متن سوال

پیشنهاد راه اندازی دفتر مدیریت پروژه در سازمان به بنده داده شده است، اما یک سری ابهامات دارم:

- جایگاه این دفتر در سازمان در کدام قسمت از چارت می باشد؟
- آیا همه سازمان ها به آن نیاز دارند؟
- تفکیک وظایفش با مدیر پروژه مشخص است؟

پاسخ سوال

چکیده پاسخ صوتی:
- بحث دفتر مدیریت پروژه PMO، به بخش های مختلف صنعتی که در آن در حال فعالیت هستید، وابسته می باشد.

- صنعت ساخت خود دارای بخش های متفاوتی می باشد. برای مثال بخش Industry در صنعت ساخت بسیار توسعه یافته تر از بخش Building در صنعت ساخت است. در بخش Building در صنعت ساخت، حتی در کشورهای توسعه یافته همانند کشور امریکا با مراجع زیادی برای این بخش مواجه نیستیم و بسیار انعطاف پذیر عمل می کنند.

- این موضوع که دفتر مدیریت پروژه PMO در چارت چه جایگاهی دارد، وابسته به سازمان است. متاسفانه در بسیاری از سازمان ها حتی نمی توان واحد های مالی و قراردادی را یکپارچه سازی کرد و با توجه به این شرایط قطعا انتظار یکپارچه سازی مبانی در دفتر مدیریت پروژه منطقی نیست. 

- همه سازمان ها نیز به دفتر مدیریت پروژه PMO نیاز نخواهند داشت. همانطور که گفته شد، همه این موارد به شرایط سازمان بستگی دارد. برای مثال شرایط سازمانی که در حال فعالیت است و در پروژه هایی با مقیاس کوچک فعالیت میکند و تعداد پروژه های کمی را اجرا می کند و به طور مثال بحث آنالیز تاخیرات برای این سازمان چندان حائز اهمیت نیست، با شرایط سازمانی که پروژه های بزرگ و انبوه را اجرا می کند و با چالش های زیادی روبرو میباشد، کاملا متفاوت است. 

- اولین موضوعی که برای پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه PMO وجود دارد، بحث شناخت فعالیت سازمان است. برای مثال، در ساختار مالی یک سازمان، واحد حسابداری به چه میزانی به ساختار پروژه ارتباط دارد؟ دفتر کل هزینه های پروژه بر چه اساسی تدوین شده است؟ آیا سیستم کد گذاری برنامه زمانبندی پروژه با سیستم کد گذاری هزینه های پروژه از یک ساختار تبعیت می کند و با ساختار حسابداری پروژه یکپارچه شده است؟ و سوالاتی از این دست که با پاسخ به آن ها باعث شناخت سازمان و پیدا کردن جایگاه سازمان خواهد شد.

- مشکل اصلی از نقطه ای شروع خواهد شد که حتی خود سازمان تعریف درستی از استاندارد ندارد و فقط تصمیم می گیرد که دفتر مدیریت پروژه PMO را در سازمان پیاده سازی نماید. اما باید به این نکته توجه داشت که PMO در زیر مجموعه خود، بسیاری از قسمت های کارشناسی را در بر گرفته که باید در ابتدا این قسمت ها توسعه یافته باشند تا بتوان PMO را پیاده سازی کرد. همچنین افرادی که در ساختار PMO قرار می گیرند باید از دانش تخصصی بالایی برخوردار باشند تا بتوانند این سیستم را توسعه داده و پیاده سازی کنند.

- پیشنهاد می شود ویدئو مفهوم دفتر مدیریت پروژه (PMO) در سازمان های پروژه محور را جهت کسب اطلاعات بیشتر مشاهده نمایید. البته این مبانی به صورت کاملی در دوره پیاده سازی و توسعه دفتر مدیریت پروژه (PMO) در راستای دفتر مدیریت طرح (PgMO) آموزش داده خواهد شد.