در بسیاری از پروژه‌ها، تیم برنامه‌ریزی بدون توجه به تنظیمات پیش‌فرض نرم‌افزار Primavera P6، به‌صورت مستقیم هزینه واقعی منابع را وارد می‌کند، رفتاری که می‌تواند منجر به غیرفعال شدن سازوکار محاسبه خودکار هزینه بر اساس واحدهای مصرفی شود و دقت گزارش‌های مالی پروژه را تحت‌تأثیر قرار دهد. این مسئله به‌ویژه زمانی اهمیت می‌یابد که گزینه‌ی «Calculate Costs from Units» فعال باشد؛ قابلیتی که در هنگام افزودن منابع جدید در P6 به‌صورت پیش‌فرض فعال است. در این حالت، نرم‌افزار هزینه تخصیص منبع را به‌طور خودکار بر اساس میزان منابع واقعی واردشده محاسبه می‌کند. به بیان ساده‌تر، هر بار که میزان مصرف واقعی منابع ثبت شود، هزینه متناظر آن نیز به‌صورت خودکار محاسبه خواهد شد. با این حال، در عمل دیده می‌شود که در بسیاری از پروژه‌ها، مسئولان زمان‌بندی به‌جای وارد کردن میزان منابع مصرف‌شده، مستقیماً هزینه واقعی را وارد می‌کنند رفتاری که ممکن است آگاهانه یا ناآگاهانه باشد (در این مقاله راهنمایی گام‌به‌گام برای کسب بیشترین تخصص در Primavera P6 ارائه شده است).
درک نحوه واکنش Primavera P6 در مواجهه با چنین ورودی‌هایی اهمیت زیادی دارد؛ چراکه بر صحت محاسبات، گزارش‌های عملکردی و تصمیم‌گیری‌های مالی تأثیرگذار است. در این مقاله بررسی می‌کنیم که در صورت فعال بودن گزینه‌ی « Calculate Costs from Units»، اگر هزینه واقعی منبع به‌صورت دستی وارد شود، نرم‌افزار چگونه رفتار می‌کند و این کار چه اثری بر نتایج پروژه خواهد داشت. برای تحلیل دقیق این رفتار، یک منبع مجازی با نرخ هزینه‌ای ثابت با نام Lumpsum تعریف و به فعالیتی در برنامه زمان‌بندی تخصیص داده می‌شود تا نحوه ثبت و تفسیر هزینه‌های دستی توسط P6 به‌صورت عملی بررسی شود.
توجه داشته باشید همانطور که در شکل ۱ نمایش داده شده است، گزینه «Calculate Costs from Units» به صورت پیش‌فرض فعال است. در ادامه، میزان 1000 واحد از این منبع مجازی به ازای هر روز، به فعالیت «اجرای لولهکشی و اتصالات» (Install Piping and Couplings) که دارای زمان اولیه 4 روز می‌باشد تخصیص داده می‌شود.
در شکل ۲ نیز امکان کنترل مجدد فعال بودن یا نبودن گزینه«Calculate Costs from Units» نمایش داده شده است.
مطابق شکل 3، نوع درصد پیشرفت برای تمامی فعالیت‌ها برحسب «پیشرفت زمانی» (Duration % Complete) انتخاب شده است در این حالت، مدت‌زمان تحقق‌یافته و مدت‌زمان باقیمانده به یکدیگر وابسته‌اند؛ به این معنا که با وارد کردن درصد پیشرفت فعالیت، نرم‌افزار P6 به‌طور خودکار مدت‌زمان باقیمانده را محاسبه می‌کند و بالعکس.
همانطور که اشاره شد مطابق شکل ۳، گزینه «recalculate actual units and cost when duration % complete changes» فعال شده است. به این صورت زمانی که برای یک فعالیت درصد پیشرفت وارد می‌شود، نرم‌افزار P6 به‌صورت خودکار منابع واقعی و هزینه واقعی متناظر را محاسبه می‌کند. همانطور که در شکل‌های 4 و 5 دیده می‌شود، برنامه زمان‌بندی به‌میزان یک هفته به‌روزرسانی شده است (در این مقاله نحوه به‌روزرسانی برنامه زمان‌بندی در نرم‌افزار Primavera P6 آموزش داده شده است).
در شکل 4، درصد پیشرفت زمانی روی ۲۵٪ وارد شده و مدت زمان باقیمانده به ۳ روز کاهش یافته است. سپس تاریخ وضعیت (Data Date) به انتهای دوره گزارش‌دهی اول منتقل شده و هزینه واقعی محاسبه شده است (شکل 5).
براساس تنظیمات شکل ۳، نرم‌افزار P6 به‌صورت خودکار مدت زمان باقیمانده ۳ روز و هزینه واقعی ۱,۰۰۰ دلار را محاسبه کرده است (مطابق با شکل‌های 4 و 5). این محاسبه بر مبنای رابطه خطی بین مدت زمان و هزینه انجام شده است. با فرض اینکه در واقعیت برای تکمیل یک روز کار، ۲۰۰ دلار اضافه‌تر هزینه شده است؛ در این حالت مقدار مصرف واقعی منبع (Actual Units) مطابق شکل‌های 6 و 7 به‌صورت دستی به ۱,۲۰۰ واحد تغییر پیدا می‌کند.
در این مثال، پیشرفت نسبت به هزینه به‌صورت غیرخطی اتفاق افتاده است؛ به‌طوری که برای یک روز فعالیت "نصب لوله و اتصالات"، ۱۲۰۰ واحد از منبع مصرف شده است، نه ۱۰۰۰ واحد. در شکل 6، مقدار ۱۲۰۰ واحد به‌عنوان منبع واقعی برای روز اول وارد شده و در نتیجه، هزینه واقعی معادل در شکل 7 برابر با ۱,۲۰۰ دلار محاسبه شده است (در این مقاله محاسبه‌های هزینه واقعی (Actual Cost) در Primavera P6 آموزش داده شده است).
شکل 8 نیز به‌روزرسانی جزئیات را نمایش می‌دهد: ۳ روز مدت‌زمان باقیمانده، ۲۵٪ پیشرفت زمانی و ۱,۲۰۰ دلار هزینه واقعی نیروی کار برای فعالیت‌های هفته اول.
شکل 8. به‌روزرسانی جزئیات فعالیت‌های هفته اول
در ادامه مطابق شکل 9 تغییرات جدید اعمال شده است. در این مرحله، مدت‌زمان باقیمانده فعالیت «اجرای لولهکشی و اتصالات» به دو روز کاهش یافته و درصد پیشرفت بر اساس مدت‌زمان به ۵۰٪ افزایش یافته است. مطابق تنظیمات نرم‌افزار، هزینه واقعی نیز به‌صورت خودکار و متناسب با درصد پیشرفت، ۲,۰۰۰ دلار محاسبه شده است. این به‌روزرسانی‌ها بیانگر ادامه روند پیشرفت فعالیت در یک پروژه با محدودیت هزینه و براساس ارتباط خطی بین درصد پیشرفت زمانی و هزینه واقعی در نرم‌افزار P6 است.
با جابه‌جایی تاریخ وضعیت به پایان دوره دوم گزارش‌دهی و محاسبه برنامه، نرم‌افزار مقادیر جدید را به‌روزرسانی می‌کند. همانطور که در شکل 10 مشاهده می‌شود، در بخش پایین مربوط به تخصیص منبع Lumpsum، مقدار مصرف منابع واقعی به ۲۰۰۰ واحد و هزینه واقعی به ۲,۰۰۰ دلار افزایش یافته است. این مقادیر نشان‌دهنده ادامه روند هزینه‌کرد بر اساس پیشرفت فعالیت و تنظیمات فعال در برنامه هستند.
توجه داشته باشید که گزینه «Calculate Costs from Units» فعال است. پس از پیشرفت دو روزه در فعالیت «اجرای لولهکشی و اتصالات»، منابع واقعی و هزینه واقعی به صورت خطی به‌روزرسانی شدند (شکل 10). اکنون به جای تغییر دستی منابع مستقیماً هزینه واقعی را به‌صورت دستی به ۲,۴۰۰ دلار تغییر می‌دهیم (شکل 11).
توجه داشته باشید که در شکل 11، وارد کردن مستقیم هزینه واقعی به‌صورت دستی باعث غیرفعال شدن گزینه «Calculate Costs from Units» می‌شود.
در ادامه مطابق شکل 12 برنامه زمان‌بندی مجدداً به‌روزرسانی می‌شود (دوره سوم) و درصد پیشرفت زمانی ۷۵٪ و مدت زمان باقیمانده یک روز تعیین می‌شود.
شکل 12 نشان‌دهنده عدم تطابق بین مقادیر واقعی منابع مصرف شده و هزینه واقعی است، به‌طوری که میزان منابع مصرف شده واقعی برابر با ۳۰۰۰ واحد شده اما هزینه واقعی همچنان ۲۴۰۰ دلار باقی مانده است. بنابراین، میزان مصرف منابع همچنان افزایش می‌یابند، اما هزینه واقعی ثابت مانده است زیرا ارتباط بین منابع واقعی و هزینه واقعی قطع شده است. در شکل 13، گزینه «Calculate Costs from Units» فعال می‌شود تا این ارتباط دوباره برقرار گردد.
مطابق شکل 14 نرم‌افزار در ابتدا اخطاری جهت محاسبه مجدد هزینه‌ها می‌دهد و پس از تایید آن هزینه واقعی مجدداً بر حسب منابع محاسبه خواهد شد.
شکل 15 ارتباط مجدد بین منابع واقعی مصرف شده و هزینه واقعی را نشان می‌دهد؛ به این ترتیب، رابطه بین پیشرفت زمانی و هزینه دوباره به صورت خطی برقرار شده است.
جمع‌بندی راهنمای محاسبه هزینه
روش استاندارد محاسبه هزینه واقعی، مبتنی بر میزان منابع مصرف‌شده است. در نرم‌افزار P6، گزینه‌ی «Calculate Costs from Units» ارتباط بین منابع واقعی مصرف‌شده و هزینه‌های واقعی را برقرار کرده و هزینه واقعی را به‌طور خودکار محاسبه می‌کند.
با این حال، در عمل برخی کاربران به‌جای ثبت منابع مصرف‌شده، مستقیماً مقدار هزینه واقعی را وارد می‌کنند. این کار باعث می‌شود تأثیر منابع در محاسبات نادیده گرفته شود. در چنین حالتی، با ورود درصد پیشرفت، مقدار هزینه واقعی بدون تغییر باقی می‌ماند، اما میزان منابع مصرف شده متناسب با درصد پیشرفت زمانی افزایش می‌یابند.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. گزینه «Calculate Costs from Units» در Primavera P6 چه تاثیری در محاسبه منابع و هزینه واقعی پروژه دارد؟
2. وارد کردن هزینه واقعی به‌صورت دستی بدون توجه به منابع مصرف شده چه چالش‌هایی برای برنامه زمان‌بندی ایجاد می‌کند؟
جایگاه این مبانی در موسسه ACEMI
باتوجه‌به اهمیت نرم‌افزار Primavera P6 در برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و کنترل پروژه، در نقشه راه مدیریت ساخت موسسه ACEMI، دوره آموزش نرم‌افزار Primavera P6 در مدیریت پروژه در سطح مهارت‌های سخت (سطح کارشناسی و اجرایی) ارائه می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره دوره‌ها و سرفصل‌های ارائه شده ، نحوه و زمان برگزاری می‌توانید به تقویم آموزشی در وبسایت موسسه ACEMI مراجعه نمایید.
[1] tensix.com/Calculate Costs from Units in Primavera P6.
دانلود جزئیات این مقاله
حسین موسوی دوست
1 هفته پیش
این یک مقاله نبود بلکه خودش دوره ای کوتاه ولی حرفه ای از نرم افزار P6 بود ، به شدت زیبا به یکی از دغدغه های مهندس کنترل پروژه پرداخت شد . با استفاده از اشکال و تصاویر این مفاهیم برای مخاطب قابل فهم شده و هزینه واقعی را برای مهندس و کارشناس کنترل پروژه باز تعریف کرده است . ممنون از وقتی که جهت پژوهش و تدوین این مقاله گذاشتید . خیلی خوب میشه از این دست مقالات آموزشی در پایگاه دانش بیشتر شود و نکات و جزئیات و ترفند های نرم افزاری چه در msp و p6 حتی در اکسل و رویت نیز به صورت پروژه محور در قالب مقاله به اشتراک گذاشته شود . پیروز و موفق باشید با آرزوی سلامتی برای تمام مهندسین و متخصصین این حوزه
پاسخپشتیبان
1 هفته پیش
ممنون از شما که با این دقت نظر خودتان را اعلام میکنید. امیدواریم همیشه همینقدر پر انرژی باشید.
پاسخمحمد صالحی
1 هفته پیش
سلام. راهکاری وجود نداره که بشه هزينه واقعی وقای دستی ثبت میشه، هزينه نهایی فعالیت هم به جای اینکه تا اتمام فعالیت براساس همان مقدار برآوردی باشه تغییر کنه و بر اساس هزينه هاي واقعی تغییر کنه؟ مثلا اینجا وقتی شد ۱۲۰۰ دلار ، هزينه ات کامپلیشن هم باید بشه ۴۲۰۰ دلار که همچنان ۴۰۰۰ دلار رو نشون میده و در طول پروژه میتونه گزارش اشتباهی بع من بده وقتی cost overrun شده
پاسخپشتیبان
1 هفته پیش
بله میتونیم در ستون Actual Cost هزینه‌های واقعی رو به صورت دستی ثبت کنیم، فقط به دو نکته زیر باید توجه داشته باشیم:
پاسخ- ارتباط بین پیشرفت زمانی و پیشرفت منابع مصرفی رو کنترل کنیم که آیا باهم هماهنگ هستن یا خیر.
- ارتباط میان مصرف منابع و هزینه واقعی رو کنترل کنیم که آیا باهم هماهنگ هستن یا خیر
اگر پیشرفت زمانی و مصرف منابع و هزینه‌های واقعی باهم هماهنگ باشند بهترین روش (با توجه به منطق نرم‌افزار که هزینه واقعی رو از منابع مصرف شده و نرخ آنها میخواند) این هست که گزینه ارتباط مستقیم پیشرفت زمانی و منابع مصرفی رو فعال کنیم و در دیتاهای ورودی منابع واقعی رو وارد کنیم اما اگر موارد مطرح شده با یکدیگر هماهنگ نبودن بهتر است برای فعالیت‌های گذشته (قبل از تاریخ وضعیت) مقدار هزینه واقعی رو دستی وارد کنیم و توجه به منابع باقی مانده و نرخ های جدید منابع و... رو برای فعالیت‌هایی که هنوز شروع نشده اند بذاریم (بعد از تاریخ وضعیت) تا هم هزینه‌های واقعی رو داشته باشیم هم پیش‌بینی مناسبی از هزینه در پایان پروژه (At Completion Cost) داشته باشیم.