چالشهای اجرای صحیح دفتر فنی در پروژهها چیست و چگونه میتوان، عملکرد آن را بهبود داد؟
پاسخ سوالیکی از چالشهای اساسی در اجرای صحیح دفتر فنی در پروژههای کشور، تداخل ساختاری و وظیفهای میان دفتر فنی و مدیریت پروژه است. در بسیاری از پروژهها، بهدلیل فقدان ساختار استاندارد مدیریت پروژه، بخشهایی از وظایف این حوزه ناخواسته به دفتر فنی واگذار شدهاند. نتیجه این وضعیت، سردرگمی در نقشها، نبود زبان مشترک و نبود تفکیک روشن مسئولیتها میان ارکان اجرایی پروژه است.
در چنین فضایی، دفتر فنی به جای ایفای نقش تخصصی خود، گاه درگیر وظایف تصمیمگیری و مدیریتی میشود که خارج از حوزه مسئولیت و ظرفیت واقعی آن است. این در حالیست که در نگاه استاندارد و بینالمللی، دفتر فنی بخشی از بدنه مهندسی و پشتیبانی پروژه است و باید بر اساس یک ساختار تعریفشده، شفاف و منسجم عمل کند.
برخلاف تصور رایج، دفتر فنی صرفاً واحدی برای تهیه نقشهها یا تنظیم صورتوضعیتها نیست؛ بلکه یک سیستم نظاممند و هدفمند است که برای عملکرد مؤثر آن، شناخت دقیق از فرآیندهای کلیدی، جایگاه سازمانی و روابط بینبخشی آن ضروری است.
در ساختارهای سنتی، یکی از اشتباهات رایج، تقلیل دفتر فنی به صرفاً تهیه صورتوضعیتهاست؛ در حالیکه در رویکردهای حرفهای، از جمله نظامهای آموزشی بینالمللی در آمریکا، تنظیم صورتوضعیت آخرین حلقهای است که پس از طی مراحل آمادهسازی، تحلیل اجرایی، مستندسازی فنی و درک دقیق قراردادها انجام میشود.
در پاسخ به این چالشها، دوره «ساختار دفتر فنی و فرآیند پیادهسازی آن» که برای نخستینبار در کشور توسط مؤسسه ACEMI برگزار میشود، با هدف طراحی و پیادهسازی یک ساختار استاندارد، بومیسازیشده و قابلاجرا برای دفاتر فنی ارائه شده است.
این دوره صرفاً انتقالدهنده دانش نظری نیست، بلکه بستری برای بازتعریف و بهینهسازی دفتر فنی در پروژهها فراهم میآورد؛ به گونهای که مهندسان و مدیران بتوانند ضمن ایجاد زبان مشترک با سایر ارکان پروژه، عملکرد دفتر فنی را به شکل قابل سنجش و پایدار ارتقاء دهند.
این مسیر آموزش-پیادهسازی بهصورت گامبهگام و با محورهای زیر دنبال میشود:
- آشنایی با مفهوم فرآیند و جریان کاری در دفاتر فنی و نقش آن در ساختار کل پروژه
- تدوین چارت سازمانی متناسب با ساختار پروژه و شرکت
- تعریف و مستندسازی شرح وظایف دقیق برای نقشهای کلیدی دفتر فنی
- شناسایی، مستندسازی و بهینهسازی فرآیندهای داخلی دفتر فنی
- تدوین دستورالعملهای حرفهای برای ارتباطات درونسازمانی و برونسازمانی (مشاور، کارفرما، پیمانکار)
- طراحی شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI) برای سنجش اثربخشی دفتر فنی
- آموزش مکانیزم پایش، بازنگری و بهبود مستمر فرآیندها در دورههای زمانی مشخص
این ساختار یکپارچه به شما کمک میکند تا دفتر فنی را از یک واحد اجرایی پراکنده، به یک سیستم حرفهای و همراستا با مدیریت پروژه تبدیل کنید؛ سیستمی که نهتنها از تداخل وظایف جلوگیری میکند، بلکه باعث افزایش اثربخشی کل زنجیره اجرایی پروژه میشود.
دورههای مرتبط
ساختار دفتر فنی و فرایند پیادهسازی آن
ساختار دفتر فنی و فرایند پیادهسازی آن
متره و برآورد براساس فهرستبهای ابنیه و نرمافزار مربوطه
متره و برآورد براساس فهرستبهای ابنیه و نرمافزار مربوطه
روش اجرا و تحویل پروژه، اصول قراردادها و ارائه پیشنهاد قیمت
