در صنعت ساخت، ادعاها یکی از مهمترین چالشهایی هستند که کارفرمایان و پیمانکاران با آن مواجه میشوند. ادعاها نهتنها به مشکلات مالی منجر میشوند، بلکه میتوانند تاثیرات مخربی بر زمانبندی پروژه و روابط میان طرفین داشته باشند. این مقاله بر راهکارهای اجتناب از ادعا از دیدگاه کارفرمایان متمرکز است، اما پیمانکاران نیز میتوانند از آن بهره ببرند تا در تمامی مراحل پروژه، از مناقصه تا خاتمه، از بروز ادعاها جلوگیری کنند. باوجود افزایش رقابت در مناقصات و فشارهای اقتصادی، این سوال پیش میآید: آیا اجتناب از ادعا در پروژههای ساخت واقعاً ممکن است؟ در ادامه این مقاله، راهکارهایی برای پیشگیری از ادعاها در تمامی مراحل یک پروژه ساخت ارائه خواهد شد و تلاش میشود تا به این پرسش چالشی پاسخ داده شود.
این مقاله به بررسی راهکارهای اجتناب از ادعا در تمام مراحل پروژه میپردازد ازجمله:
- پیش از مناقصه
- مناقصه
- ابلاغ قرارداد
- ساخت
- خاتمه قرارداد
اقداماتی که مشترکاً در تمامی مراحل فوق موجب اجتناب از ادعاها میشوند عبارتاند از:
- رفتارهای کارفرما - برخورد مناسب و بهموقع
- اشراف به قرارداد
- مستندسازی دقیق مدارک
1. ادعا چیست؟
ادعا، درخواستی برای جبران خسارت مالی یا تمدید مدت قرارداد است و نباید با تغییراتی که بهصورت کتبی درخواست، مذاکره، توافق یا در اصلاحات قرارداد منعکس شدهاند اشتباه گرفته شود (در مقاله ادعاهای ناشی از کاهش بهرهوری یا تصدیع (Disruption) به بررسی یک نوع از ادعاهای جبران خسارت مالی پرداختهایم).
2. چرا اجتناب از ادعا مهم است؟
از دلایل اهمیت اجتناب از ادعاها برای کافرمایان علاوه بر تاثیرات مالی ادعاها می توان به موارد زیر نیز اشاره نمود:
- تاثیرات احتمالی آنها بر برنامه زمانبندی پروژه.
- افزایش احتمال تبدیلشدن ادعاهای کوچک به اختلافات رسمی (منظور از اختلافات رسمی، اختلافاتی میباشد که برای حلوفصل آنها نیاز به عواملی فراتر از سطح پروژه میباشد؛ مانند مراجعه به دادگاه).
- تاثیرات مخرب بر روابط دوستانه طرفین که اغلب منجر به تبدیل مسائل روزمره به ادعاها یا اختلافات رسمی میشود.
- عدم حلوفصل بهموقع ادعاها تاثیرات مخربی بر وضعیت مالی و ظرفیتهای پیمانکار خواهد گذاشت.
علیرغم تمامی دلایل مطرح شده، دائماً با افزایش ادعاها در صنعت ساخت مواجهیم که این امر ناشی از افزایش رقابت در مناقصهها (به مقاله غیرمتوازن کردن پیشنهاد مناقصه (Unbalanced Bidding) توسط پیمانکار رجوع شود) و ضعف سازمانهای کارفرمایی است.
در مقاله ۱۴ اقدام مهم کارفرما برای کاهش ادعا (Claim) و اختلاف (Dispute) در پروژه به بررسی مهمترین اقدامات کارفرما در راستای پیشگیری از ادعاها پرداختهایم.
3. چه عواملی باعث بروز ادعا میشود؟
ادعاها تا حد زیادی به اقدامات قبل از اجرای قرارداد وابسته هستند. از جمله عواملی که در مرحله پیش از اجرای قرارداد باعث ادعا میشوند عبارتاند از:
- عدم شفافیت کارفرما در تعیین اهداف استراتژیک سازمان (Strategic Business Outcomes یا SBOs) و الزامات پروژه (Owner’s Project Requirements یا OPR).
- اتخاذ فرایندهای ضعیف جهت تصمیمگیری و عدم شفافیت در نقشها و مسئولیتها.
- تعامل ناکافی کارفرما با پیمانکاران و مناقصهگران که منجر به انتقال اطلاعات ناقص میشود.
- انتظارات غیرواقعی کارفرما در مورد زمانبندی پروژه.
- محدودیتهای بیش از حد در روشها و ابزارهایی که در اختیار پیمانکار قرار دارد.
- تنظیم ناعادلانه قرارداد.
- اتخاذ فرایندی که به مناقصهگرانی که صلاحیت کافی برای پروژه و زمان تعیینشده ندارند، اجازه مشارکت میدهد.
- عدم دقت در بررسی پیشنهادات مناقصه.
- مستندسازی نامناسب در مرحله پیش از قرارداد.
و...
4. مهمترین منابع ادعاهای صنعت ساخت
هیچ فهرست کاملی از منابع ادعاهای صنعت ساخت در دسترس نیست، اما برخی از دلایل مکرر شامل موارد زیر است:
- ارائه اطلاعات ناقص در مناقصه
- کیفیت پایین نقشهها و مشخصات فنی
- تغییرات در محدوده کار
- تغییرات در روشها و ابزارها
- تفاوت در وضعیت فیزیکی کارگاه (در مقاله تفاوت در وضعیت فیزیکی کارگاه (Differing Site Condition) به این موضوع پرداخته شده).
- عدم اتخاذ فرایند درخواست اطلاعات (Request for Information یا RFI) جهت پاسخ کامل و بهموقع به سوالات طراحی (در مقاله ۱۹ ادعای اصلی در قراردادهای پیمانکاری به این فرایند اشاره شده است).
- کار همزمان در یک مکان توسط تیمهای کاری مختلف
- تجهیزات و مصالح معیوب یا دیر فراهمشده توسط کارفرما
- تسریع اعتباری (در مقاله انواع تسریع (Acceleration) و موارد قابل ادعای آن در پروژه به این موضوع اشاره شده است).
5. مدیریت ادعا در مرحله پیش از مناقصه
قبل از اشاره به نحوه پیشگیری از ادعاها در این مرحله باید با این مرحله بیشتر آشنا شویم، این مرحله معمولاً شامل فعالیتهای زیر است:
- مشخصشدن اهداف استراتژیک سازمان (SBOs)
- کمیل بودن الزامات پروژه (OPRs)
- معقول بودن الزامات و محدودیتها
مرحله پیش از مناقصه بیشترین امکان برای اجتناب از ادعاها را فراهم مینماید این مرحله را میتوان بهعنوان مرحله واکسینه کردن پروژه در برابر ادعاها در نظر گرفت.
برخی از فعالیتهایی که در این مرحله به اجتناب از ادعاها کمک میکنند عبارتاند از:
- تدوین بیانیه مکتوب اهداف استراتژیک سازمان (SBOs) که باید از طریق اجرای پروژه و قرارداد مشخص به آنها دستیافت یا از آنها پشتیبانی کرد.
- توسعه یک برنامه یکپارچه پروژه که فعالیتها و ارتباطات کارفرما و پیمانکار را بازتاب دهد.
- شناسایی طرفی که بهترین توانایی در مدیریت ریسک را دارد و انتخاب رویکردهای منطقی برای تقسیم و مدیریت ریسک.
- شناسایی هر گونه نقص در اطلاعات موردنیاز مناقصهگران و گردآوری تمامی اطلاعات موجود و موردنیاز در طول مرحله مناقصه.
- تکمیل لیست الزامات پروژه (OPRs) و بازبینی آن برای تایید تطابق آن با اهداف پروژه.
- تعیین معیارهای پیش صلاحیتسنجی مناقصهگران برای نهاییسازی لیست مناقصهگران بر اساس شرکتهای واجد شرایط.
- تعیین روشهای اندازهگیری کیفیت، پیشرفت و گزارشدهی.
- تعیین ابزار و الزامات برای مستندسازی مدارک، برای مثال استفاده از مدلهای BIM در مدیریت تاسیسات.
مرحله پیش از مناقصه بهترین فرصت برای جلوگیری از ادعاها است. متاسفانه، این تلاشها اغلب به اندازه کافی مورد توجه قرار نمیگیرند و استراتژی "اقدام آهسته اما حساب شده به جای اقدام سریع" اغلب نادیده گرفته میشود.
شکل 1. مقایسه ریسک و هزینه ناشی از کاهش ادعاها در مراحل مختلف پروژه
6. مدیریت ادعا در مرحله مناقصه
برگزاری مناقصات باکیفیت بالا، اولین گام در مرحله مناقصه است. کارفرمایان ممکن است از یک فرایند دومرحلهای یا بیشتر استفاده کنند، جایی که در گام اول پیش صلاحیت مناقصهگران برای تهیه یک لیست کوتاه از شرکتهای واجد شرایط مورد بررسی قرار میگیرد و در گام بعدی مناقصه بر اساس کمترین قیمت برگزار میشود این دو گام منجر میشود تا از مناقصات باکیفیت بالا، دارای صلاحیت فنی و باقیمت رقابتی اطمینان حاصل شود. به یاد داشته باشید که تمرکز صرف بر کمترین قیمت میتواند باعث برندهشدن پیمانکارانی با استراتژی" برندهشدن باقیمت پایین و ادعاکردن" میگردد.
استراتژیهای اجتناب از ادعا در این مرحله شامل موارد زیر است:
- اطلاعات کاملی در اختیار مناقصهگران قرار گیرد.
- شناسایی نقصهای اطلاعاتی یا محدودههایی که در ارزیابی کارفرما از میزان عدم قطعیت بالایی برخوردار هستند.
- بازدید از سایت یا بررسی شرایط کارگاه از نزدیک.
- پاسخ کامل و بهموقع به سوالات مناقصهگران (پاسخهای دقیقه آخری ارزش محدودی دارند و ممکن است منجر به افزایش قیمتگذاری پیمانکار شوند).
- بررسی ریسکهای شناسایی شده کارفرما که ممکن است بر پروژه و قرارداد تاثیر بگذارد. این فرایند ریسکها و مسئولیتهای طرفین در قبال آن را مشخص میکند.
- تعیین تکلیف فرایندهای ادعا، ازجمله فرایند اطلاعرسانی، تعیین مهلتهای زمانی، فرایند پاسخ به ابهامات پیمانکار و فرایندهای مربوط به اختلافات.
- مقررات مربوط به پرداخت باید به طور واضح و منصفانه تعیین شود.
- بررسی سایر الزامات مطرح شده در مرحله پیش از مناقصه (گزارشدهی، مستندسازی).
- تدوین گزارشی از مذاکرات (از جمله شفافیت در نحوه مدیریت و بهروزرسانی برنامه زمانبندی پروژه و تعیین مالکیت شناوری پروژه) که توسط کارفرما و پیمانکار در کنار قرارداد امضا میشود.
مانند مرحله پیش از مناقصه، مرحله مناقصه نیز به طور قابلتوجهی در پیشگیری از ادعاها تاثیرگذار است.
7. مدیریت ادعا در مرحله ابلاغ قرارداد
پس از مرحله مناقصه و ارزیابی پیشنهادات و اعلام برنده، نوبت به ابلاغ قرارداد میرسد. در این مرحله، ضروری است که هیچگونه ابهامی در مورد کارهای قابلانجام وجود نداشته باشد. علاوه بر متن قرارداد، توجه ویژهای به ضمائم آن، تاییدیههای خارجی، پروندههای مرتبط با اجرای قرارداد و هرگونه مدارک مالی یا ضمانتنامههایی که از پیمانکار درخواست میشود، باید صورت گیرد. معمولاً زمانبندیهای مربوط به این موارد در الزامات قرارداد مشخص میشود. عدم تحقق این تعهدات اولیه میتواند زمینهساز بروز ادعاها و اختلافات باشد.
یکی از موارد موجود در قرارداد که اغلب پایهای برای ادعای اولیه ایجاد میکند، تاخیر در صدور ابلاغ شروع کار (Notice to Proceed یا NTP) است. پس از مذاکرات قراردادی، تاریخ NTP باید یا به طور مستقیم در قرارداد ذکر شود (برای مثال، 1 مهر 1403) یا بهصورت تعداد روزهای مشخص پس از ابلاغ قرارداد تعیین شود (برای مثال 30 روز پس از ابلاغ قرارداد). تاخیر در صدور NTP میتواند منجر به ادعاهای قابلتوجه در قرارداد شود.
در قراردادها بهتر است نرخ حساب امانی برای مناقصهگران تعیین شود تا در تمامی شرایط، از جمله زمانی که توافق بر سر مبلغ مقطوع یا نرخ واحد به دست نمیآید، امکان کنترل و مدیریت بهخوبی فراهم شود.
کارفرما و پیمانکار باید قرارداد را به طور منصفانه و با اشراف بر کلیات توافق تفسیر کنند. کارفرمایان باید توجه داشته باشند که هرگونه ابهام موجود در قرارداد همیشه به ضرر نویسنده قرارداد است.
8. مدیریت ادعا در مرحله ساخت
در طول اجرای پروژه، ادعاها ممکن است ناشی از عوامل مختلفی باشند. دلایل منجر به این ادعاها در بخشهای قبلی مطرح گردیدند. در این مرحله، اجتناب از ادعاها وابستگی زیادی بهدقت کارفرما در بازرسی فرایندها، مستندسازی و بررسی الزامات قراردادی دارد. برخی از مثالهای این الزامات عبارتاند از:
- گزارشدهی شفاف از بازرسی کیفیت، بهرهوری و فرایند کار در زمانهای مقرر.
- پیگیری و پاسخدهی بهموقع به درخواستهای اطلاعات (RFIs).
- رسیدگی بهموقع به دستورات تغییر (مراجعه شود به مقاله تغییر اعتباری (Constructive Change)، ادعای پرهزینه پیمانکار).
- توضیح بهموقع پیمانکار درباره کارهای اضافی یا زمان اضافی، چه قابلجبران باشد چه نباشد. پیمانکاری که با مشکل مواجه است، اولین نشانگر ادعاهای آینده است.
- پیگیری تعهدات برنامهریزی و زمانبندی، با ثبت هرگونه تاخیر از طرف کارفرما یا پیمانکار. هرگونه اختلافنظر در این ارزیابیها باید در همان زمان مذاکره و حلوفصل گردد.
- بایگانی دقیق اسناد و مدارک.
جدول 1 نمونه اسناد و مدارک که باید بهموقع تکمیل و صادر شوند را نشان میدهد.
جدول 1. نمونه اسناد و مدارک که باید بهموقع تکمیل و صادر شوند.
توصیه میشود کارفرما که به طور رسمی و دراسرعوقت پیمانکار را از ناتوانی در انجام تعهدات قراردادی مطلع کند. این اطلاعرسانی باید بهصورت کتبی تایید شود و تمام جزئیات مربوطه را شامل شود. در طول اجرای قرارداد، مشکلات و چالشهایی برای هر دو طرف پیش میآید که اجتنابناپذیر است. ارتباط سریع، شفاف و حلوفصل بهموقع این مشکلات اهمیت حیاتی دارد؛ در غیر این صورت، ادعاهایی شکل میگیرد که باگذشت زمان شدت و پیچیدگی بیشتری پیدا میکنند. به یاد داشته باشید که "تاخیر و انکار" استراتژی کارآمدی نخواهد بود.
همچنین ضروری است که خلاصه قرارداد تایید شده و دستورالعملهای شفاف درباره مسئولیتها، سطوح تایید و فرایندهای مرتبط با تایید یا تغییرات قرارداد در اختیار اعضای تیم پروژه کارفرما قرار گیرد. هرگونه دستور تغییر نیز باید صرفاً بهصورت کتبی ارائه و مستند شود تا از هرگونه ابهام یا سوءتفاهم جلوگیری شود.
هرگونه تاییدیه موردنیاز در خصوص روشها و شیوهها نباید به طور غیرمنطقی به تاخیر بیفتد. وادارکردن پیمانکار به استفاده از روشها و شیوههای جایگزین معمولاً تلاشهای پیشگیرانهای که پیش از انعقاد قرارداد انجام شده را تضعیف کرده و بیاثر میکند.
ایجاد نمودارهای جریان خاص برای پروژه که نحوه مدیریت فرایند تصمیمگیری، فرایند ارسال مدارک و فرایند دستور تغییر کار توسط هر یک از اعضای تیم پروژه را نشان میدهد، بسیار مفید است. این نمودارها بهوضوح مسیرها و مسئولیتهای هر عضو تیم را مشخص کرده و به بهبود هماهنگی و جلوگیری از سوءتفاهم کمک میکند.
هنگامی که ادعایی مطرح میشود، مدارک مرتبط باید برای بررسی جمعآوری شوند. نامهها و یادداشتهای به پرونده که مدتها پس از رویداد تغییر نوشته شدهاند، ارزش و قانعکنندگی کمتری نسبت به مستندات و مکاتبات در زمان وقوع رویداد دارند. ارتباطات کارفرما در طول پروژه باید بهگونهای تنظیم شوند که نهتنها تغییرات ناخواسته در الزامات قرارداد ایجاد نکنند، بلکه زمینهای برای حمایت پیمانکار در ادعاهای احتمالی آینده فراهم نیاورند. اسنادی که در یک مرحله از پروژه تهیه میشوند، ممکن است در مراحل بعدی اهمیت بیشتری پیدا کنند، بنابراین دقت و شفافیت در تنظیم آنها بسیار ضروری است.
9. مدیریت ادعا در مرحله خاتمه قرارداد
مرحله خاتمه قرارداد بر تایید اتمام رضایتبخش کارها مطابق با قرارداد تمرکز دارد. فرایندهای این مرحله باید به تایید پیمانکار برسد که کارها (به طور کامل یا جزئی) به اتمام رسیده و کارفرما آنها را پذیرفته است. همچنین در این مرحله ضمانتها یا گارانتیهای پس از تکمیل مرحله ساخت باید مطابق با الزامات قرارداد ارائه گردند.
تحویل نهایی و پذیرش کار ممکن است به حلوفصل ادعاهای باقیمانده و مبالغی که قبلاً برای کارهای تکمیلشده تایید شدهاند، مشروط باشد. باید دقت شود که پذیرش یا عدمپذیرش کارهای تایید شده باعث پیامدهای ناخواسته از جمله بروز ادعاهای جدید نگردد.
تایید پرداختها توسط کارفرما باید یک فرایند ساده باشد که امکان پرداخت سریع را فراهم کند و یک حوزه مورد اختلاف رایج را از بین ببرد.
جلوگیری از ادعاها در این مرحله شامل:
- بازرسی و تهیه چکلیست برای هر بخش از پروژه به منظور اطمینان از اینکه کارها مطابق با قرارداد تکمیل شدهاند. پیمانکار باید تایید کند که این چکلیستها با الزامات قرارداد مطابقت داشته باشد.
- دریافت ضمانت تمامی مصالح و تجهیزات و تایید اینکه ضمانتها مطابق با الزامات قرارداد هستند.
- ارزیابی عملکرد تمامی تجهیزات و سیستمها و یادداشتبرداری از تمامی نقصها.
- اطمینان از کامل بودن مستندات و رویههای کتبی در مرحله بهرهبرداری.
- بررسی، تأیید و پذیرش نقشههای اجرایی (as-built) که شامل تمامی انحرافات و تغییرات از نقشهها و مشخصات قراردادی است.
- دریافت ضمانتنامهها، گارانتیها و تعهدات کتبی مورد نیاز قرارداد.
- حل و فصل هرگونه ادعای باقیمانده.
- انجام هرگونه تنظیمات لازم در مبالغ قرارداد، از جمله کسرها و محاسبه جریمههای تاخیر و پاداشهای کسبشده.
- دریافت نامه تسویه کامل از پیمانکار.
10. مدیریت ادعا پس از خاتمه قرارداد
ادعاهای پس از خاتمه قرارداد باید محدود به ضمانتها و گارانتیهایی باشد که توسط پیمانکار ارائه شده است، اما ممکن است به دلیل ضعف کارفرما در رعایت الزامات قراردادی مرتبط با این ضمانتها و گارانتیها نیز ایجاد شود. بهاینترتیب، ادعاها در این مرحله میتوانند دوطرفه باشند (پیمانکار به کارفرما و کارفرما به پیمانکار).
جمعبندی مدیریت ادعا: پیشگیری از بروز ادعاها (از دید کارفرمایان)
اجتناب از ادعاها از مرحله پیش از مناقصه آغاز میشود. تا زمانی که قرارداد امضا میشود، بخش عمدهای از پیشگیری از ادعاها در پروژه انجام شده است. بررسی اسناد مناقصه برای اطمینان از نبود ابهامات و تناقضات، یکی از منابع اصلی ادعاها را برطرف میکند. اسناد قراردادی که شامل ابهامات، تناقضات و تعارضات باشند، حلوفصل ادعاهای احتمالی را دشوار میکنند و غالباً این موارد را به فرایند ادعاهای رسمی و حتی به مرحله حل اختلاف میکشانند. مدیریت تمامی اسناد و مدارک پروژه، بخش مهمی از جلوگیری از ادعاها است.
به کارفرمایان توصیه میشود در مرحله پیش از مناقصه سرمایهگذاریهای لازم را انجام دهند. گاهی بهتر است که " اقدام آهسته اما حساب شده انجام داد بهجای اقدام سریع."
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. چرا اجتناب از ادعا مهم است؟
2. چه عواملی باعث بروز ادعا میشوند؟
3. مهمترین منابع ادعاهای صنعت ساخت چیست؟
4. مدیریت ادعا در کدام یک از مراحل پروژه نقش کلیدیتری دارد؟
جایگاه مبانی ارائه شده درآموزشهای موسسه ACEMI
در نقشه راه جامع مدیریت ساخت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور، دورهای در سطح مهارتهای سخت با عنوان مدیریت ادعا (کلیم) و اختلافات در طول چرخه حیات پروژه ارائه شده است که بهصورت کامل و جامع به آموزش فرایندهای اجتناب از ادعاها و حل اختلافات میپردازد. قابلذکر است موسسه ACEMI اولین موسسه تخصصی مدیریت ساخت در ایران است که فرآیند مدیریت ادعا را بر اساس اصول بینالملل و به شکلی کاملا ساختاریافته با مبانی مدیریت پروژه در کشور ارائه مینماید. کلیه آموزشها در موسسه به نحوی ارائه میشوند که بهصورت اجرایی قابلیت پیادهسازی آنها در پروژهها وجود داشته باشد. به جهت مشاهده تاریخ و نحوه برگزاری تمامی دورهها میتوانید به بخش تقویم آموزشی مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور مراجعه نمایید.
[1] Claims Avoidance from An Owner’s Perspective; Bob Prieto.
