در دنیای کسبوکار امروزی، اطلاعات یکی از مهم‌ترین دارایی‌های سازمان‌ها محسوب می‌شود. اما زمانی که سیستم‌های اطلاعاتی سازمان ناکارآمد باشند یا دسترسی به داده‌های حیاتی محدود شود، ریسک‌های پنهان افزایش می‌یابد. بسیاری از شرکت‌ها به دلیل عدم مدیریت صحیح اطلاعات، دچار بحران‌های مالی، عملیاتی و حتی حقوقی شده‌اند. این چالش‌ها نه‌تنها عملکرد روزمره را مختل می‌کنند، بلکه می‌توانند بقای سازمان را نیز به خطر بیندازند. این مقاله به بررسی تأثیرهای ناشی از مدیریت اطلاعات (Information Management Pressures) می‌پردازد که می‌تواند میزان مواجهه شرکت با ریسک را افزایش دهد.
1. چالش‌های ناشی از افزایش پیچیدگی در عملیات و معاملات
هم‌زمان با رشد و توسعه یک کسبوکار، محصولات، خدمات و روش‌های ارائه آنها پیچیده‌تر می‌شوند. در چنین شرایطی، ممکن است تعداد کمی از افراد در سازمان توانایی درک کامل این پیچیدگی‌ها را داشته باشند. این مسئله می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری‌های اشتباه و بروز ریسک‌های پیش‌بینی‌نشده شود.
شرکت Metallgesellschaft Refining & Marketing (MGRM)، یک زیرمجموعه آمریکایی از یک هلدینگ بزرگ آلمانی، در اوایل دهه ۱۹۹۰ با فروش قراردادهای بلندمدت سوخت فعالیت خود را گسترش داد و برای محافظت در برابر نوسانات قیمت، به خرید قراردادهای آتی کوتاه‌مدت در بورس نیویورک روی آورد. هنگامی که قیمت نفت کاهش یافت، شرکت مجبور شد ماهانه بیش از ۵۰ میلیون دلار پردازد. مدیران ارشد شرکت مادر که به‌درستی از ماهیت این قراردادها آگاه نبودند، تصمیم به لغو معاملات گرفتند و در نتیجه، شرکت بیش از ۱ میلیارد دلار ضرر کرد و در آستانه ورشکستگی قرار گرفت.
مدیران باید از خود بپرسند آیا مدیران ارشد شرکت توانایی درک قراردادهای پیچیده را دارند؟ آیا تعداد کمی از کارکنان دانش عمیقی در مورد فرایندهای مهم سازمان دارند؟ آیا مفاهیم مالی یا عملیاتی سازمان بیش از حد پیچیده شده‌اند؟ اگر پاسخ به این سؤالات مثبت باشد، سازمان در معرض خطرات ناشی از پیچیدگی بیش از حد قرار دارد.
2. چالش‌های فنی در مدیریت داده‌های کلان
موفقیت تجاری اغلب منجر به افزایش حجم اطلاعات و تراکنش‌های سازمانی می‌شود. اگر سیستم‌های اطلاعاتی نتوانند این حجم از اطلاعات را به‌درستی پردازش کنند، سازمان دچار ناهماهنگی، کاهش بهره‌وری و در نهایت، ریسک‌های عملیاتی جدی خواهد شد.
یک شرکت هواپیمایی اقتصادی، در اوایل دهه ۱۹۸۰ به‌سرعت رشد کرد، اما به دلیل ضعف در سیستم‌های اطلاعاتی، نتوانست ظرفیت پروازهای خود را به‌درستی مدیریت کند. این مسئله در نهایت باعث ورشکستگی شرکت طی شش سال پس از تأسیس شد. در سال ۱۹۹۶، America Online (AOL) پس از معرفی مدل جدید اشتراک نامحدود، با افزایش شدید کاربران مواجه شد. اما سیستم‌های پردازش داده این شرکت نتوانستند تقاضای جدید را مدیریت کنند و در نتیجه، کاربران با قطعی‌های مکرر و مشکلات فنی مواجه شدند که اعتبار شرکت را خدشه‌دار کرد (برای مطالعه بیشتر به مقاله مرکز کنترل اسناد مهندسی (DCC) در پروژه‌های صنعت ساخت مراجعه کنید).
مدیران باید از خود بپرسند آیا سیستم‌های اطلاعاتی سازمان به‌روز و متناسب با رشد آن هستند؟ آیا اطلاعات حیاتی سازمان با تاخیر در دسترس قرار می‌گیرند؟ آیا شرکت به طور مداوم با مشکلات ناشی از پردازش اطلاعات مواجه است؟ اگر پاسخ به این سؤالات مثبت باشد، باید به‌سرعت در بهبود زیرساخت‌های اطلاعاتی شرکت اقدام شود.
3. ضعف در سیستم‌های گزارش‌دهی و کنترل عملکرد
سیستم‌های گزارش‌دهی مالی و عملیاتی، ابزارهای کلیدی برای نظارت سلامت سازمان هستند. اما در بسیاری از شرکت‌ها، به دلیل رشد سریع یا موفقیت‌های کوتاه‌مدت، مدیران از اهمیت این سیستم‌ها غافل می‌شوند. در چنین شرایطی، داده‌های کلیدی برای تصمیم‌گیری دقیق در دسترس نخواهند بود.
بسیاری از شرکت‌هایی که دچار بحران شده‌اند، پیش از بحران، شاخص‌های هشداردهنده‌ای را نادیده گرفته‌اند. برای مثال، اگر یک شرکت به طور ناگهانی با افزایش نارضایتی کارفرمایان یا کاهش کیفیت محصول یا ارائه خدمات مواجه شود، اما به دلیل ضعف سیستم‌های گزارش‌دهی متوجه آن نشود، احتمال بروز یک بحران بزرگ بسیار بالا خواهد بود.
مدیران باید از خود بپرسند آیا داده‌های کلیدی عملکردی (KPIs) به طور مداوم رصد می‌شوند؟ آیا تاخیر یا نقص در گزارش‌های مالی و عملیاتی وجود دارد؟ آیا مدیریت برای تصمیم‌گیری به تماس‌های تلفنی و گزارش‌های غیررسمی متکی است؟ در صورت وجود چنین نشانه‌هایی، سازمان باید در بهبود سیستم‌های گزارش‌دهی خود سرمایه‌گذاری کند (برای آشنایی بیشتر با شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) به مقاله نقش شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) در کنترل پروژه مراجعه کنید).
4. تمرکز بیش از حد بر تصمیم‌گیری
یکی دیگر از عوامل افزایش ریسک، عدم شفافیت در فرایند تصمیم‌گیری است. در بسیاری از شرکت‌ها، واحدهای عملیاتی به طور مستقل عمل می‌کنند و مدیران ارشد صرفاً بر تخصیص منابع و تعیین اهداف کلان تمرکز دارند. این مسئله اگرچه انعطاف‌پذیری سازمان را افزایش می‌دهد، اما در صورت عدم هماهنگی، می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری‌های پرریسک و ناسازگار با استراتژی سازمانی شود.
مدیران باید از خود بپرسند آیا مدیران ارشد از تصمیمات مهم در بخش‌های مختلف سازمان اطلاع دارند؟ آیا فرایندهای شفاف و مشخصی برای تصمیم‌گیری وجود دارد؟ آیا واحدهای مختلف سازمان به طور مستقل و بدون هماهنگی عمل می‌کنند؟ اگر پاسخ به این سؤالات مثبت باشد، سازمان باید سیستم‌های نظارتی و تصمیم‌گیری خود را تقویت کند.
جمع‌بندی ریسک‌های سازمانی ناشی از مدیریت اطلاعات
ریسک‌های ناشی از مدیریت اطلاعات می‌توانند سازمان را به‌شدت آسیب‌پذیر کنند. پیچیدگی بیش از حد، حجم بالای داده‌ها، ضعف در سیستم‌های گزارش‌دهی و عدم شفافیت در تصمیم‌گیری همگی عواملی هستند که باید توسط مدیران کنترل شوند. بهبود سیستم‌های اطلاعاتی و استفاده از ابزارهای نظارتی می‌تواند تأثیر چشمگیری در کاهش این ریسک‌ها داشته باشد.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. چرا افزایش پیچیدگی در معاملات می‌تواند منجر به ریسک‌های سازمانی شود؟
2. چگونه حجم بالای اطلاعات می‌تواند مشکلات عملیاتی ایجاد کند؟
3. چگونه تمرکز بیش از حد بر تصمیم‌گیری می‌تواند موجب بحران شود؟
4. چه اقداماتی برای کاهش ریسک‌های ناشی از مدیریت اطلاعات پیشنهاد می‌شود؟
جایگاه این مبانی در آموزش‌های موسسه ACEMI
در نقشه راه جامع مدیریت ساخت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی‌پور، در سطح مهارت‌های سخت (ارشد-استراتژی) دوره‌ای تحت عنوان استراتژی مدیریت ریسک در طول چرخه حیات پروژه (بر اساس تنها سند مرجع CMAA برای مدیران پروژه صنعت ساخت) با هدف آشنایی با فرایندهای مدیریت ریسک به شکلی کاربردی ارائه گردیده است. این موسسه همچنین برای اولین‌بار در کشور اقدام به برگزاری دوره‌ای تحت عنوان "مدیریت کسبوکار در صنعت ساخت (Construction Business Management)" با استفاده از استانداردها و درس آموخته‌های بین‌المللی نموده است. در این دوره جامع مدیران ارشد، مدیران عامل و مدیران و مشاوران کسبوکار موارد زیر را گام‌به‌گام خواهند آموخت:
1. ویژگی‌های اساسی برای ورود به صنعت ساخت (اصول بنیادین)
2. مدیریت کسبوکار در صنعت ساخت
3. ارزیابی کسبوکار در صنعت ساخت
4. سازمان‌دهی کسبوکار در صنعت ساخت
5. توسعه کسبوکار در صنعت ساخت
برای آشنایی با نحوه برگزاری و زمان برگزاری دوره‌های آموزشی این موسسه می‌توانید به تقویم آموزشی موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی‌پور مراجعه نمایید.
[1] Robert Simons, How Risky Is Your Company?
دانلود جزئیات این مقاله
