره‌ها و سرفصل‌های ارائه شده ، نحوه و زمان برگزاری می‌توانید به تقویم آموزشی در وبسایت موسسه ACEMI مراجعه نمایید.
[1] tensix.com/Actual Cost Calculations in Primavera P6.
دانلود جزئیات این مقاله
