با توجه به نرخ‌های تاخیر، کمبود نیروی کار و افزایش تقاضا برای زمان‌بندی سریع‌تر پروژه، تامین‌کنندگان، مشاوران و پیمانکاران مؤلفه‌های کلیدی موفقیت برنامه هستند. فعالیت‌های تدارکات بسته به روش برگزیده برای اجرا و تحویل پروژه متفاوت خواهند بود. بااین‌حال هدف این مرحله ایجاد ضمانت‌های لازم برای مناقصه‌گذار و مناقصه‌گر است. در این مرحله باید برای هر بسته‌ی پیشنهادی، مناقصه‌گران واجد صلاحیتی انتخاب شوند که علاقه‌مند به نوع پروژه و قادر به انجام کار درمدت‌زمان مشخص شده با بودجه‌ی تعیین شده‌اند. مدیریت موثر تدارکات منجر به کاهش هزینه‌ها، جلوگیری از تاخیرها و بهبود کیفیت پروژه می‌شود. بنابراین رویکرد شما در مرحله تدارکات میتواند تاثیرات مهمی بر برنامه‌ها و نتایج شما بگذارد. در این مقاله به بررسی برخی از بایدها و نبایدهای مهم در مرحله تدارکات پرداخته‌ایم.
1. هنگامی که زمان‌بندی اولویت اصلی است، برای نقدینگی بیش از حد ارزش قائل نشوید.
تحویل به‌موقع (Just-in-time delivery) یک مفهوم تحول‌آفرین در حسابداری است که با به تأخیر انداختن هزینه‌ها تا آخرین لحظه، بیشترین ارزش را از نقدینگی به دست می‌آورد. این رویکرد برای برخی پروژه‌ها یک استراتژی قانونی و ارزشمند است. با این حال، زمانی که پروژه‌ای نیاز به تجهیزات حیاتی دارد و مهلت قراردادی مشخصی برای آن تعیین شده است، به کارفرمایان توصیه می‌کنیم نسبت به ریسک‌ها و پیامدهای احتمالی استفاده از روش تحویل به‌موقع هوشیار باشند(در این مقاله به بررسی برخی از روش‌های اجرا و تحویل پروژه پرداخته شده است).
اگر پروژه‌ای با مهلت قراردادی فشرده دارید، ممکن است ارزش آن را داشته باشد که هزینه‌ها را زودتر صرف کنید تا تجهیزات حیاتی را پیش از موعد دریافت کرده و امنیت زمان‌بندی پروژه را تضمین کنید. هرچند تحویل (در این مقاله به الگوهای تاثیرگذار بر تحویل پروژه پرداخته شده است) زودهنگام تجهیزات، هزینه‌هایی مانند نگهداری در انبارها و از دست دادن سود حاصل از سرمایه را به همراه دارد، اما هزینه تأخیر در تحویل معمولاً بیشتر است.
تأخیر در تحویل میتواند منجر به هزینه‌های اضافی مانند پرداخت زمان انتظار به پیمانکاران، جریمه‌های سنگین قراردادی یا از دست دادن درآمد شود. استفاده از روش تحویل به‌موقع معمولا ممکن است باعث تأخیر در پروژه‌ها شود و در نتیجه، به از دست دادن اعتماد، اعتبار و درآمد بینجامد.
2. معیارهای انتخاب خود را پیش از انتشار مناقصه با دقت بررسی کنید.
آیا مناقصات را بر اساس کمترین هزینه ارزیابی خواهید کرد یا بر اساس ارزش کلی؟ در انتخاب مبتنی بر هزینه، ضروری است که نیازمندی‌ها را به‌طور دقیق مشخص کرده و جزئیات کافی پروژه را در درخواست برای طرح پیشنهادی (RFP یاRequest For Proposal) بگنجانید تا زمینه‌ای برای مقایسه دقیق پیشنهادها فراهم شود. ارائه جزئیات بیشتر از ابتدا، احتمال تغییرات در آینده را کاهش می‌دهد. اما هنگامی که جزئیات کافی برای تضمین کیفیت در یک رویداد با پیشنهاد کم وجود ندارد، انتخاب مبتنی بر ارزش را به انتخاب مبتنی بر هزینه ترجیح دهید.
با این حال، در پروژه‌هایی با برنامه زمان‌بندی تسریع‌شده یا تأخیر طولانی در تأمین تجهیزات، که طراحی تنها 30٪ یا 60٪ تکمیل شده است، ارائه جزئیات کامل از ابتدا همواره امکان‌پذیر نیست. انعقاد زودهنگام قرارداد با تأمین‌کنندگان تجهیزات به تیم این امکان را می‌دهد که شکاف‌های تولید برای تجهیزات اصلی را رزرو کنند، در حالی که تیم طراحی جزئیات بیشتری را پس از امضای قراردادها توسعه می‌دهد (در این مقاله به راهبری قرارداد در مدیریت پروژه پرداخته شده است). برای سازمان‌هایی که به مناقصه‌گذاری تجهیزات پس از تکمیل 60٪ یا بیشتر در طراحی عادت دارند، این رویکرد نیازمند بازطراحی جریان کاری و تغییر فرهنگی در مراحل اولیه است.
اگر یک سازمان ملزم به پذیرش کمترین قیمت در مناقصه باشد و زمان‌بندی پروژه نیز فشرده باشد، توصیه می‌کنیم که زمان‌بندی را به‌عنوان یک الزام فنی حیاتی در نظر بگیرید. به‌طوری که مناقصه‌گرانی که قادر به رعایت زمان‌بندی نیستند یا جزئیات کافی درباره زمان‌بندی ارائه نمی‌دهند، رد صلاحیت شوند.
3. از ورود زودهنگام طراح به پروژه خودداری نکنید.
نرخ تاخیر و نوسانات بازار متغیر هستند. طراح را زودتر وارد پروژه کنید تا کار مشخص‌کردن تجهیزات را آغاز کرده و با سازندگان تجهیزات همکاری کند تا از تأخیرات یا افزایش هزینه‌ها در آینده جلوگیری شود. طراح میتواند در نوشتن استانداردهای طراحی، انجام تحلیل‌های جایگزین و توسعه استراتژیک قیمت‌گذاری‌های اختیاری کمک کند تا امکان تأمین زودهنگام تجهیزات فراهم شده و ریسک‌ها کاهش یابد.
4. در صورت امکان، قراردادهای تجهیزات را برای پروژه‌های متعدد به‌صورت بسته‌ای در نظر بگیرید.
تأمین‌کنندگان معمولا با تقاضای زیادی روبه‌رو هستند، بنابراین جذب چندین فروشنده برای شرکت در یک رویداد مناقصه ممکن است چالش‌برانگیز باشد. بسته‌بندی پروژه‌ها برای افزایش اندازه قراردادها یکی از روش‌هایی است که میتواند در خواست طرح‌های پیشنهادی شما را در بازار جذاب‌تر کند. نه تنها ممکن است قیمت‌های رقابتی‌تری دریافت کنید، بلکه این کار در زمان و هزینه‌های مدیریت مناقصه و مذاکره قرارداد نیز صرفه‌جویی می‌کند.
5. نباید فرض کنید همه مناقصه‌گران زبان تخصصی RFP را کاملاً درک می‌کنند.
برای تعریف دقیق اصطلاحات رایج در اسناد مناقصه که برای تعیین محدوده یا مشخصات پروژه استفاده می‌شوند، زمان بگذارید. روشن‌سازی این اصطلاحات از ابتدا ارزشمند است و میتواند از بروز سوءتفاهم‌ها و اختلافات پس از امضای قرارداد جلوگیری کند.
6. مسیر بحرانی خود را به‌طور مرتب بازبینی کنید.
هنگامی که یک پروژه بتواند مسیر بحرانی خود را تسریع کند، مسیر بحرانی جدیدی ایجاد می‌شود (در این مقاله به روش‌های کلیدی برای بهبود فرایند برنامه‌ریزی به روش مسیر بحرانی پرداخته شده است). در مورد تحویل زودهنگام تجهیزات، ضروری است که اطمینان حاصل شود کارگاه پروژه برای پذیرش و نصب تجهیزات آماده است. این میتواند شامل پی‌سازی‌های مربوط به تجهیزات و تخصیص نیروی انسانی برای نصب باشد. در صورت تحویل زودهنگام تجهیزات، لازم است چالش‌های زمانی جدیدی که از این تغییر ناشی می‌شود، مورد توجه قرار گیرد.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. چه روش‌هایی برای ارزیابی مناقصات وجود دارد؟
2. چگونه تعریف دقیق معیارها در RFP به پروژه کمک می‌کند؟
3. چرا باید طراح را زودتر وارد پروژه کرد؟
[1] Procurement Do’s and Don’ts for a Robust Program; Lynn Pearcey. Amy Gardner, Power Program Manager, HDR, and Jodi Eliel, Procurement Specialist, HDR
