در اغلب متون قراردادی و فرایندهای مدیریت ادعا، این تصور رایج وجود دارد که هر ادعا باید در یک بازه مشخص قابل اندازهگیری، مستندسازی و حلوفصل باشد؛ گویی مرز زمان و هزینه در پروژهها همواره قابل پیشبینی و کنترل است. اما واقعیت پروژههای پیچیده صنعت ساخت چیز دیگری است. گاهی شرایطی بهوجود میآید که اثر یک رخداد نه در یک بازه کوتاه، بلکه بهصورت تدریجی و بلندمدت خود را نشان میدهد؛ ادعایی که در مهلتهای قراردادی تعریفشده نمیگنجد و ارزیابی نهایی آن، به دلایل فنی، اجرایی یا حتی قراردادی، به تعویق میافتد (در این مقاله به ۱۹ ادعای اصلی در قراردادهای پیمانکاری پرداخته شده است). این وضعیت، با عنوان ادعای ادامهدار (Continuing Claim) شناخته میشود؛ یکی از چالشبرانگیزترین سناریوهایی که مدیران پروژه، مشاوران و حتی کارفرمایان را با پرسشهایی مهم روبهرو میسازد:
- چه زمانی میتوان ادعایی را نهایی دانست؟
- چگونه میتوان بدون مستندات قطعی، ادعایی را بهرسمیت شناخت؟
- آیا قراردادها برای مواجهه با چنین شرایطی آمادگی دارند؟
در این مقاله، تلاش میکنیم با نگاهی دقیقتر به مفهوم ادعای ادامهدار، چالشهای آن و راهکارهای مدیریتی و قراردادی برای مواجهه با این پدیده، تصویری واقعگرایانهتر از یکی از مسائل کمتر دیدهشده اما حیاتی در پروژههای صنعت ساخت ارائه دهیم (در این راستا توصیه میشود مقاله چگونه در زمینه مدیریت ادعا (کلیم) متخصص شوم؟ + نحوه اخذ مدرک کلیم (CFCC) را مطالعه کنید).
۱. تعریف ادعاهای ادامهدار و تفاوت آن با ادعاهای متعارف
ادعاهای ادامهدار زمانی رخ میدهد که آثار ناشی از یک رویداد قابل ادعا، مانند تغییرات در محدوده کار یا تاخیرهای زنجیرهای، در بازهای قابل پیشبینی خاتمه نمییابند و پیمانکار قادر نیست اثرات زمانی یا هزینهای آن را در مهلت تعیینشده (مثلاً ۶۰ روز پس از وقوع رویداد) محاسبه و مستند کند. مطابق آنچه در پروتکل انجمن حقوق ساخت انگلستان (Society of Construction Law (SCL)) نیز آمده است، ادعای ادامهدار به شرایطی اطلاق میشود که اثر زمانی یا مالی ادعا هنوز بهطور کامل محقق نشده یا قابل محاسبه نیست. بهعنوان مثال:
- تغییرات اعمالشده توسط کارفرما (Variation) که اجرای آنها در بلندمدت انجام میشود.
- تاخیراتی که ناشی از تأمین تجهیزات خاص هستند و تا زمان تحویل نهایی ادامه دارند.
- شرایطی که در آن، پیمانکار نمیتواند قیمت نهایی یا خسارت واقعی را تا زمان تکمیل فرایند اجرایی تعیین کند.
۲. چالشهای مرتبط با مستندسازی و ارائه مدارک نهایی
در بسیاری از قراردادها، از جمله نسخههای فیدیک، پیمانکار موظف است ظرف مدت معینی پس از وقوع رخداد، مستندات کامل ادعا (Full and Final Claim Documentation) را ارائه دهد. اما در ادعاهای ادامهدار، پیمانکار ممکن است:
- نتواند اثر زمانی نهایی (Final Time Impact) را مشخص کند.
- به هزینه واقعی (Actual Cost) دسترسی نداشته باشد.
- امکان ارائه صورتوضعیتها و مدارک نهایی در مهلت مشخصشده را نداشته باشد.
برای نمونه، اگر تأمین یک تجهیز سفارشی که ناشی از یک دستور تغییر است نیاز به زمان و مذاکره با تولیدکننده داشته باشد، ممکن است قیمت نهایی آن تا زمان تکمیل فرایند قابل اعلام نباشد. در چنین حالتی، پیمانکار عملاً از ارائه ادعای قطعی در مهلت مقرر ناتوان خواهد بود.
3. راهکارهای مدیریت ادعاهای ادامهدار
1.3. نقش اطلاعرسانی (Notice) در آغاز فرایند ادعا
در مواجهه با ادعاهای ادامهدار، اولین گام حیاتی، ارسال بهموقع اخطار ادعا (Notice of Claim) است. این اعلان صرفاً بهمنظور اطلاعرسانی اولیه به کارفرما و مهندس مشاور انجام میشود و به معنای ارائه مستندات کامل نیست. این اقدام، کارفرما را از وجود یک ادعای بالقوه و ادامهدار مطلع کرده و به او فرصت میدهد تا اقدامات کنترلی مناسب مانند تهیه یا بررسی برنامه جبرانی (Recovery Schedule) را در دستور کار قرار دهد. همچنین ارسال اعلان اولیه، شرط لازم برای حفظ حقوق قراردادی پیمانکار در آینده است.
2.3. ادعای موقت (Interim Claim)
یکی از موثرترین روشها برای مدیریت ادعاهای ادامهدار، استفاده از ادعای موقت است. در این روش:
- پیمانکار اطلاعات و مدارک مرتبط با ادعا را در فواصل زمانی مشخص (مثلاً ماهانه یا فصلی) ارائه میدهد.
- اثرات زمانی یا هزینهای بهصورت تدریجی بررسی میشوند.
- فرایند رسیدگی به ادعا، همزمان با ادامه اجرای پروژه پیگیری میشود.
3.3. استفاده از زیرشبکه (Fragnet) در تحلیل تاخیرات
در آنالیز تاخیرات، پیمانکار میتواند فعالیتهای تحت تأثیر را به بخشهای کوچکتر تقسیم کرده و از تکنیک زیرشبکه استفاده کند. این رویکرد امکان تحلیل مرحلهای تأثیرات زمانی را فراهم کرده و بررسی ماهبهماه را ممکن میسازد (در این ویدئو به نحوه مدل کردن تاخیرات به صورت زیر شبکه (Fragnet) در Primavera پرداخته شده است).
4.3. بازبینی مرحلهای ادعا (Incremental Review)
مطابق با پروتکل SCL، در صورتی که ارائه ادعای نهایی در یک مرحله امکانپذیر نباشد، پیمانکار میتواند اطلاعات و مستندات خود را بهصورت تدریجی و افزایشی ارسال کند. مهندس مشاور نیز میتواند به همان ترتیب، ارزیابی و تصمیمگیری کند. این رویکرد در پروژههای بلندمدت یا با پیچیدگی بالا، بسیار کاربردی است.
5.3. پیشبینی قراردادی برای ادعاهای ادامهدار
برخی نسخههای فیدیک، راهکارهایی برای رسیدگی به ادعاهای مرحلهای ارائه کردهاند (در این مقاله به راهنمای فیدیک (FIDIC) برای مدیریت ادعا و حل اختلاف پرداخته شده است). بنابراین پیشنهاد میشود در زمان تهیه و مذاکره قرارداد:
- بندی جهت پذیرش ادعاهای ادامهدار در قالب ادعاهای مرحلهای گنجانده شود.
- نحوه تحلیل تدریجی و ابزارهای پشتیبان (مانند برنامه زمانبندی اصلاحشده) پیشبینی گردد.
- کارفرما و مشاور ملزم به بررسی مرحلهای باشند و این فرایند در قالب ساختاری مشخص انجام شود.
جمعبندی ادعاهای ادامهدار در پروژههای صنعت ساخت
ادعاهای ادامهدار، به دلیل ماهیت ادامهدار و عدم قطعیت در زمان و هزینه، یکی از چالشبرانگیزترین انواع ادعا در پروژههای صنعت ساخت محسوب میشوند. شناسایی دقیق این نوع از ادعاها، اطلاعرسانی بهموقع، استفاده از ابزارهای تحلیلی مانند Fragnet و بهرهگیری از سازوکارهایی مانند ادعای مرحلهای و بررسی تدریجی، از جمله راهکارهای کلیدی برای مدیریت مؤثر آنهاست. با پیشبینی صحیح در اسناد قراردادی و همکاری متقابل میان پیمانکار، مهندس مشاور و کارفرما، میتوان فرایند رسیدگی به این ادعاها را از مسیر تنشزا به رویکردی حرفهای و مستند تبدیل کرد.
سوالاتی که در این مقاله به آن پاسخ داده شده است
1. آیا همیشه میتوان آثار یک رخداد را در مهلت قراردادی تعیین و مستندسازی کرد؟
2. وقتی خسارت یا تاخیر هنوز بهطور کامل محقق نشده، چگونه باید ادعا کرد؟
3. چه راهکارهایی برای مدیریت حرفهای ادعاهای ادامهدار در پروژههای ساخت وجود دارد؟
جایگاه مبانی ارائه شده در آموزشهای موسسه ACEMI
در نقشه راه جامع مدیریت ساخت موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور، در سطح مهارتهای سخت دورهای با عنوان "مدیریت ادعا و اختلافات در طول چرخه حیات پروژه" به صورت جامع ارائه شده و به طور مفصل به انواع ادعاهای پروژههای صنعت ساخت و نحوه مدیریت آنها میپردازد. باید توجه داشت که دوره "فرایند جامع آنالیز تاخیرات در پروژه" پیشنیاز این دوره است. به جهت آشنایی با سایر دورهها و تاریخ برگزاری آنها میتوانید به بخش تقویم آموزشی موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی پور مراجعه نمایید.
