بدون استفاده از برنامه‌ریزی و کنترل پروژه مدیریت پروژه‌های بزرگ و پیچیده بسیار دشوار می‌شود. یکی از ابزارهای کلیدی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه پریماوراست که بدون استفاده از آن مدیریت پروژهها سخت می‌شود، دقت در برنامه‌ریزی کاهش یافته و تخصیص منابع یا ردیابی پیشرفت پروژه زمان‌بر و مستعد خطا خواهد بود. گزارش‌دهی دقیق برای ذینفعان چالش‌برانگیز می‌شود و تحلیل انحرافات یا اتخاذ اقدامات اصلاحی به‌موقع امکان‌پذیر نخواهد بود. همچنین، عدم هماهنگی بین تیم‌ها و افزایش احتمال تأخیر و هزینه‌های اضافی از دیگر مشکلات خواهد بود. پریماورا P6 ابزاری قدرتمند است که مدیران پروژه از آن برای ایجاد برنامه‌ریزی‌های جامع و نظارت بر پیشرفت در طول چرخه حیات پروژه استفاده می‌کنند. این نرم‌افزار می‌تواند نقطه عطفی در مسیر حرفه‌ای مسئولان زمانبندی باشد!
در این مقاله بررسی خواهیم کرد که چگونه می‌توان یک پروژه را در Primavera P6 راه‌اندازی کرد و پیشرفت آن را ردیابی کرد. همچنین در آخر به نحوه متخصص شدن در این زمینه خواهیم پرداخت.
1. پریماورا P6 چیست؟
پریماورا P6 که توسط شرکت Oracle توسعه یافته است، یک نرم‌افزار قدرتمند مدیریت پروژه است که برای کمک به مدیران پروژه و مسئولان زمانبندی در برنامه‌ریزی، پیگیری و گزارش‌دهی پروژهها طراحی شده است. این نرم‌افزار به کاربران اجازه می‌دهد تا برنامه‌های دقیقی ایجاد کنند، منابع را تخصیص دهند، مدت زمان و هزینه فعالیت‌ها را تخمین بزنند، عملکرد را در مقایسه با برنامه Baseline نظارت کنند، انحرافات را تحلیل کرده و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی انجام دهند.
علاوه بر این، پریماورا P6 قابلیت‌های گزارش‌دهی ارائه می‌دهد تا کاربران بتوانند گزارش‌هایی برای بررسی مدیریت تولید کرده یا بر اساس نیازهای خاص آن‌ها را سفارشی کنند.
2. مزایای استفاده از پریماورا P6
استفاده از پریماورا P6 نسبت به روش‌های سنتی مدیریت پروژه مزایای بسیاری دارد. اول از همه، این نرم‌افزار به کاربران اجازه می‌دهد تا برنامه‌های بسیار دقیقی را در زمان کمتری نسبت به فرایندهای دستی برنامه‌ریزی ایجاد کنند. این امر به صرفه‌جویی در زمان کمک می‌کند و در عین حال خطر خطاهای ناشی از سهل‌انگاری انسانی یا محاسبات نادرست را کاهش می‌دهد.
علاوه بر این، ویژگی تخصیص منابع آن تضمین می‌کند که فعالیت‌ها به‌طور کارآمد و بر اساس در دسترس بودن و مجموعه مهارت‌های اعضای تیم توزیع شوند؛ این امر بهره‌وری را افزایش داده و به تیم‌ها کمک می‌کند تا در طول چرخه حیات پروژه سازمان‌یافته باقی بمانند.
در نهایت، قابلیت‌های گزارش‌دهی آن به کاربران اجازه می‌دهد تا به سرعت گزارش‌هایی برای بررسی داخلی یا ارائه به ذینفعان خارجی تولید کنند، بدون نیاز به گردآوری دستی داده‌ها از منابع مختلف در یک سند – که این فرایند باعث صرفه‌جویی در زمان و تلاش می‌شود!
3. ویژگی‌های کلیدی پریماورا P6
پریماورا P6 مجموعه‌ای از ویژگی‌ها را برای مدیریت مؤثر پروژهها ارائه می‌دهد. این ویژگی‌ها شامل موارد زیر هستند:
- زمانبندی فعالیت‌ها که به شما امکان می‌دهد پروژه خود را به‌طور دقیق در P6 مدل‌سازی کنید.
- ابزارهای تخصیص منابع که به شما اجازه می‌دهند فعالیت‌ها را بر اساس میزان دسترس‌پذیری اعضای تیم توزیع کنید.
- ردیابی عملکرد تا بتوانید پیشرفت پروژه را در مقایسه با برنامه مبنا تحت نظر داشته باشید.
- تحلیل انحرافات که به شما امکان می‌دهد مشکلات بالقوه را پیش از تبدیل شدن به مسائل بزرگ شناسایی کنید.
- گزینه‌های گزارش‌دهی سفارشی برای ارائه داده‌ها در قالبی که بیشترین تناسب را با مخاطبان شما دارد.
- یکپارچگی P6 با دیگر سیستم‌های سازمانی مانند ERP، منابع انسانی (HR) و پلتفرم‌های حسابداری یکپارچه می‌شود.
4. راه‌اندازی یک پروژه در پریماورا P6
1.4. ایجاد برنامه پروژه
اولین گام در راه‌اندازی برنامه یک پروژه با پریماورا P6، تعریف تحویل‌شدنی‌ها در یک ساختار شکست کار (WBS) است. سپس، فعالیت‌های بزرگ به بخش‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر تقسیم می‌شوند و برای هر فعالیت تاریخ‌های شروع و پایان اختصاص داده می‌شود. پس از وارد کردن این اطلاعات، کاربران می‌توانند با ایجاد وابستگی‌هایی مانند «پایان به شروع» یا «شروع به شروع»، روابط بین فعالیت‌ها مختلف را مشخص کنند (در این مقاله نیز به نحوه ایجاد Baseline در نرم‌افزار Primavera P6 پرداخته شده است).
2.4. تخصیص منابع به فعالیت‌ها
پس از تعریف تمام فعالیت‌های ضروری و روابط بین آن‌ها، منابع به هر یک از فعالیت‌ها اختصاص داده می‌شوند. این مرحله شامل تعیین این است که چه کسی هر فعالیت را انجام خواهد داد (مانند اعضای تیم یا پیمانکاران) و چه مدت زمان برای تکمیل آن نیاز دارند (مثلاً ساعت یا روز). علاوه بر این، هرگونه مصالح مورد نیاز برای تکمیل کار نیز باید در این مرحله شناسایی شود تا هنگام شروع کار، به دلیل کمبود تجهیزات یا مصالح، تأخیری ایجاد نشود. این برآوردها باید هزینه‌های نیروی کار و همچنین هزینه‌های مصالح مرتبط با تکمیل موفقیت‌آمیز هر فعالیت را در نظر بگیرند.
5. پیگیری پیشرفت با پریماورا P6
1.5. نظارت بر عملکرد در مقایسه با برنامه مبنا
پریماورا P6 روشی آسان برای نظارت بر عملکرد در مقایسه با برنامه مبنا ارائه می‌دهد و به کاربران اجازه می‌دهد تا به‌سرعت هرگونه مشکل یا تأخیر بالقوه را پیش از تبدیل شدن به مسائل بزرگ شناسایی کنند. این نرم‌افزار همچنین گزارش‌های دقیقی ارائه می‌دهد تا مدیران بتوانند به‌راحتی در هر زمان، پیشرفت پروژه را بررسی کنند.
2.5. تحلیل انحرافات و اقدام اصلاحی
اگر بین عملکرد واقعی و برنامه‌ریزی‌شده انحرافی وجود داشته باشد، پریماورا P6 به کاربران این امکان را می‌دهد که به‌راحتی دلیل این اتفاق را تحلیل کرده و در صورت نیاز اقدامات اصلاحی انجام دهند. به‌عنوان مثال، اگر فعالیت‌ها به دلیل محدودیت منابع یا عوامل دیگر بیش از حد انتظار زمان‌بر شوند، کاربران می‌توانند با تخصیص مجدد منابع یا تمدید مهلت‌ها، برنامه‌های خود را متناسب با شرایط تنظیم کنند. به‌طور کلی، قابلیت‌های ردیابی پریماورا P6 مدیریت پروژه را برای مدیران آسان‌تر می‌کند و به آن‌ها کمک می‌کند پروژهها را در مسیر درست و در محدوده بودجه نگه دارند. این نرم‌افزار با شناسایی مشکلات بالقوه در مراحل اولیه، به مدیران اجازه می‌دهد اقدامات مناسب را پیش از آن‌که شرایط از کنترل خارج شود، انجام دهند. همچنین، ویژگی‌های جامع گزارش‌دهی آن اطمینان می‌دهد که تمام ذینفعان به اطلاعات به‌روز درباره پیشرفت هر وظیفه در مسیر تکمیل آن دسترسی دارند (در این مقاله به به‌کارگیری نرم‌افزار پریماورا (Primavera) برای تحلیل تاخیرات پرداخته شده است).
6. گزارش‌دهی با پریماورا P6
ویژگی‌های گزارش‌دهی پریماورا P6 به اطمینان از آگاهی تمامی ذینفعان از پیشرفت پروژه در هر زمان کمک می‌کند.
7. ایجاد گزارش‌ها برای بررسی مدیریت
پریماورا P6 به کاربران این امکان را می‌دهد تا به‌سرعت گزارش‌های جامعی با اطلاعات دقیق در مورد فعالیت‌ها، منابع، هزینه‌ها و موارد دیگر ایجاد کنند. این گزارش‌ها می‌توانند توسط مدیران برای ردیابی عملکرد در مقایسه با برنامه مبنا و اتخاذ تصمیمات مناسب استفاده شوند. علاوه بر این، این گزارش‌ها را می‌توان با سایر ذینفعان مانند کارفرمایان یا اعضای تیم به اشتراک گذاشت تا آن‌ها نیز از پیشرفت پروژه مطلع شوند.
8. سفارشی‌سازی
پریماورا P6 گزینه‌های مختلفی برای سفارشی‌سازی گزارش‌ها ارائه می‌دهد. کاربران می‌توانند انتخاب کنند که کدام فیلدها باید در گزارش آن‌ها گنجانده شوند و همچنین فیلترهایی بر اساس وضعیت فعالیت‌ها یا در دسترس بودن منابع تنظیم کنند. علاوه بر این، آن‌ها می‌توانند گرافیک‌های سفارشی مانند نمودارها یا دیاگرام‌ها را اضافه کنند تا تصویری بصری از شاخص‌های کلیدی مانند بودجه در مقابل هزینه واقعی یا جدول زمانی در مقابل نرخ تکمیل ارائه دهند. تمامی این ویژگی‌ها به کاربران این امکان را می‌دهند که گزارش‌های خود را بر اساس نیازهای فردی‌شان سفارشی کرده و تصویری دقیق از نحوه پیشرفت پروژه‌های خود در طول زمان بدست آورند.
9. یکپارچگی با سایر سیستم‌ها و ابزارها
یکپارچه‌سازی پریماورا P6 با سایر سیستم‌ها و ابزارها می‌تواند مجموعه‌ای از ویژگی‌ها و قابلیت‌های پیشرفته را برای مدیران پروژه فراهم کند. با اتصال به سیستم‌های ERP، CRM و سایر سیستم‌ها، کاربران می‌توانند از ابزارهای شخص ثالث برای عملکرد اضافی هنگام مدیریت پروژه‌های خود در پریماورا P6 استفاده کنند. اتصال به سیستم‌های ERP، CRM و سایر سیستم‌ها به کاربران این امکان را می‌دهد که داده‌ها را از منابع مختلف در یک پلتفرم واحد دسترسی داشته باشند. این امر به آن‌ها کمک می‌کند تا به‌سرعت روندها یا الگوهایی را در بخش‌های مختلف کسب‌وکار شناسایی کنند که ممکن است بر عملکرد پروژه آن‌ها تأثیر بگذارد.
استفاده از ابزارهای شخص ثالث برای قابلیت‌های پیشرفته، ویژگی‌های اضافی را در اختیار کاربران قرار می‌دهد که ممکن است تنها از طریق محصول اصلی در دسترس نباشد. این ابزارها می‌توانند به ساده‌سازی فرآیندهایی مانند زمانبندی فعالیت‌ها یا مدیریت بودجه کمک کنند، با اتوماسیون برخی از فعالیت‌ها یا ارائه تحلیل‌های دقیق‌تر از آنچه که در بسته اصلی ارائه شده است.
به‌طور کلی، یکپارچه‌سازی پریماورا P6 با سایر سیستم‌ها و استفاده از ابزارهای شخص ثالث می‌تواند بهره‌وری را در مدیریت پروژهها به‌طور چشمگیری افزایش دهد. با این کار، کاربران می‌توانند به داده‌ها از منابع مختلف دسترسی پیدا کرده و همچنین به ویژگی‌های اضافی که در خود محصول اصلی یافت نمی‌شود، دسترسی داشته باشند.
10. چگونه متخصص Primavera شویم؟
برای تبدیل شدن به یک متخصص Primavera، شما باید تجربه‌ای در مدیریت پروژه و زمانبندی داشته باشید. مهم است که اصول اولیه هنگام ایجاد برنامه‌ها را درک کنید. شما باید با نرم‌افزار پریماورا P6 آشنا باشید. علاوه بر این، داشتن آگاهی از ابزارهای مرتبط دیگر مانند Microsoft Project نیز می‌تواند به شما در شروع کار کمک کند. در نهایت، به‌روز ماندن با روندهای صنعت و بهترین شیوه‌ها تضمین می‌کند که مهارت‌های شما برای سال‌ها معتبر باقی بماند. پریماورا P6 یک ابزار قدرتمند برای مدیران پروژه و مسئولان زمانبندی است تا برنامه‌ها را ایجاد کرده، پیشرفت را پیگیری کنند و عملکرد را گزارش دهند. با رابط کاربری شهودی و ویژگی‌های جامع خود، پریماورا P6 مدیریت پروژه‌های پیچیده را آسان می‌کند.
11. محدوده درآمد متخصصان Primavera چقدر است؟
درآمد متخصصان Primavera P6 بسته به عواملی همچون منطقه جغرافیایی، سطح تجربه و نوع پروژه متغیر است. میانه درآمد این افراد معمولاً سالانه حدود 83,000 دلار است درحالی‌که حداکثر تا 119,000 دلار در سال می‌تواند باشد.
همچنین میانه درآمد افراد متخصص در زمینه MSP معمولاً سالانه حدود 77,000 دلار است درحالی‌که حداکثر تا 98,000 دلار در سال می‌تواند باشد.
متخصصان Primavera P6 به‌طور کلی درآمد بالاتری نسبت به متخصصان MSP دارند، اما این تفاوت بسته به صنعت، موقعیت جغرافیایی، و سطح پروژه می‌تواند تغییر کند. اگر هدف شما ورود به پروژه‌های بزرگ و تخصصی است، یادگیری Primavera P6 ارزش بیشتری دارد. اما برای پروژه‌های عمومی‌تر، MSP کافی خواهد بود.
چه در ابتدای مسیر یادگیری باشید و چه به دنبال ارتقای فرایندهای فعلی خود، پریماورا P6 ابزاری قدرتمند است که می‌تواند به شما در انجام کارها با سرعت و کارایی بیشتر کمک کند.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. چرا استفاده از پریماورا P6 در مدیریت پروژه‌های بزرگ و پیچیده ضروری است؟
2. چه ویژگی‌های کلیدی پریماورا P6 به مدیران پروژه کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی و ردیابی پیشرفت را بهبود دهند؟
3. برای تبدیل شدن به یک متخصص پریماورا P6 چه مهارت‌ها و دانشی لازم است؟
[1] tensix.com/ Become a Primavera Scheduler by Learning How to Use P6.
