منشور پروژه و فرآیند تدوین آن

منشور پروژه بیانگر اعتقادات رهبر پروژه است. اگرچه منشور پروژه شامل برخی از ویژگی‌های رایج مانند موعدهای (Milestones) برنامه‌ریزی، بودجه، شرح پروژه و الزامات آن است، اما در عین حال، اهداف پروژه، معیارهای عملکرد (که به عنوان نتایج مورد انتظار نیز شناخته می‌شود)، اقلام قابل تحویل پروژه و وظایف تعیین‌شده و تصمیم‌گیری‌ها را نیز ارائه می‌دهد. منشور سندی است که رهبران اجرایی و ارشد سازمان می‌توانند پیش زمینه‌ای را در مورد چرایی انجام این پروژه تعیین کنند. منشور پروژه چیزی فراتر از محدوده، زمان‌بندی و هزینه پروژه است و از این رو ممکن است توانایی شرکت را برای دستیابی به سود مورد نظر و افزایش بهره‌وری فراهم کند. همچنین در چنین پروژه‌ای ممکن است به عوامل پروژه این امکان را بدهد که با یادگیری بیشتر، مجموعه مهارت‌های خود را توسعه دهند.
منشور پروژه تنها به نیازمندی‌ها و اقلام قابل تحویل پروژه محدود نخواهد شد، بلکه محدوده وسیع‌تری از ابعاد مورد نیاز را برای بهبود، افزایش ایمنی و بلوغ کل سازمان دربرمی‌گیرد. رهبر پروژه باید اطمینان حاصل کند، منشور پروژه نه تنها شامل اصول اولیه پروژه است، بلکه شامل شرایطی برای پایداری بلند مدت شرکت نیز خواهد بود.
رهبر پروژه مسئولیت بزرگی دارد تا اطمینان حاصل کند که کل مفاد مورد نظر، درک شده و در منشور پروژه بصورت شفاف مشخص شده است. منشور برای ایجاد همسویی بین رهبری و ذینفعان استفاده می‌گردد و باید اهداف استراتژیک برای اجرای پروژه را بیان کند. توسعه‌دهندگان منشور باید پاسخگوی سؤالات گسترده‌تری از اهداف و شرایط منشور پروژه باشند و آن را در سند نشان دهند. رهبران باید درمورد اجرا و اقلام تحویلی پروژه، آنچه که مورد انتظار است، چرایی اهمیت آن و اینکه چگونه پروژه اهداف استراتژیک شرکت را برآورده می‌کند، پاسخ‌های مشخصی را تعیین کنند.

1. فرآیند تدوین منشور پروژه

تدوین کامل منشور پروژه اولین مرحله یک پروژه است. زمانی که پروژه نسبت به شرایط فعلی دارای مقدار قابل توجهی تغییر در محدوده باشد، منشور پروژه باید بازنگری شود و به عبارتی دیگر، منشور پروژه باید همیشه به‌روز نگه داشته شود. مهم است که منشور جنبه‌های انسانی رهبری را نیز منعکس کند و فقط محدود به فعالیت‌های فنی که مورد توجه رهبر است، نشود. توسعه منشور باید قبل از توسعه کامل طرح پروژه صورت بگیرد. البته قالب منشور باید به گونه‌ای باشد که به راحتی بتوان آن را به‌روز کرد.

2. محتوای منشور پروژه

منشور پروژه باید حداقل شامل موارد زیر باشد:

الف- تعریف پروژه (Project Description):

تعریف پروژه، شامل شرح مختصری از پروژه و دلیل انجام پروژه است. این مورد می‌تواند شامل یک تا دو پاراگراف باشد.

ب- اهداف بلند مدت پروژه (Project Goals):

اهداف بلند مدت پروژه باید مربوط به آنچه برنامه‌‌ریزی شده است، باشد. اهداف نمی‌توانند متقابلاً منحصر به فرد باشند، با اهداف دیگر در تضاد باشند یا دستیابی به آنها خیلی آسان یا سخت باشد. اهداف تعیین شده ترکیبی از فعالیت‌های چالش برانگیز است که به راحتی قابل دستیابی هستند. فهرست این اهداف خاص برای اکثر پروژه‌ها باید در محدوده دو تا چهار مورد قرار گیرند.

پ- اهداف کوتاه مدت پروژه (Project Objectives):

فهرست اهداف کوتاه مدت پروژه باید دربرگیرنده شش تا دوازده دستاورد برتر مورد انتظار پروژه باشد. این قالب باید شامل «به چه منظوری؟ چه زمانی؟ یا چه مقدار؟» باشد که به وضوح هدف را مشخص کند. اهداف باید مشخص و قابل اندازه‌گیری باشند. در ادامه به ارائه مثالی در رابطه با هدف مشخص و نامشخص می‌پردازیم:
- هدف نامشخص: بهبود نگرش کارفرما
- هدف مشخص: افزایش رتبه‌بندی خدمات کارفرما به میزان 30 درصد در طی دو سال پس از اتمام پروژه.

ت- محدوده پروژه (Project Scope):

در محدوده پروژه مواردی چون فعالیت پروژه، نتایج، ویژگی‌ها و اقلام قابل تحویل پروژه مشخص می‌شوند. این پایه و اساس پروژه و قدرتمندترین مؤلفه‌ی منشور است. دامنه آن شامل تمام کارهاست که در لیستی از "عناوین اصلی" با شرح مختصری از هر یک موارد درج می‌شود.

ث- اقلام قابل تحویل پروژه (Project Deliverables):

اقلام قابل تحویل پروژه باید شامل یک توصیف مشخص باشد و این توصیف نباید فهرستی خاص از اسناد، اجزاء و عملکردها باشد. برنامه زمان‌بندی پروژه نیز باید زمان تحویل این موارد را مشخص کند. نمونه‌هایی از آنچه که می‌تواند به عنوان اقلام قابل تحویل پروژه گنجانده شود عبارتند از:
- نقشه‌های مهندسی
- ساخت اجزاء
- برنامه‌های سنجش سیستم
- دستورالعمل‌های آموزشی
-  مقتضیات تحلیل اسناد

ج- قیود پروژه (Project Constraints):

قیود پروژه شامل مواردی واقعی هستند که می‌توانند انتخاب‌ها را هنگام اجرای پروژه محدود کنند. آنها معمولاً شامل قیود زمان‌بندی و هزینه هستند، اما می‌توانند شامل نیروی انسانی، انتخاب تأمین‌کنندگان کالا یا خدمات و موارد برون سپاری شده، اضافه کاری و حتی کیفیت باشند. قیود ساختگی یا مصنوعی ایجاد نکنید!
- هر قیدی را به چالش بکشید تا مطمئن شوید که واقعی است و حذف قید ضرری ندارد.
- در شناسایی قیود، ساختارشکن باشید تا قیود واقعی را پیدا کنید.
- قیود را به حداقل برسانید زیرا این موضوع باعث می‌شود که در نهایت انعطاف پذیری مناسبی ایجاد کنید.

چ- فرضیات پروژه (Project Assumptions):

فرضیات برای پروژه، خواه واقعی یا غیر واقعی، در طول مدت زمان اجرای پروژه در نظر گرفته می‌شوند. فرضیات شامل قواعد مشارکت برای به انجام رساندن محدوده پروژه هستند. اگرچه ممکن است سؤالات بی‌پاسخی وجود داشته باشد و حتی ممکن است باعث ایجاد تعارض شوند، اما همه مفروضات را مستند کنید. فرضیات را محدود کنید و فقط چند مورد را مستند کنید. نمونه‌هایی از آنچه می‌تواند شامل فرضیات شود، عبارتند از:
- به اخذ مجوز نیازی ندارد.
- آموزش به کارکنان جدید محدود خواهد شد.
- منابع فنی به موقع توسط سازمان کارفرما تامین خواهد شد.
- تأمین‌کنندگان کالا یا خدمات برنامه‌های زمان‌بندی را رعایت خواهند کرد.
- نقشه‌های موجود دقیق هستند.
- نیروهای انسانی پشتیبان در دسترس هستند.

ح- عوامل کلیدی موفقیت (Critical Success Factors):

عوامل کلیدی موفقیت برای یک پروژه موفق ضروری هستند. فقدان یک یا چند مورد از این موارد عملاً شکست را در برخی موارد مانند ناقص بودن محدوده، برنامه‌ریزی خارج از برنامه، هزینه بیش‌ازحد و یا کیفیت از دست رفته پروژه را تضمین می‌کند. عوامل حیاتی موفقیت را به 6 یا 7 مورد محدود کنید. نمونه‌هایی از آنچه می‌تواند شامل عوامل کلیدی موفقیت شود، عبارتند از:
- تصمیم‌گیری‌های به‌موقع
- بدون تغییر باقی ماندن الزامات پس از تحقق رخداد کلیدی پروژه

خ- برنامه زمان‌بندی کلی پروژه (High-level Project Schedule):

برنامه زمان‌بندی کلی پروژه، شامل یک نمودار گانت (Gantt Chart) با ساختار شکست کار از برنامه زمان‌بندی تفصیلی است. محدوده زمانی برای فعالیت‌ها ممکن است در این مرحله به خوبی انجام شود. این برنامه باید یک صفحه یا دو صفحه باشد که با برآورد بودجه مطابقت داشته باشد. 

د- ریسک‌های پروژه (Project Risks):

ریسک‌های پروژه می‌تواند، فهرستی از ریسک‌ها در محدوده‌های 6 تا 12 مورد باشد. فهرست ریسک برای نشان دادن رخدادهای احتمالی پروژه بکار گرفته می‌شود. 

ذ- هزینه‌های پروژه (Project Costs):

هزینه‌های پروژه، یک مقیاس زمانی خلاصه از دارایی و مخارج پروژه است. این هزینه‌ها شامل نیروی کار، مصالح، تجهیزات، کار برون سپاری شده، هزینه‌های اداری، هزینه سرمایه‌ای و رویدادهای پیش‌بینی نشده و... است. طیف وسیعی از هزینه‌ها برای هر مورد باید نشان داده شود. تخمین انواع و محدوده هزینه‌ها بر اساس وضعیت عبارتند از:
- مرتبه بزرگی (Order of Magnitude): تا 2 درصد بررسی فنی کامل شده است. محدوده دقت برآورد 30- تا 50+ درصد است.
- بودجه‌ریزی: تا 40 درصد بررسی فنی کامل شده است و محدوده مشخص است. محدوده دقت برآورد 15- تا 30+ درصد است.
- قطعی: تا 90 درصد بررسی فنی کامل شده است و محدوده به شکل کاملی مشخص است. محدوده دقت برآورد 0.5- تا 15+ درصد است.

ر- ذخیره احتیاطی (Contingency Reserve):

ذخیره احتیاطی به جهت وجود ریسک ایجاد می‌شود و بخشی از بودجه و زمان در نظر گرفته شده است تا در صورت وقوع ریسک، پروژه دچار مشکل نشده و با تایید مدیر پروژه از این ذخایر استفاده شود..

ز- ذخیره مدیریتی (Management Reserve):

ذخیره مدیریتی برای عدم قطعیت و رخدادهایی که نامشخص هستند (اثر و احتمال)، استفاده می‌شود و نباید در خط مبنا در نظر گرفته شود. این انتظار وجود دارد که تمام یا مقداری از این ذخایر پس از تکمیل پروژه به شرکت بازگردانده شود.

ژ- سایر ملاحظات منشور (Additional Optional Charter Considerations):

موارد دیگری هستند که می‌توانند در منشور پروژه لحاظ شوند. برخی از این موارد عبارتند از:
- شاخص‌های اندازه‌گیری در پایان پروژه، مانند بازدهی هزینه، زمان‌بندی مناسب و رضایت کارفرما.
- الزامات کیفیت در مورد شیوه، ظاهر و نحوه اندازه‌گیری آن.
- ذی‌نفعان پروژه
- نقش‌ها و مسئولیت‌های مهم
- برنامه ارتباطی و گزارش‌‌دهی

3. نتیجه‌گیری

به طور خلاصه منشور پروژه سندی است که محدوده، اهداف و افراد درگیر در یک پروژه را مشخص می‌کند. علاوه بر این، منشور پروژه مجوز اجرای پروژه را صادر می‌کند و به مدیر پروژه اختیار استفاده از منابع سازمانی برای انجام پروژه را می‌دهد. منشور پروژه مشخص می‌کند که:
- ماهیت پروژه چیست؟
- چرا این پروژه باید اجرا شود؟
- آیا می‌توانیم در مورد این پروژه توافق کنیم؟
مواردی که باید در زمان نگارش منشور پروژه در نظر گرفته شوند، عبارتند از: دلایل انجام پروژه، هدف پروژه، منافع پروژه، معیارهای موفقیت، اقلام قابل تحویل، هزینه‌های پروژه، زمان‌بندی یا موعد (Milestone) اجرای کار، موارد داخل و خارج از محدوده، ریسک‌های احتمالی، نمای کلی از منابع (بودجه و افراد)، تائیدیه‌ها و اسناد زمان‌بندی.
داشتن یک منشور پروژه با اطلاعاتی شفاف و عاری از هرگونه ابهام، اولین گام در جهت مدیریت موفق پروژه‌ها است. می‌توان برای درک بهتر منشور پروژه، سندی تصویری از آن نیز ارائه داد. منشور پروژه صرفاً حاوی اطلاعات نیست بلکه یک مکانیزم ارتباطی است که به‌عنوان مرجع عمل می‌کند و زمینه‌ای مؤثر جهت برقراری ارتباط با ذی‌نفعان و بهینه‌کردن همکاری با مشارکت‌کنندگان در پروژه ایجاد می‌نماید. تمامی اعضای تیم پروژه باید نسبت به محتوای منشور پروژه آگاه باشند تا بتوانند در جهت موفقیت پروژه به‌درستی گام بردارند.

---

[1] Ron May. Developing the Project Charter