تغییر (Change) بخش جداییناپذیر از پروژههای ساخت است و بسیاری از پروژههای ساخت به دلیل عدم مدیریت مناسب تغییرات پروژه، به اختلاف رسیده و یا حتی شکست میخورند. در واقع، به دلیل وجود ریسکهای زیاد در صنعت ساخت، اغلب پروژههای ساخت تغییراتی را نسبت به توافق اولیه در زمان عقد قرارداد تجربه خواهند کرد که برای جلوگیری از اختلاف و شکست پروژه، باید به شکل صحیحی مدیریت شوند. به همین دلیل، در این مقاله علاوه بر تعریف استاندارد دستور تغییر (Change Order)، دلایل ایجاد دستور تغییر، فرایند مدیریت دستور تغییر و نحوه رسیدگی به ادعاهای ناشی از دستور تغییر، مواردی را طرح نمودهایم که بسیاری از متخصصان در کشورمان از آن آگاه نیستند و عدم توجه به آنها پروژه را به شکست میکشاند.
1. تعریف دستور تغییر (Change Order)
دستور تغییر یکی از بنیادیترین ابزارها در قراردادهای ساخت است که به منظور اصلاح این قراردادها استفاده میشود. موسسه معماران آمریکا (AIA)، دستور تغییر را در قرارداد همسان A-201، به شکل زیر تعریف میکند:
دستور تغییر سندی مکتوب است که توسط مهندس مشاور تهیه میشود و در حالی به امضای کارفرما، پیمانکار و مهندس مشاور میرسد که توافقشان را در تمامی این سه مورد بیان میکند: (1) تغییر در کار؛ (2) میزان تعدیل در رقم قرارداد که ممکن است منجر به تغییر مبلغ کل پیمان شود؛ و (3) میزان تعدیل در زمان قرارداد که ممکن است باعث تمدید زمانی و تغییر زمان قرارداد شود.
این موضوع در قراردادهای همسان داخلی، از جمله قرارداد طرح و ساخت صنعتی نیز وجود دارد و بر اساس این قرارداد از نوع گروه اول، دستور تغییر در بند 1-27 به شکل زیر تعریف شده است:
«دستور تغییر کار»، سندی است که افزایش، کاهش و یا تغییر کار و تغییرات در مدت و مبلغ پیمان ناشی از آنها، در آن درج شده است و به امضای کارفرما و پیمانکار میرسد.
در 2 تعریف مشابه فوق، 2 نکته بسیار کلیدی وجود دارد:
1. دستور تغییر یک "توافق" است! توافقی که بین طرفین قراردادی ایجاد شده و نیازی به رسیدگی بیشتر جهت حصول به توافق نیست. توافقی که به قرارداد اضافه شده و اکنون بخشی از قرارداد است. پس اگر هنوز به توافق نرسیدهاید، دستور تغییری وجود ندارد و باید به دنبال حالتهای دیگری از جمله، تغییرات ابلاغی (Directive Changes)، تغییرات اعتباری (Constructive Changes)، تغییرات جزئی (Minor Changes) و تغییرات کاردینال (Cardinal Changes) در این فرایند باشید.
2. دستور تغییر باید شامل تغییرات زمانی و هزینهای نیز باشد. در صورتی که دستور تغییر باعث تعدیل زمان قرارداد شود، باید این موارد در این سند ذکر گردند. اما سوال اینجاست که چگونه میتوان تغییرات زمانی در این سند را مشخص نمود؟ موضوعی که استفاده از تحلیل تاخیرات آیندهنگر (Prospective Delay Analysis) را در پروژه الزامآور میکند، اما بسیاری ازکارفرمایان، مشاوران، پیمانکاران و متخصصان از اهمیت این ماده و موارد مستتر در آن آگاه نیستند! این موضوع نیازمند داشتن ساختار اصولی برای بهروزرسانی برنامه زمانبندی است که به ساختار تحلیل تاخیرات و مدیریت ادعا متصل گردد و با توجه به شرایط اعلان کتبی برای ادعا که در قرارداد همسان طرحوساخت و بسیاری از قراردادهای بینالمللی وجود دارد، عدم وجود این ساختار میتواند منجر به رد بسیاری از ادعاها شود.
2. دلایل ایجاد دستور تغییر
برخی تصور میکنند که دستور تغییر تنها در زمان بروز اشتباه رخ میدهد و هر زمان با دستور تغییر مواجه هستیم، یعنی اشتباهی صورت گرفته است؛ اما این یک باور اشتباه است! در واقع، اشتباهات را نمیتوان دلیل اصلی دستور تغییر دانست و ممکن است دستور تغییر و بسیاری از تغییرات قراردادی به جهت عواملی خارج از قصور طرفین قراردادی رخ دهد. برخی از این موارد عبارتند از:
- تغییرات کارفرما در پروژه
- شرایط پیشبینینشده
- تاخیرات ناشی از وضعیت آبوهوا
- مسائل قراردادی
- تفاوت در وضعیت فیزیکی کارگاه
- اعتصاب کارگران
- جنگ
- آتشسوزی
- سایر مواردی که هیچیک از طرفین قراردادی در آن نقش ندارند.
البته گاهی اوقات ممکن است دستور تغییر ناشی از خطا یا قصور مشاور در پروژه باشد. این موضوع درست است که مشاوران تدوین اسناد را به شکلی کاملا بینقص تضمین نمیکنند، اما انتظار میرود، مشاوران میزان احتیاط لازم (Standard of Care) را برای کاهش خطا یا قصور در نظر بگیرند.
در مواردی که قصور یا کوتاهی مشاور به ارزش پروژه میافزاید و کارفرما هزینه کار حذف شده را پرداخت نمیکند، مسئول چنین هزینههایی خود کارفرما است. اما در مواردی که خطایی وجود دارد که ارزشی به پروژه نمیافزاید یا هزینه به کار موردنظر تحمیل میکند، باید مشخص شود که آیا مشاور در میزان احتیاط لازم (Standard of Care) کوتاهی کرده است و یا خیر.
3. فرایند دستور تغییر
فرایند دستور تغییر ممکن است بر اساس توافق عوامل قرارداد به شکلهای مختلفی انجام شود. اما معمولاً فرایند دستور تغییر شامل 5 گام زیر است:
الف) درخواست طرح پیشنهادی (Proposal Request):
این درخواست توسط مشاور/طراح به نمایندگی از کارفرما و عموما به 2 دلیل برای پیمانکار صادر میگردد:
1. پیمانکاری که درخواست ارائه طرح پیشنهادی برای تغییر یا اصلاح در محدوده قرارداد را دارد.
2. به دلیل ارزیابی هزینه تغییری که هنوز نهایی نشده (تغییری که در شرف تصمیمگیری است یا جهت انجام مناسب کار به آن نیاز است).
ب) دستورالعملهای تکمیلی مشاور/طراح (Architect’s Supplemental Instructions یا ASI):
این دستورالعملها که توسط مشاور/طراح به پیمانکار ابلاغ میشوند، عموما در 2 دسته قرار میگیرند:
1. اطلاعات تکمیلی درباره کاری که در محدوده اسناد قرارداد قرار دارد.
2. اطلاعات تکمیلی که باعث ایجاد تغییرات جزئی در کار به شکلی میشوند که از نظر مشاور/طراح، منجر به تعدیل مبلغ یا زمان قرارداد نمیگردند. این بخش عموما منجر به تغییرات جزئی (Minor Changes) میشود که ابعاد قراردادی آن باید مشخص شوند و در قراردادهایتان فرایند مشخصی برای مدیریت آن داشته باشید.
ج) تغییر ابلاغی ساخت (Construction Change Directive یا CCD):
این تغییر ابلاغی، پیمانکار را ملزم میکند تا فوراً کار اضافی را شروع کند و یا تغییر موردنظر در کار فعلی را اعمال کند. تغییر ابلاغی ساخت ممکن است در مواردی استفاده شود که کارفرما و پیمانکار در مورد هزینه یا زمان قرارداد در ارتباط با تغییر پیشنهادی به توافق نرسیده باشند و یا برای مدیریت تغییرات اگر کار بهسرعت اجرا نشود، ممکن است پروژه را به تاخیر بیندازد. بااینحال، درک این نکته مهم است که اگرچه تغییر ابلاغی ساخت به شکل دستوری صادر میشود و به نوعی پیمانکار را ملزم به انجام آن کار میکند، اما اصلاحات محدوده، هزینه و زمان همچنان باید به قرارداد توسط دستور تغییر اعمال شوند. در واقع، در این مرحله هنوز دستور تغییری وجود ندارد و اگر پیمانکار و کارفرما بر سر این موارد در آینده توافق نکنند، فرآیند دیگری در جهت مدیریت ادعا باید طی شود و فرآیند تغییر به فرآیند ادعا وارد میشود. مواردی که برای آن ساختار مشخص و بسیار مناسبی وجود دارد و باید فرا گرفته شود.
د) درخواست اطلاعات (Request for Information یا RFI):
این درخواست زمانی رخ میدهد که از سوی مهندس مشاور/طراح یا پیمانکار نیاز به اطلاعات بیشتری وجود دارد. ممکن است RFI منجر به دستور تغییر شود که در این زمان باید فرایند مشخصی بین درخواست اطلاعات (RFI) و دستور تغییر وجود داشته باشد. فرآیندی که به شکل مناسبی وجود دارد و متخصصان باید آن را فرا گیرند.
ه) درخواست برای دستور تغییر (Request for Change Order):
درخواست دستور تغییر (Change Order Request)، طرح پیشنهادی است که توسط پیمانکار و به دلیل هر کدام از موارد زیر صادر میشود:
1. به جهت ادعایی که توسط پیمانکار شروع شده است.
2. به منظور پاسخ به درخواست طرح پیشنهادی (Proposal Request)، درخواست اطلاعات (RFI) یا دستورالعملهای تکمیلی مشاور/طراح (ASI) که از نگاه پیمانکار، این RFI یا ASI منجر به تغییر محدوده قرارداد میشود.
4. نحوه بررسی اثر زمان و هزینه در زمان وجود دستور تغییر
مورد بسیار مهم در فرایند دستور تغییر، تعیین اثر زمان و هزینه ناشی از دستور تغییر است. معمولا مشاور/طراح ملزم به انجام برآورد تفصیلی در شرایط وجود دستور تغییر نیست، مگر آنکه توافق دیگری بین کارفرما و مشاور/طراح صورت گیرد. اما مشاور/طراح باید اطمینان حاصل کند که هزینههای اعلام شده مناسب بوده و مقادیر نیز صحیح هستند. مشاور/طراح باید اثر زمانی را نیز بررسی کنند و اطمینان حاصل کنند که تحلیلهای زمانی ارائه شده شرایط واقعی را نشان میدهند. البته اغلب مشاوران در این زمینه تجربه کافی ندارند و پیشنهاد میشود در این زمان کارفرما از مدیر ساخت کارگزار (CMA) به جهت بررسی تحلیلهای زمانی بهره گیرد. در زمان بررسی اثر زمانی و هزینهای موارد متعددی وجود دارد که برخی از آنها عبارتند از:
- آیا هزینههای ارائه شده معقول است؟
- آیا مقادیر ارائه شده صحیح است؟
- هزینههای ارائه شده بر اساس قرارداد، مجاز محسوب میشود؟
- آیا تغییر پیشنهادی بر روی مسیر بحرانی برنامه زمانبندی تأثیر میگذارد؟
- آیا پیمانکار میتواند با تعدیل سایر فعالیتها تاخیرات را کاهش دهد؟
- آیا تاخیرات همزمان (Concurrent Delays) وجود دارد؟
برای تحلیل موارد فوق باید علاوه بر داشتن فرایند اصولی برای مدیریت تغییرات، فرایند صحیحی برای تحلیل تاخیرات نیز وجود داشته باشد و پیش از شروع پروژه دستورالعملهای مرتبط با آن یکپارچه شده باشند. مواردی که باید فرا گرفته شوند.
باید توجه داشت که در زمان خاتمه پیمان، ممکن است نیاز به تعدیل رقم قرارداد، حتی با وجود مدیریت مناسب دستور تغییرات، وجود داشته باشد. بعضی از مواردی که ممکن است در انتهای پروژه مورد بررسی قرار گیرند، عبارتند از:
- هزینههای برگشتی
- خسارات تعیینی
- پاداشهای مرتبط با تکمیل زودهنگام
- کار ناقص یا نامناسب که قابل جبران نیست، مبالغی باید از سوی پیمانکار به کارفرما پرداخت شود.
5. فرایند مناسب در زمان عدم موافقت با پیشنهاد پیمانکار
اگر مشاور/طراح به طور کامل با پیشنهاد تغییر پیمانکار موافق نباشد، در این صورت مشاور/طراح باید موارد زیر را انجام دهد:
الف- به طور کتبی نظر خود را به پیمانکار اعلام کند.
ب- دلایل خود را بهصورت کامل و شفاف شرح دهد.
ج- در راستای توافق با پیمانکار تلاش کند.
اگر به هر دلیلی این فرآیند منجر به توافق نشود، پیمانکار باید از فرآیند ادعا و حل اختلاف، ادعای خود را مطرح کند که در بخش 8 توضیح داده شده است.
6. فرآیند مناسب در زمان حصول توافق با پیمانکار
پس از حصول توافق، مشاور/طراح باید اقدامات زیر را انجام دهد:
الف- کارفرما را از علت تغییر مطلع کند.
ب- اثرات هزینه و زمان را بررسی کند.
ج- از کارفرما تأیید نهایی را در مورد تعدیل پیشنهادی محدوده، مبلغ قرارداد و زمان قرارداد درخواست نماید.
پس از توافق تمامی طرفین قرارداد، مشاور/طراح دستور تغییر را آماده میکند. شرح تغییر باید واضح، مختصر و کامل باشد. درک کلی تغییر و اثرات آن برای شخص ثالث باید کافی باشد. بهصورت کلی سه بخش که باید در دستور تغییر موردتوجه قرار گیرند، عبارتاند از:
الف- محدوده: در بحث محدوده، دستور تغییر باید به اسناد قرارداد خاصی که باید تغییر کنند، اشاره نماید. همچنین باید به اسنادی که به منظور توصیف و ارائه جزئیات تفصیلی درباره تغییر توسط مشاور/طراح تدوین و صادر شده است، نیز ارجاع داده شود.
ب- اثر تغییر بر هزینه: در بحث هزینه، دستور تغییر باید با ارجاع به پیشنهاد پیمانکار، تغییر در مبلغ قرارداد را مشخص نماید.
ج- اثر تغییر بر زمان: در بحث زمانی، دستور تغییر باید با ارجاع به پیشنهاد پیمانکار، تغییر در زمان پروژه را مشخص کند.
7. فرآیند مناسب برای صدور دستور تغییر
پس از شرح تغییر و اثرات آن بر مبلغ و زمان قرارداد، دستور تغییر باید از سوی مهندس مشاور صادر شود. پس از تکمیل فرم دستور تغییر (Changer Order Form)، مشاور/طراح همه ضمائم را جمعآوری میکند و دستور تغییر را صادر میکند. زمانی که این فرآیند نهایی شد، 3 نسخه از این دستور تغییر پرینت گرفته میشود و در اختیار طرفین قراردادی قرار میگیرد. مهندس مشاور ابتدا آن را امضاء مینماید و سپس این سند توسط پیمانکار و در نهایت کارفرما امضاء میگردد.
8. نحوه بررسی ادعای پیمانکار برای دستور تغییر
زمانی که پیمانکار پیشنهاد خود را در مورد تأثیر هزینه و زمان مرتبط با تغییر پیشنهادی به مشاور/طراح ارائه میکند، این وظیفه مشاور/طراح است که پیشنهاد پیمانکار را بهدقت بررسی کرده و بر اساس معقول بودن آن به کارفرما توصیههای لازم را ارائه کند. اگر به هر دلیلی توافق بین طرفین ایجاد نشود، باید فرآیند ادعا آغاز شود و پیمانکار بر اساس مدت زمان مشخص شده در قرارداد، اعلان کتبی، ادعا و اسناد خود را ارائه نماید. این فرآیند ممکن است در نهایت به اختلاف نیز برسد که قراردادها باید حتما از فرآیند مناسبی به جهت حلوفصل سریع اختلافات ناشی از تغییرات برخوردار باشند، در غیر اینصورت مواردی چون فسخ یا خاتمه بسیار محتمل خواهد بود.
در فرایند بررسی ادعای پیمانکار، اثر توامان هزینه و زمان باید بررسی شود و اطمینان گردد که پیمانکار نسبت به هزینه و زمان ادعای مجددی مطرح ننماید. ادعای پیمانکار نباید شامل هزینههایی شود که قبلاً در قرارداد در نظر گرفته شده است.
البته مقاله بسیار خوب دیگری برای جلوگیری از اختلاف در زمان وجود دستور تغییر نوشته شده است که پیشنهاد میکنیم حتما آنرا مطالعه نمایید.
جمعبندی فرایند جامع مدیریت دستور تغییر (Change Order) در پروژههای ساخت
صرف نظر از دلایل دستور تغییر، وجود بستر مناسب برای گفتوگو بین عوامل قرارداد میتواند تا حد زیادی به کاهش اثرات منفی ناشی از تغییر (مانند افزایش هزینه و زمان پروژه) کمک کند. البته این موضوع نیازمند رویههای دیگری همچون تحلیل تاخیرات آیندهنگر (Prospective Delay Analysis) و رویههای مناسب برای رسیدگی به ادعا و حل اختلافات، در کنار داشتن فرآیند مناسب برای مدیریت تغییرات نیز است، اما باید به این نکته توجه داشت که تغییرات مکرر، میتواند منجر به تیره شدن روابط عوامل قرارداد شود و ممکن است بر روحیه عوامل دیگر، عملکرد و کیفیت پروژه تأثیر منفی بگذارد.
در نهایت باید اشاره نمود که تغییر جزء انکارناپذیر پروژههای ساخت است و عدم توجه به این موضوع پروژه را به شکست رسانده و خسارات زیادی به طرفین وارد میکند. اگرچه این مقاله فرآیند جامعی برای مدیریت تغییر ارائه نموده، اما جزئیات این فرآیند جامع نیاز به دانش فراگیری دارد که موسسه ACEMI به عنوان تخصصیترین مرجع ترویج این دانش از منظر مدیریت پروژه، به آموزش این مبانی میپردازد. مبانی که باید توسط کارفرمایان، مشاوران، پیمانکاران و متخصصان صنعت ساخت فرا گرفته شوند و سالهاست در کشورهای توسعهیافته ارائه شده است.
[1] Verrastro, S. The Fundamentals of Change Orders in Construction. aiacontracts.com.
