مدیریت تغییر در پروژههای ساخت علاوه بر اینکه اجتنابناپذیر است، یک جنبه حیاتی نیز دارد که شامل سازگاری و مدیریت تغییراتی است که در طول چرخه عمر پروژه رخ میدهد. این تغییرات میتوانند به دلیل عوامل مختلفی مانند اصلاحات طراحی، تغییر محدوده، شرایط پیشبینی نشده یا تغییر در نیازهای کارفرما رخ دهند.
تمامی تغییرات، باعث تاخیر قابل توجه در پروژه نمیشوند اما گاهی اوقات، درخواست تغییر پروژه از سوی کارفرما، احتمال بروز تاخیرات قابل توجهی دارد که این میتواند برای پروژه مضر و برای پیمانکار، هزینهبر باشد. بر اساس مطالعهای که توسط Dodge Data & Analytics انجام شده، به طور متوسط، پروژههای ساخت به دلیل تغییرات، 5 تا 10 درصد افزایش در ارزش قرارداد را تجربه میکنند و تاخیراتی که به دلیل دستورات تغییر رخ میدهند حتی تا 25درصد باعث افزایش هزینههای پروژه به دلیل افزایش ادعاها میشوند.
اما این موارد در جایی رخ میدهند که مدیریت مؤثر تغییر میتواند یک پروژه را تقریباً 1.5 برابر بیشتر مطابق با بودجه حفظ کند. گردش کار ساختاریافته برای مدیریت تغییرات میتواند از افزایش هزینهها و عقبماندگیهای برنامه جلوگیری کند. این امر مستلزم یک رویکرد فعال و ارتباط مؤثر بین همه ذینفعان است تا اطمینان حاصل شود که تغییرات به طور روان و کارآمد اجرا میشوند. اما چیزی که در این بین مانع از اجرای مؤثر فرآیند مدیریت تغییرات میشود، عدم توجه کارفرما به تغییرات و نپذیرفتن آن در زمانی است که پیمانکار مستحق به دریافت دستور تغییر است. موضوعی که باعث میشود تغییر اعتباری (Constructive Change) و ادعاهای مرتبط با آن را ایجاد کند.
1. تغییر درپروژه به چه معناست؟
قبل از اینکه به سراغ تعریف تغییر اعتباری برویم بهتر است اول معنای تغییر را با هم مرور کنیم. بر اساس تعریف ارائهشده از سوی موسسه معماران آمریکا (AIA) که اولین ارائهدهنده فرمهای قراردادی همسان حتی قبل از FIDIC است:
تغییر در پروژه عبارت است از هرگونه تغییر در زمان، هزینه و کار.
2. دستور تغییر چیست؟
قبل از آنکه به بررسی تغییر اعتباری بپردازیم بهتر است ابتدا دستور تغییر را تعریف کنیم. در واقع،
دستور تغییر به هر دستور کتبی یا شفاهی (شامل ابلاغ، دستورالعمل، تفسیر یا تعیین موضوع) گفته میشود که باعث تغییر شود، مشروط بر اینکه پیمانکار اخطار کتبی داده باشد و این اخطار (1) بیانکننده تاریخ، اوضاعواحوال و منبع دستور باشد و (2) پیمانکار دستور را بهعنوان دستور تغییر تلقی کند.
هر تغییری در پروژه، دستور تغییر (Change Order) تلقی نمیگردد، زیرا میتواند دارای اثرات زمانی و هزینهای و بدون اثرات زمانی و هزینهای باشد.
در صورتی که تغییر، بدون اثرات زمانی و هزینهای باشد، تغییرات جزئی (Minor Change یا Field Order) نامیده میشود.
در صورت وجود اثرات زمانی و هزینهای تغییر و در صورت توافق بر سر اعمال آن، آن تغییر به عنوان دستور تغییر در نظر گرفته میشود و در صورتی که توافقی وجود نداشته باشد، آن تغییر، تغییر ابلاغی (Directive Change) در نظر گرفته میشود. لذا پیش از ادامه مطلب، در نظر داشته باشید که هر تغییری دستور تغییر نیست.
گاهی اوقات پیمانکار باتوجهبه درخواستهای کارفرما و بر اساس دلایل مختلف، تغییراتی را در پروژه ایجاد میکند. با در نظر گرفتن توضیحات پیشین ارائهشده در مورد دستور تغییر، تغییرات اعتباری یک نوع دستور تغییر از سوی کارفرما شناخته میشود که عملاً مورد تأیید کارفرما قرار نمیگیرد و پیمانکار حق جبران خسارت ناشی از تغییرات ایجاد شده را برای خود محفوظ میدارد.
3. تغییر اعتباری چیست؟
تغییر اعتباری (Constructive Change) تغییری است که توسط کارفرما ایجاد میشود، اما بهعنوان تغییر از سوی کارفرما، مورد تأیید قرار نمیگیرد. تغییرات تأییدنشده یک پیمانکار اصلی میتواند باعث ایجاد ادعای تغییر اعتباری از سوی پیمانکار جزء نسبت به پیمانکار اصلی نیز شود.
4. شناسایی تغییر اعتباری
اگر عمل یا بیعملی کارفرما یا پیمانکار اصلی، پیمانکار یا پیمانکار جزء را ملزم به اعمال تغییرات کند، کارفرما یا پیمانکار اصلی ممکن است مجبور به پرداخت هزینه آن تغییرات شوند، حتی اگر تغییرات به طور رسمی درخواست نشده باشد. اگر در طول پروژه رخدادهایی دیده شوند که همان تأثیر دستور تغییر کتبی و رسمی را داشته باشند، ممکن است یک تغییر اعتباری در پروژه رخداده باشد.
معمولاً مواردی که با تغییرات اعتباری همراه هستند، عبارتاند از:
- Unwritten Order
- Additional Work or Services
- Extra Work
- Overly Rigid Inspection
- Improper Rejection
- Errors and Omissions
- Ambiguous Plans and Specifications
- Incorrect Interpretation of Plans and Specifications
- Changing Work Methods
- Changes in Sequencing of Work
- Acceleration
- Failure to Disclose Important Information
- Extreme Difficulty in Performance
- Excessive Cost
- Defective Design
برای دیدن ترجمه اصطلاحات تخصصی فوق میتوانید از اولین و جامعترین دیکشنری آنلاین مدیریت ساخت ایران استفاده کنید.
5. انواع تغییرات اعتباری
در ادامه به سراغ بررسی انواع تغییرات اعتباری میرویم. میتوانید معادل انگلیسی کلمات و عناوین فارسی را در دیکشنری تخصصی مدیریت ساخت جستجو کنید.
1.5. تسریع اعتباری
تسریع اعتباری زمانی رخ میدهد که عمل یا بیعملی کارفرما، پیمانکار را مجبور میکند تا کار خود را در زمان کمتری انجام دهد. امتناع کارفرما از اعطای تمدید زمانی قابلتوجیه برای تأخیر موجه یا الزام به انجام کار اضافی بدون اعطای زمان اضافی ممکن است منجر به تسریع اعتباری شود.
2.5. سرعتکاهی اعتباری
سرعتکاهی اعتباری برعکس تسریع اعتباری است، جایی که کارفرما بخشی از کار را به حالت تعلیق درمیآورد و در نتیجه پروژه را به تاخیر میاندازد، اما از پذیرش این تغییر خودداری میکند. در نتیجه هزینههای بالاسری پیمانکار در کارگاه و دفتر مرکزی ممکن است افزایش پیدا کند.
3.5. تفسیر اشتباه قرارداد
الزامات کارفرما برای پیروی از مشخصات مبهم یا تفسیرهای غیرمنطقی از اسناد قرارداد که پیمانکار را ملزم به رعایت استانداردهایی بالاتر از استانداردهای معمول پذیرفتهشده توسط سازمانهای تخصصی میکند، ممکن است منجر به تغییر اعتباری شود. اگر کارفرما به پیمانکار دستور دهد که کار را مطابق با تفسیر قراردادی انجام دهد که بعداً اشتباه بودن آن ثابت شود، ممکن است پیمانکار حق داشته باشد هزینههای اضافی خود را باز پس گیرد.
4.5. مشخصات معیوب
طراحی بیعیبونقص، به ندرت رخ میدهد. بااینحال، یک تفاوت مهم بین خطاها و نقصهای معمولی و جدی در طراحی وجود دارد که باعث تفاوت قابلتوجه در زمان و هزینه میشود.
این خطاها یا حذفیات، زمانی که شناسایی شوند، ممکن است تغییر اعتباری ایجاد کنند، زیرا کارفرما به طور ضمنی، صحیحبودن آنها را تایید میکند؛ تغییر را ابلاغ نمیکند؛ ولی پیمانکار ممکن است تغییر را اجرا کند.
از طرفی باید توجه داشت که اگر مشخصات اجرا از سوی کارفرما ارائه شود، ریسک تغییرات برای تحقق الزامات اجرا بر گردن پیمانکار خواهد بود.
5.5. شیوههای بازرسی غیرمعقول
رویههای بازرسی بیش از حد سختگیرانه، غیرمنصفانه و غیرضروری که مانع عملکرد پیمانکار میشوند، یا بازرسیهای متعددی که منجر به دستورالعملهای متناقض میشوند، ممکن است باعث تغییر اعتباری شوند. از مهمترین این موارد میتوان به موضوعات زیر اشاره کرد:
- عدمپذیرش کار به دلایل نادرست (منظور زمانی است که در زمان بازرسی، کار انجام شده به اشتباه مورد تایید قرار نمیگیرد در صورتی که کار مورد نظر تمام الزامات را رعایت کرده است)؛
- الزامات کارفرما نامنطبق با الزامات قرارداد؛
- دخالت در عملکرد پیمانکار و ایجاد الزامات بیش از حد سختگیرانه برای انجام تست و آزمایش از سوی کارفرما.
اگر کارفرما به طور اشتباه به این نتیجه برسد که مصالح یا روشهای ساخت استفادهشده توسط پیمانکار مطابق با استانداردهای مشخصات نیست، درخواست اصلاح کار منجر به دستور تغییر اعتباری میشود که جبران خسارت آن وظیفه کارفرماست.
6.5. اقلام تجهیزشده کارفرما
هنگامی که اقلام تجهیز شده توسط کارفرما دیر و یا آسیبدیده به محل میرسند و کارفرما از تأیید اثرات منفی ناشی از این اتفاق خودداری میکند، ممکن است یک تغییر اعتباری ایجاد شود که پیمانکار را قادر میسازد تا هزینههای تاخیر و هزینههای تعمیر تجهیزات و یا مصالح را جبران کند.
7.5. روش اجرا
روشهای اجرا و تحویل پروژه، عموماً مشخصات دقیقی را در مورد کیفیت عملکردی که باید برای پروژه حفظ شود، ارائه میدهند، اما روش مشخص و خاصی را که کار باید بر اساس آن انجام شود، تعیین نمیکنند.
پیمانکار حق دارد کار را با ابزار و روشهای خاص خود انجام دهد، مگر اینکه در قرارداد به نحو دیگری به طور واضح و صریح مشخص و به توافق طرفین رسیده باشد.
اگر کارفرما، پس از اعطای قرارداد، اصرار داشته باشد که پیمانکار باید از روشی خاص با هزینه بیشتر و شرایط خاصتری استفاده کند، ممکن است تغییر اعتباری ایجاد شود.
انتخاب توالی انجام کار پروژه تا زمانی که با الزامات قرارداد مطابقت داشته باشد، حق پیمانکار است. کارفرما نمیتواند توالی کارهای پیمانکار را بدون قبول مسئولیت هزینههای اضافی تغییر دهد.
علاوه بر این، ممکن است در قرارداد، بندی وجود داشته باشد که به کارفرما اجازه دهد درخواست تحویل موقت بخشی از کارهای پروژه را حتی زودتر از زمان تحویل موقت کل پروژه بدهد.
با وجود اینکه بر اساس قرارداد و توافق طرفین، کارفرما میتواند این درخواست را از پیمانکار داشته باشد، اما کارفرما باید بداند که اگر این درخواست ترتیب برنامهریزی پیمانکار را برای بخشهایی از کار تغییر دهد، ممکن است پیمانکار دچار تاخیر شده و هزینه اضافه بر او تحمیل شود که جبران آن با کارفرما خواهد بود زیرا در اسناد قراردادی و برنامه زمانبندی الزامی برای او تعیین نشده است.در صورتی که کارفرما بخواهد از این مشکل جلوگیری کند باید این الزامات را در مشخصات برنامه زمانبندی و یا برنامه زمانبندی اصلی پیمانکار مشخص کند.
8.5. کار اضافه
زمانی که پیمانکار به دلیل تغییر مقادیر ناشی از درخواست کارفرما (عدم سلب مسئولیت واضح در قرارداد)، ملزم به انجام کارهای اضافی میشود و کارفرما تأثیرات این تغییرات را تصدیق نمیکند، در نتیجه ممکن است یک تغییر اعتباری ایجاد شود.
9.5. اقدامات متفرقه (Miscellaneous Actions)
اقدامات متعدد دیگری از سوی کارفرما وجود دارد که ممکن است منجر به یک تغییر اعتباری شود. بهعنوانمثال میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- خسارات ناشی از کارفرما به کارهای مربوط به ساخت پروژه؛
- دستوراتی که باعث افزایش دستمزد میشود؛
- دستور افزایش نیروی کار در زمانی که نیروی کار، کافی است؛
- عدم افشای اطلاعات فنی در مورد موضوعات ماهوی.
این تغییرات اعتباری یا نقضهای ساده قراردادی اغلب نتیجه عدم آشنایی نمایندگان بخش مهندسی با تمامی اصطلاحات تخصصی است. چند نمونه خاص از این نوع موقعیتها به شرح زیر است:
- تحمیل آزمایشهای پذیرش در مواردی که هیچکدام مشخص نشده است یا سختگیرانهتر از آزمایشهای مشخصشده است.
- آزمایش جوش با اشعه ایکس در جایی که این مورد مشخص نشده است.
- عملیات برای بهبود ظاهر سطوح بتنی در مناطقی که بر اساس مشخصات صرفاً به استفاده از تخته سه لا یا قالبهای فولادی نیاز دارد.
- سندبلاست (Sandblasting) درزهای ساخت در بتن زمانی که آن روش مشخص نشده باشد.
- تحمیل مقررات ایمنی فراتر از مواردی که مشخص شده یا معمولاً مورد نیاز است.
- امتناع از اجازه اتخاذ روشهای اقتصادیتر که قرارداد آن را ممنوع نکرده است.
- اصرار بر استفاده از یک منبع قرضه (Borrow Source) با فاصله زیاد برای خاکبرداری که در آن یک منبع قرضه نزدیکتر، به عنوان منبع قرضه جایگزین تعیین شده است.
- اصرار بر عملآوری بتن با آب در صورتی که استفاده از روشهای ترکیبی برای عمل آوری بتن، ممنوع نیست.
- اصرار بر نام تجاری خاص زمانی که قرارداد اجازه استفاده از مصالح یا تجهیزات با کیفیت یکسان را میدهد.
6. مشکلات رایج برای اثبات استحقاق
همیشه باید بهسرعت و قبل از پرداخت نهایی، به تغییرات اعتباری رسیدگی شود. مشکلات متداول در ایجاد استحقاق یک پیمانکار برای جبران خسارت در تغییرات اعتباری عبارتاند از:
- دستوردهنده تغییر بهعنوان نماینده کارفرما مجاز به صدور تغییرات نبود.
- دستور شفاهی بود و هیچ سند یا دلیلی مبنی بر صدور دستور وجود نداشت و اغلب مفاد دستور شفاهی نامشخص بود.
- کارفرما تعبیر کرد که پیمانکار با عدم اعتراض به یک دستور، موافقت کرده یا داوطلبانه کار را انجام داده است.
توجه داشته باشید که دادگاهها معمولاً فقط در شرایط خاص اجازه میدهند که تغییرات اعتباری پس از پرداخت نهایی مورد ادعا قرار گیرند.
اطلاعرسانی بهموقع و مناسب که اهمیت آن قابل اغراق نیست، میتواند بهسرعت این مشکلات را برطرف کند. لازم به ذکر است که امتناع کارفرما از صدور حکم تغییر رسمی مانع از جبران خسارت پیمانکار نمیشود. سه عنصر معمولاً باید قبل از اینکه دادگاهها درخواست تغییر اعتباری پیمانکار را بررسی کنند، تعیین شوند. این عناصر عبارتاند از:
1. حداقل عملکردی که پیمانکار طبق قرارداد موظف به انجام آن بوده است.
2. این واقعیت که کار انجام شده از حداقل تعیین شده فراتر رفته است.
3. انجام تغییر از سوی کارفرما یا نماینده آن الزامی بود.
کار انجام شده توسط پیمانکار به طور داوطلبانه ممکن است شامل خسارت جبران نشود. تغییر و دستور هر دو باید به شکل همزمان وجود داشته باشند.
7. جمعبندی تغییرات اعتباری
تغییرات اعتباری یکی از دلایل رایج ادعاهای ساخت هستند. اگر عمل یا بیعملی کارفرما، پیمانکار را ملزم به اعمال تغییرات کند، ممکن است کارفرما متعهد به پرداخت هزینه آن تغییرات باشد، حتی اگر تغییرات به طور رسمی انجام نشده باشد. برای ایجاد حق خود برای مطالبه جبران خسارت اضافی برای تغییرات اعتباری، پیمانکار باید بهموقع به کارفرما اطلاع دهد که شرایط تغییریافته رخداده است.
[1] Richard, J.L. Andrew, A. 2022. Constructive Changes. www.long-intl.com.
