ادعاها یکی از چالشهای جدی و پرتکرار در صنعت ساخت هستند که همواره به عنوان تهدیدی برای موفقیت پروژهها محسوب میشوند. بروز ادعا نهتنها میتواند موجب تأخیر در پروژه و افزایش هزینهها شود، بلکه به روابط میان کارفرما و پیمانکار نیز بهطور جدی لطمه میزند. در حالت ایدهآل یک پروژه ساخت باید بهعنوان همکاری متقابل بین کارفرما و پیمانکار تلقی شود و بر پایه اعتماد و تمایل دوطرف برای دستیابی به موفقیت مشترک پیش برود، اما اغلب اوقات روابط به سمت خصومت کشیده میشود که این امر میتواند به طرح ادعاها و در نهایت بروز اختلافات منجر شود (در این مقاله به ۱۹ ادعای اصلی در قراردادهای پیمانکاری پرداخته شده است). بهترین راه برای طرفین درگیر برای رسیدگی به یک اختلاف (به غیر از اجتناب کامل از آن) حل و فصل عادلانه و به موقع یک ادعا یا درخواست دستور تغییر به محض بروز آن است. در مقاله مدیریت ادعا: پیشگیری از بروز ادعاها (از دید کارفرمایان) به راهکارهای اجتناب از ادعا از دیدگاه کارفرمایان پرداخته شد اما در این مقاله، چکلیستی حرفهای برای پیمانکاران ارائه شده است که با هدف کاهش ریسک ادعاها، راهکارهای عملی و کاربردی را پیشنهاد میدهد. با اجرای این راهکارها، میتوان از بروز اختلافات و پیامدهای ناشی از آنها پیشگیری کرد.
توصیههایی برای پیمانکاران جهت پیشگیری از بروز اختلافات
1. برای درک کامل محدوده کار در بسته مناقصه کارفرما، تیمهای فنی و مهندسی مناسب را برای بررسی بسته مناقصه اختصاص دهید و در صورت وجود هرگونه ابهام، سوالات خود را بهصورت کتبی برای کارفرما ارسال کنید.
2. میزان توسعه طراحی را برای هر بخش (معماری، سازه و تاسیسات و..) تعیین کنید تا برآوردهای دقیقتری از مقادیر، تجهیزات مورد نیاز، چیدمان کارگاه و... را داشته باشید.
3. رواداری مربوط به میزان توسعه طراحی (بر اساس سطح تکمیل بودن طراحیها) و ذخیرههای احتیاطی (برای هزینههای نیروی کار، مصالح و تجهیزات و...) را به محاسبات برآورد قیمت اعمال کنید (در این مقاله به شکل مفصل به تعریف ذخیره احتیاطی پرداخته شده است).
4. به جای برنامهریزی برای سودآوری از طریق دستورات تغییری که به علت مشکلات موجود در بسته مناقصه مورد نیاز خواهند بود، این مشکلات را قبل از اعطای قرارداد حل کنید یا در صورت عدم قطعیت، بر سر یک "فوقالعاده مشروط" با کارفرما به توافق برسید.
5. اطمینان حاصل کنید که تمام بندهای "انتقال شرایط قراردادی" در تمام قراردادهای پیمانکاران جزء گنجانده شده است و اطمینان حاصل کنید که پیمانکاران جزء از همان رویهها برای درخواستهای دستور تغییر، درخواستهای تمدید مدت زمان، اطلاعیهها و سایر الزامات قراردادی که ممکن است منجر به زمان و هزینههای اضافی شود، پیروی میکنند.
6. تمامی درخواستهای دستور تغییر و تمدید مدت پیمانکاران جزء را به درستی ارزیابی کنید و در صورتی که کارفرما مسئول این درخواستها نیست، آنها را به کارفرما منتقل نکنید.
7. برنامه زمانبندی مبنا باید به گونهای جامع و دقیق تدوین شود که تمامی فعالیتهای پروژه از مرحله مطالعات اولیه تا مرحله بهرهبرداری را پوشش دهد. همچنین، باید اطمینان حاصل شود که برنامهریزی نیروی انسانی با توجه به حجم کار، پیچیدگی فعالیتها و مهارتهای مورد نیاز انجام شده است. علاوه بر این، باید معیارهای مشخصی برای تعیین تأخیر ناشی از شرایط آب و هوایی تعریف شود و توافق کلیه طرفین قرارداد بر روی این معیارها ضروری است.
8. اگر پیمانکاران جزء مسئول برنامههای زمانبندی هستند، اطمینان حاصل کنید که آنها به درستی تهیه شدهاند، عاری از مشکلات منطقی و محدودیتهای نادرست هستند، تمام محدوده کار مورد نیاز را شامل میشوند و به درستی با برنامه زمانبندی تهیه شده توسط پیمانکار همخوانی دارند.
9. تضمین کیفیت برنامه زمانبندی مبنا را انجام دهید تا اطمینان حاصل شود که تمام منطقها در برنامه گنجانده شده است و از قیود به طور مناسب برای تعیین تاریخ شروع یا پایان فعالیتها استفاده شده است.
10. اقداماتی که منجر به تاخیر پروژه میشوند را به صورت کتبی و به موقع مطابق با الزامات قرارداد اطلاع دهید و فرض نکنید که کارفرما از تمام تأثیراتی که ممکن است ایجاد کرده باشد یا تأثیراتی که ناشی از حوادث قهری یا به واسطه عوامل دیگری است، آگاه است.
11. برنامه زمانبندی پروژه را بهروزرسانی کنید تا تمام تاخیرها و تأثیرات ناشی از دستور تغییر را شامل شود. مبنای تاخیر در شروع فعالیتها و تمدید مدت فعالیتها را ثبت کنید. اطمینان حاصل کنید که هر فعالیت جدید ناشی از تأخیر یا تغییر در محدوده کار به برنامه زمانبندی اضافه شده و برنامه بهروز شود. همچنین، اطمینان حاصل کنید که برای تمامی فعالیتهای جدید از منطق صحیح استفاده شده و بررسیهای تضمین کیفیت را برای بهروزرسانیهای برنامه زمانبندی بهدقت انجام دهید.
12. از هر رویهی تحلیل تاخیرات که در قرارداد توافق شده است برای تعیین مبنای هرگونه درخواست تمدید مدت استفاده کنید (یا در صورت عدم مشخص بودن رویه توافق شده در قرارداد، از رویههای پذیرفته شده در صنعت استفاده کنید). (در این مقاله به برخی از رویههای تحلیل تاخیرات پرداخته شده است.)
13. هزینههای مرتبط با زمان را در درخواستهای دستور تغییر در نظر بگیرید، اطمینان حاصل کنید که مبنای هزینههای بالاسری درخواست شده از رویههای قراردادی پیروی میکند و تحلیل برنامه زمانبندی تاخیرهای همزمان پیمانکار را در فعالیتهای مسیر بحرانی در نظر میگیرد.
14. اگر درخواستهای تمدید مدت قانونی، توسط کارفرما رد شدند، اطلاعیه تسریع اعتباری را برای کارفرما ارسال کنید و قصد خود را برای جبران هزینههای تسریع اعلام نمایید. همچنین، تمام هزینههای تسریع را مستند کرده و برای حفظ سوابق بهمنظور طرح ادعای احتمالی در آینده ثبت کنید (در این مقاله به تعریف تسریع اعتباری پرداخته شده است).
15. در صورتی که پیمانکار به دلیل تاخیرات موجه در سایر فعالیتها، به طور آگاهانه تصمیم به کند کردن روند کار و تاخیر تعمدی در فعالیت غیر بحرانی بگیرد (به جای آنکه پیمانکار به سرعت کار را انجام دهد و سپس منتظر رفع موانع بماند)، موظف است این تصمیم را به صورت کتبی به کارفرما اطلاع دهد.
16. رویههایی را برای جمعآوری دادههای مورد نیاز جهت ارزیابی بهرهوری نیروی کار ماهر پیادهسازی کنید.
17. بررسیهای بهرهوری را به طور مکرر انجام دهید، دلیل هرگونه کاهش بهرهوری نسبت به بهرهوری برنامهریزی شده را تعیین کنید (از جمله مقایسه شرایط واقعی کار با شرایط برنامهریزی شده در مبنای مناقصه) و هر چه سریعتر برنامههای بهبود بهرهوری را اجرا کنید.
18. تأثیر تجمعی دستور تغییر بر بهرهوری نیروی کار را با مقایسه ساعتهای کار دستور تغییر با ساعتهای کار برنامهریزی شده ارزیابی کنید و تأثیرات بهرهوری نیروی کار را در قیمتگذاری دستور تغییر در صورتی که افزایش ساعتهای کار بیشتر از ۸-۱۰ درصد ساعتهای کار مناقصه باشد، لحاظ کنید یا در صورتی که کارفرما این هزینهها را در قیمتگذاری دستور تغییر نپذیرد، در پایان پروژه اطلاعیههای جداگانهای مبنی بر قصد مطالبه این هزینهها برای حفظ حقوق پیمانکار تهیه کنید.
19. ارتباط موثر با کارفرما و مشاور برقرار کنید و محیطی خصمانه ایجاد نکنید، بلکه نگرش همکاری را ترویج دهید و قرارداد را به طور عادلانه تفسیر کنید، در عین حال تمام اطلاعات مناسب را با درخواستهای دستور تغییر و تمدید مدت ارائه دهید تا درخواستها بتوانند توسط کارفرما ارزیابی شوند.
20. تمامی مشکلات و چالشهای پیشآمده در پروژه را به طور دقیق و به موقع مستند نمایید. برای اطمینان از ثبت صحیح اطلاعات، دستورالعملهای لازم در خصوص نگارش گزارشها و مکاتبات، به ویژه ایمیلها و نامهها را به کلیه کارکنان ابلاغ نمایید.
21. به منظور تسهیل در حل و فصل بهموقع و عادلانه اختلافات احتمالی، سیستم مدیریت مستندات جامعی را طراحی و اجرا نمایید. این سیستم باید امکان ذخیرهسازی الکترونیکی و جستجوی آسان کلیه اسناد پروژه، از جمله مستندات مرتبط با مشکلات و تأخیرات را فراهم آورد. توافق نمایید که تمامی فایلها، بهویژه فایلهای PDF، قابل جستجو باشند تا دسترسی به اطلاعات پروژه و بررسی دقیق آنها به آسانی امکانپذیر باشد.
پیمانکاری که به توصیههای فوق عمل کند میتواند با بهبود فرایند اجرای پروژه و رابطه خود با کارفرما باعث حل و فصل زودهنگام ادعاها شده و از بروز اختلافات جلوگیری کند.
در این مقاله به سؤالات زیر پاسخ داده شده است
1. بهترین راهکار برای رسیدگی به اختلافات و ادعاهای پروژه چیست؟
2. چه راهکارهایی برای تسهیل حل و فصل عادلانه و بهموقع اختلافات پیشنهاد شده است؟
3. همکاری بین کارفرما و پیمانکار باید بر چه اصولی استوار باشد؟
[1] Tips to Contractors for Avoiding Construction Claims and Disputes. https://www.long-intl.com/blog/tips-to-contractors-for-avoiding-construction-claims-and-disputes/
