برنامه زمانبندی پروژه یکی از عوامل اساسی موفقیت در هر پروژه عمرانی است و بهعنوان برنامه تأییدشدهای برای اجرا و تکمیل محدوده کاری قرارداد محسوب میشود. یک برنامه زمانبندی دقیق مزایا و عملکردهای متعددی را در پروژه ارائه میدهد. این برنامه:
- استراتژیهای پیشنهادی برای تکمیل پروژه را با جزئیات فعالیتها، مراحل، توالیها و مدتزمان اجرای کار در طول چرخه حیات پروژه به طرفین منتقل میکند.
- هماهنگی و زمانبندی فعالیتها را تسهیل کرده بهطوری که همه در یک راستا قرار بگیرند.
- بهعنوان یک چکلیست از فعالیتهای پروژه عمل کرده و احتمال نادیده گرفتن یا حذف برخی موارد را کاهش میدهد.
- مسیرهای بحرانی و نزدیک به بحرانی و همچنین شناوری پروژه را شناسایی میکند.
- مسئولیتهای طرفین در تکمیل پروژه را مشخص میکند.
- محدودیتهای پروژه را که در زمان برنامهریزی شناختهشدهاند، شناسایی میکند.
- جدول زمانی رخدادهای کلیدی و سررسیدهای قراردادی پروژه را ارائه میدهد.
- نیازها و تخصیص منابع پروژه را ارزیابی کرده و کمبودها و گلوگاههای احتمالی را شناسایی میکند.
- بهعنوان یک خط مبنا برای اندازهگیری عملکرد و پیشرفت پروژه عمل میکند.
- ابزاری برای شناسایی مسائل و تأثیرات احتمالی تغییرات در محدوده کاری قرارداد است.
- امکان شبیهسازی تأثیرات احتمالی گزینههای مختلف تغییرات پیشنهادی را فراهم میکند.
- ریسکهای برنامه زمانبندی پروژه را شناسایی و مدیریت میکند.
- یک سابقه تاریخی از کارهای انجامشده در مقایسه با برنامهریزی اولیه ارائه میدهد.
یکی از چالشهای اساسی در برنامهریزی و زمانبندی پروژه، تخصیص زمان و منابع مناسب برای ایجاد و نگهداری یک برنامه زمانبندی کلی از پروژه است. تخصیص زمان و منابع نامناسب منجر به ایجاد یک برنامه کمکیفیت، نادرست و ناکارآمد میشود که محدوده کاری قراردادی را بهدرستی منعکس نمیکند (در این مقاله به نقش کلیدی مسئول زمانبندی پرداخته شده است). این مقاله با هدف ارائه نگاهی جامع به ملاحظات کلیدی در بهینهسازی برنامه زمانبندی پروژهها تدوین شده است تا راهکاری برای دستیابی به تعادلی مطلوب میان میزان تلاش صرفشده و کیفیت برنامه زمانبندی فراهم کند.
1. محدودیتها و اهداف برنامه زمانبندی
اهداف برنامههای زمانبندی معمولاً از پروژهای به پروژه دیگر متفاوت است و تحت تأثیر عوامل و ملاحظات مختلفی قرار میگیرد، از جمله:
- جهتگیری و ترجیحات مدیریت پروژه
- الزامات قراردادی برای برنامهریزی و گزارشدهی زمانبندی
- مسئولیتپذیری و تخصیص فعالیتها
- محدودیتهای اعمالشده نسبت به بودجه و منابع اختصاصیافته برای برنامهریزی و کنترل پروژه
- سطح مشارکت و حمایت فعال طرفهای درگیر در پروژه
- جزئیات موجود و میزان شفافیت در تعریف محدوده پروژه
- تجربه تیم برنامهریزی و زمانبندی
در نهایت، برنامه زمانبندی باید واقعبینانه، قابل اجرا و همراه با جزئیات کافی باشد تا بهعنوان ابزاری کارآمد، وضعیت واقعی پروژه را منعکس کند. نباید تنها بهعنوان مدرکی برای اثبات اینکه پروژه "طبق برنامه پیش میرود" در نظر گرفته شود.
برنامههای زمانبندی که فاقد جزئیات و دقت کافی هستند، ارزش چندانی برای پروژه ندارند. در این شرایط، فعالیتها اغلب خارج از توالی پیشبینیشده انجام میشوند و قابلیت پیگیری آنها وجود ندارد. در نتیجه، عملکرد پروژه در مقایسه با برنامه اولیه قابل اندازهگیری نیست. همچنین، ارزیابی دقیق تغییرات احتمالی در محدوده کاری و تأثیرات آنها بر برنامه زمانبندی دشوار و حتی در برخی موارد، غیرممکن خواهد بود. در چنین شرایطی، وضعیت پیشرفت کار نیز نامشخص باقی میماند و پیشبینی منطقی برای کارهای باقیمانده امکانپذیر نخواهد بود (در این مقاله به اشتباهات رایج برنامه زمانبندی پرداخته شده است).
در نقطه مقابل، برنامههای زمانبندی که بیشازحد جزئی تدوین میشوند نیز دقت مطلوبی ندارند. در این موارد، میزان تلاش صرفشده برای تهیه و مدیریت زمانبندی از حد معقول فراتر میرود، منابع بهشدت تحت فشار قرار میگیرند و کل پروژه بهجای استفاده از برنامه برای مدیریت کار، صرفاً مشغول مدیریت خود برنامه زمانبندی میشود. زمانی که حجم و جزئیات برنامه زمانبندی بیشازحد زیاد باشد، به انرژی و منابع فراوانی برای بهروزرسانی و نگهداری آن نیاز است، که اغلب منجر به تاخیر در ثبت اطلاعات و کاهش دقت برنامه میشود.
بنابراین، یافتن تعادل مناسب میان میزان تلاش صرفشده برای تدوین برنامه زمانبندی و کیفیت آن، یکی از چالشهای اساسی در هر پروژه محسوب میشود.
2. عناصر کلیدی در مدیریت موفق برنامه زمانبندی
یک برنامه زمانبندی موفق نیازمند مجموعهای از اجزا و ملاحظات است. این عناصر باید بهعنوان بهترین شیوههای مدیریت زمانبندی در نظر گرفته شوند و شامل موارد زیر هستند:
1.2. الزامات قراردادی
الزامات مربوط به برنامهریزی و گزارشدهی زمانبندی در پروژههای مختلف متفاوت است. بنابراین، ضروری است که پیمانکار یک برنامه زمانبندی مطابق با الزامات قراردادی تدوین کند و کارفرما نیز بررسیهای لازم را انجام دهد تا اطمینان حاصل شود که برنامهها و بهروزرسانیهای ارائهشده مطابق با مفاد قرارداد هستند.
با رعایت الزامات قراردادی، برنامه زمانبندی بهعنوان سندی برای ثبت برنامه اولیه پیمانکار و همچنین ارائه گزارش دقیق از پیشرفت واقعی پروژه عمل میکند. این برنامه نهتنها ابزاری برای پایش و کنترل پروژه است، بلکه در صورت بروز تاخیر، تسریع یا اختلافات احتمالی، بهعنوان مرجعی معتبر برای حفظ حقوق طرفین قرارداد مورد استفاده قرار خواهد گرفت.
2.2. ساختار شکست کار (WBS)
ایجاد یک برنامه زمانبندی از شکستن فعالیتهای برنامهریزیشده پروژه به دستههای قابل تعریف و مدیریت آغاز میشود. ساختار شکست کار (WBS) چهارچوبی مشترک برای سازماندهی، برنامهریزی و کنترل کل محدوده کاری پروژه ارائه میدهد و همچنین مبنایی برای پیوند دادن فعالیتهای برنامه زمانبندی با منابع است. با تقسیم کار به طبقات WBS، برنامههای پیچیده قابل مدیریتتر میشوند (در این مقاله به نحوه ایجاد ساختار شکست کار در Primavera P6 پرداخته شده است).
در تعیین سطح جزئیات WBS باید ملاحظاتی در نظر گرفته شود تا کدنویسی بهگونهای باشد که از برنامه زمانبندی و مدیریت پروژه پشتیبانی کند و درعینحال قابلکنترل باقی بماند. مهمترین این ملاحظات عبارتاند از:
- مدت زمان فعالیتهای سطح پایین WBS نباید طولانیتر از دوره گزارشدهی قراردادی باشد. بهعنوان مثال، اگر دوره گزارشدهی پروژه ماهانه تعیین شده است، مدت زمان هر فعالیت نباید بیش از یک ماه باشد.
- امکان برآورد هزینه و مدت زمان برای هر عنصر WBS وجود داشته باشد.
- هر عنصر WBS باید دارای تاریخ شروع و پایان مشخصی باشد.
- فعالیتها باید قابل انتساب به افراد یا تیمهای مسئول باشند.
- سطح جزئیات فعالیتها باید منطقی باشد و تقسیم بیشتر کار غیرعملی باشد.
- عملکرد اجرایی فعالیتها باید قابل اندازهگیری باشد.
- بستههای کاری تعریفشده در WBS باید منحصربهفرد باشند و با یکدیگر همپوشانی نداشته باشند.
- هر سطح از WBS باید بهراحتی به سطح بالاتر قابل جمعبندی باشد.
ساختار شکست کار اساس برنامهریزی دقیق، تخصیص صحیح منابع و پایش عملکرد پروژه را فراهم میکند و درنهایت منجر به مدیریت مؤثرتر پروژه خواهد شد.
3.2. محدوده پروژه
کیفیت و دقت برنامه زمانبندی مستقیماً به سطح جزئیات اطلاعات موجود در زمان تهیه آن بستگی دارد. اگر طراحی پروژه در مرحله مفهومی، مقدماتی یا ناتمام باشد، برنامه زمانبندی مبتنی بر این اطلاعات نیز ناقص و غیرقطعی خواهد بود. بنابراین، با پیشرفت طراحی و افزایش میزان جزئیات، ضروری است که برنامه زمانبندی بهصورت دورهای بهروزرسانی شود.
برنامه زمانبندی باید تمام محدوده کاری پروژه را پوشش دهد و فعالیتها و توالیهای کاری را بر اساس ورودیهای جمعی تمامی ذینفعان، ازجمله مدیریت پروژه، تیم مهندسی، سرپرستان اجرایی، پیمانکاران اصلی و پیمانکاران جزء، منعکس کند. دریافت و ادغام نظرات و ورودیهای این افراد در برنامه زمانبندی، نهتنها از بروز تعارضات آتی در برنامه جلوگیری میکند، بلکه باعث ایجاد حس مالکیت و پذیرش جمعی در بین تیمهای اجرایی خواهد شد.
بهروزرسانی منظم برنامه زمانبندی بر اساس پیشرفت طراحی و مشارکت کلیه ذینفعان، منجر به افزایش دقت، کارایی و موفقیت اجرای پروژه خواهد شد.
4.2. منطق برنامه زمانبندی
منطق یک برنامه زمانبندی شامل مدت زمان فعالیتها، روابط متقابل میان آنها و میزان وقفه یا تعجیل در این روابط است.
معمولاً منطق برنامه زمانبندی بر اساس تجربه یک شرکت، تیم یا فرد در پروژههای مشابه تعیین میشود.
هرچند دو پروژه ممکن است مشابه باشند، اما متغیرهایی وجود دارند که آنها را متفاوت میسازند و ممکن است عملکرد پروژهها را تحت تأثیر قرار دهند. برای مثال، کارفرمایان مختلف ممکن است نیازها و خواستههای متفاوتی داشته باشند. تغییر در مکان بین دو پروژه نیز ممکن است چالشها و محدودیتهای متفاوتی ایجاد کند.
برآورد هزینه پروژه همچنین میتواند مبنایی برای تعیین مدتزمان فعالیتهای کاری باشد. بسته به سطح جزئیات برآورد، ممکن است نفر-ساعتها و حتی ترکیب گروههای کاری برای فعالیتها مشخص شود. برآورد مدتزمان فعالیتها میتواند به سادگی تقسیم کل نفر-ساعتهای برآوردشده برای یک فعالیت بر تعداد کل کارگرانی باشد که گروه کاری را تشکیل میدهند تا نفر-ساعت گروه محاسبه شود. سپس با تقسیم این مقدار بر تعداد ساعات کاری روزانه، تعداد کل روزهای کاری برآوردشده برای فعالیت به دست میآید. این مدتزمان فعالیت را میتوان برای در نظر گرفتن ناکارآمدی گروه، زمان انتظار، احتمالات و موارد مشابه تنظیم کرد. اگر برآورد هزینه شامل نفر-ساعتها باشد اما ترکیب گروه را مشخص نکند، تعداد افراد تشکیلدهنده یک گروه کاری را میتوان بر اساس تجربه برآورد کرد.
ارزیابی الزامات منطقی بین فعالیتها در یک برنامه زمانبندی شامل تعیین توالی و ایجاد انواع روابط بین فعالیتها است. هدف از توسعه منطق، برآورد دقیق انواع ارتباطات فعالیتهایی است که برای تکمیل کار بهصورت کارآمد مورد نیاز هستند. روابط متقابل بین وظایف عمدتاً بر اساس تجربه قبلی مسئول زمانبندی تعیین میشود، علاوه بر این، هرگونه الزامات یا عواملی که مختص پروژه بوده و توالی و تکمیل کار را تعیین میکنند نیز در نظر گرفته میشوند. در صورتی که منطق در برنامه زمانبندی نادرست باشد، فعالیتها خارج از توالی آغاز شده و ممکن است با تاخیر مواجه شوند.
5.2. مسیر بحرانی
پس از شناسایی فعالیتها و رسیدگی به روابط منطقی، مسیر بحرانی برنامه زمانبندی آماده ارزیابی است. مسیر بحرانی به زنجیرهای از فعالیتها در برنامه زمانبندی اطلاق میشود که کمترین شناوری کل را داشته و شامل طولانیترین توالی پیوسته فعالیتها از شروع پروژه تا تکمیل آن است. یک برنامه زمانبندی ممکن است شامل بیش از یک مسیر بحرانی باشد. نکته مهم این است که با پیشرفت پروژه، مسیر بحرانی برنامه زمانبندی میتواند تغییر کند. در یک برنامه زمانبندی دقیق، فعالیتهای مسیر بحرانی باید بهطور واقعی محدوده کاری پروژه را نمایان سازند، بهطوری که تاخیر در آنها بدون تمدید تاریخ تکمیل پروژه ممکن نباشد. اگر مسیر بحرانی شامل فعالیتهای جزئی و بیاهمیت باشد که گنجاندن آنها در مسیر بحرانی مشکوک است، در این صورت هرگونه محدودیت و منطق کنترلکننده فعالیتهای مسیر بحرانی باید دوباره ارزیابی شود تا صحت و معقول بودن مسیر بحرانی تضمین شود (در این مقاله به روشهای کلیدی برای بهبود فرایند برنامهریزی به روش مسیر بحرانی پرداخته شده است).
6.2. تخصیص و تسطیح منابع
منابع موجود در برنامههای زمانبندی معمولاً شامل نیروی کار ماهر، تجهیزات ساختی، مصالح دائمی و تجهیزات فرایندی هستند. برنامه زمانبندی با منابع تخصیص داده شده، تعداد کل منابع مورد نیاز برای تمامی فعالیتها را نشان میدهد. معمولاً، ساعتهای کاری نیروی انسانی و نیازمندیهای عمده مصالح در برنامه زمانبندی ارزیابی و پیگیری میشوند. پس از تخصیص منابع، ارزیابی انجام میشود تا تعیین شود آیا ساعتهای کاری و مقادیر مصالح دائمی میتوانند توسط پروژه تأمین شوند یا خیر. ممکن است در ابتدا نوساناتی در تقاضای منابع وجود داشته باشد که نیاز به متعادلسازی دارند. روشهای مختلفی برای متعادلسازی منابع برای یک فعالیت در برنامه زمانبندی وجود دارد. این روشها عبارتند از:
- توزیع منابع در فعالیت بهصورت متفاوت. بهعنوان مثال، تخصیص غیرخطی در ابتدای کار (بهجای تخصیص خطی)؛
- امکان شروع زودتر یا دیرتر فعالیت;
- بازبینی ارتباط منطقی فعالیت پسنیاز از «پایان-به-شروع» (FS) به «شروع-به-شروع» (SS) یا «پایان-به-پایان» (FF)، در صورتی که فعالیت پسنیاز بتواند قبل از تکمیل ۱۰۰ درصدی فعالیت قبلی آغاز شود؛
- انجام ساخت و آمادهسازی مصالح در بازههایی از پروژه که نیاز به منابع کمتری دارند؛
- بهعنوان آخرین راهکار، در نظر گرفتن تمدید مدت زمان فعالیت.
7.2. دقت برنامه زمانبندی
اینکه محدوده کاری پروژه بهطور کامل در لیست فعالیتها در برنامه زمانبندی و در ساختار شکست کار (WBS) نمایان شود، امری ضروری است. یک برنامه زمانبندی نادرست هیچگونه فایدهای برای پروژه ندارد. در کمترین حالت، زمانی که یک طرف با تهیه برنامه زمانبندی ناقص در زمان و هزینه صرفهجویی کرده است، در نهایت باید این صرفهجویی را با صرف زمان و هزینه برای اصلاح آن و احتمالاً ایجاد یک خط مبنای جدید جبران کند. در این میان، پروژه نیز متضرر میشود، زیرا ناچار است به ابزاری تکیه کند که بازتاب دقیقی از واقعیت آن ندارد.
یک برنامه زمانبندی ناقص یا نادرست مشکلات زیادی برای پروژه بهوجود میآورد. در وهله اول، پیشرفت واقعی کار ممکن است بهطور کامل مطابق با برنامه تعریفشده در برنامه زمانبندی پیش برود یا از آن تبعیت نکند. پیشرفت کار به طور مداوم خارج از توالی برنامهریزی شده انجام میشود. مسیر بحرانی برنامه زمانبندی بهطور مکرر تغییر میکند. در نتیجه، ارزیابی سلامت پروژه و امکان دستیابی به رخدادهای کلیدی قراردادی و تاریخهای تکمیل کار دشوار میشود. مشکلات و مسائل بهراحتی نمایان نمیشوند و نمیتوان آنها را پیشبینی یا در زمان مناسب به آنها واکنش نشان داد. پیشبینی و مدیریت نیازهای منابع و تجهیزات بهدلیل اشتباهات برنامه زمانبندی، که پروژه را به حالت واکنشی سوق داده است، دشوار میشود. در نهایت، بدون یک برنامه زمانبندی دقیق، انجام تحلیل تأثیر تأخیر یا شبیهسازی اثرات گزینههای مختلف برای یک تغییر پیشنهادی دشوار است (در این مقاله به درسآموختههای مهم برای تدوین برنامه زمانبندی پرداخته شده است).
8.2. توسعه و نگهداری فرایند کنترل تغییرات
عملکرد در یک پروژه نمیتواند بهطور مؤثر اندازهگیری و ارزیابی شود مگر اینکه یک برنامه زمانبندی مبنا تأییدشده باشد. علاوه بر این، تأثیر تغییرات بالقوه و تأییدشده در محدوده کاری قرارداد را نمیتوان بدون یک برنامه زمانبندی مبنای تأییدشده و یک فرایند تغییرات مشخص ارزیابی کرد.
برنامه زمانبندی مبنا در یک پروژه بهعنوان یک سند قراردادی عمل میکند که توسط تمامی طرفهای درگیر در پروژه تأیید و پذیرفته شده است. هر گونه اصلاحات، تغییرات، تنظیمات یا تغییرات باید تحت نظارت و تأیید کارفرمای پروژه قرار گیرد. فرایند انجام بهروزرسانیها و تغییرات در برنامه زمانبندی همراه با الزامات و دورههای گزارشدهی برنامه زمانبندی باید بهطور واضح در قرارداد پروژه مشخص شود.
در پروژههایی که فرایند کنترل تغییرات بهدرستی تعریف نشده یا نادیده گرفته میشود، برنامه زمانبندی به سندی بیارزش تبدیل میشود که جز برآورده کردن حداقل الزامات تحویل پروژه، فایده یا کاربرد چندانی ندارد.
بدون مقررات تغییر، ثبت دقیق محدوده کاری که ابتدا برنامهریزی شده و محدودۀ کاری که واقعاً در پروژه تکمیل شده، ناقص خواهد بود. بنابراین، برنامه زمانبندی نمیتواند بهراحتی بهعنوان مبنای مستند برای حل مسائل یا اختلافات پروژه مورد استفاده قرار گیرد.
جمعبندی تکنیکهای کلیدی بهینهسازی برنامه زمانبندی پروژه
در نتیجه، موفقیت مدیریت برنامه زمانبندی در یک پروژه وابسته به اطلاعات دقیق و یک فرایند برنامهریزی متعهدانه است. با این حال، تعدادی دیگر از عناصر مهم نیز برای پشتیبانی از یک برنامه زمانبندی کارآمد ضروری هستند. بسیاری از پروژهها، اگرچه بهطور خوب برنامهریزی شدهاند، به دلیل توجه ناکافی به تلاشهای زمانبندی شکست میخورند. نسبت به برنامهریزی و زمانبندی، باید توجه کافی به موارد زیر معطوف شود:
- تعریف مناسب فعالیتهای برنامه زمانبندی، توالیها و منطق ارتباطی بین فعالیتها؛
- شناسایی کافی بستههای کاری در ساختار شکست کار (WBS)؛
- برآورد دقیق مدت زمان فعالیتها؛
- جزئیات کافی در برنامه زمانبندی برای پشتیبانی کامل از محدوده پروژه؛
- فرایندهای کنترل تغییرات و بهروزرسانی پیشرفت برنامه زمانبندی مشخص شده؛
- بهروزرسانی و گزارشدهی بهموقع برنامه زمانبندی؛
- توزیع و ارتباط باز اطلاعات دقیق برنامه زمانبندی با تمام طرفها.
تلاشها و منابعی که برای پشتیبانی از برنامه زمانبندی در یک پروژه اختصاص داده میشود باید کافی و در عین حال معقول باشند تا نیازهای پروژه را برآورده کنند. یک برنامه زمانبندی که بیش از حد پیچیده و نگهداری آن دشوار باشد، به اندازه برنامهای که بسیار ساده و فاقد تعهد و پشتیبانی لازم است، احتمال شکست دارد. برنامههای زمانبندی موفق ویژگیهایی چون منابع کافی و باتجربه، پشتیبانی مستمر و ساختاری قابل مدیریت دارند که تضمینکننده کارآمدی آنها است.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. برنامه زمانبندی پروژه چیست و چه اهمیتی دارد؟
2. چگونه مسیر بحرانی در برنامه زمانبندی پروژه شناسایی میشود؟
3. ساختار شکست کار (WBS) چیست و چه نقشی در برنامه زمانبندی دارد؟
4. بهترین روشهای تخصیص و تسطیح منابع در برنامه زمانبندی پروژه کداماند؟
جایگاه این مبانی در موسسه ACEMI
در نقشه راه جامع مدیریت ساخت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور، در سطح مهارتهای سخت دورهای با عنوان فرایند یکپارچه برنامهریزی، زمانبندی، ارزیابی و کنترل پروژه ارائه شده است که بهصورت کامل و کاربردی فرایندهای برنامهریزی، بررسی و کنترل پروژه آموزش داده خواهد شد. علاوه بر این دوره، دورههای نرمافزاری نیز ازجمله آموزش نرمافزار Microsoft Project در مدیریت پروژه و آموزش نرمافزار Primavera P6 در مدیریت پروژه برای متخصصان برنامهریزی و زمانبندی در نقشه راه موسسه در نظر گرفته شده است. همچنین به جهت آشنایی با سایر دورهها و تاریخ برگزاری آنها میتوانید به بخش تقویم آموزشی موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور مراجعه نمایید.
[1] long-intl.com/Key Elements for Successful Schedule Management.
