تدوین نقشه راه مدیریت دفتر فنی (PEO)

تمام ساختارهای موجود برای دفتر فنی در ایران به شکل صرفاً تجربی ایجاد شده‌اند؛ در تناقص با بسیاری از اصول بین‌المللی قرار دارند؛ هم‌پوشانی غیرمنطقی با وظایف متخصصان مدیریت پروژه دارند؛ و بسیاری از مسئولیت‌ها بدون توجه به نقش سرپرست کارگاه، مدیر پروژه و مدیر ساخت تعیین گردیده‌اند.
یکی از دلایل اصلی آن در کشورمان آن است که پیش‌تر از آنکه مدیریت پروژه و مدیریت ساخت جایگاه خود را یافته باشند، مبانی دفتر فنی توسعه پیدا کردند و این موضوع باعث ایجاد آشفتگی زیادی در کشورمان شده است. بسیاری از مهندسان بدون آنکه دانش مدیریت پروژه داشته باشند، ساختارهای مدیریت ساخت را بدانند و از تفاوت این نقش با نقش دفتر فنی آگاه باشند، اقدام به ارائه خدمات در صنعت ساخت نموده‌اند. این موضوع باعث شده به اشتباه در مبانی دفتر فنی، ساختارهای کنترل پروژه و مدیریت پروژه نیز گنجانده شوند و حتی این مبانی به عنوان یک وظیفه برای متخصصان دفتر فنی تلقی گردد که امری کاملاً اشتباه است.
اما مؤسسه‌ی مهندسی و مدیریت ساخت علوی‌پور (ACEMI) به‌منظور سامان‌دهی امور و ایجاد زبان مشترک برای دفتر فنی در پروژه‌های صنعت ساخت کشور، در مهرماه ۱۴۰۲ تصمیم گرفت اولین نقشه‌ی راه مدیریت دفتر فنی (Project Engineering Office) را ارائه کند تا این ضعف را برطرف نماید.

1. نقشه راه مدیریت دفتر فنی (PEO)

نقشه راه مدیریت دفتر فنی (PEO) قرار است به نقشه‌های راه‌ دیگر که با هدف آموزش متخصصان حرفه‌ای برای صنعت ساخت از سوی موسسه ACEMI ارائه شده است، متصل گردد. سایر نقشه‌های راه‌، عبارت‌اند از:
1- نقشه راه سرپرست کارگاه
2- نقشه راه مدیر پروژه پیمانکار
3- نقشه راه مدیریت ساخت (CM)
4- نقشه راه مدیریت کسب‌وکار (CBM)
ساختارمندکردن فرایند مدیریت دفتر فنی (Project Engineering Office) و یکپارچگی آن با نقشه‌ی راه مدیریت ساخت (Construction Management) منجر به ارائه‌ی اولین نقشه‌ی راه دفتر فنی شده است.
قابل‌ذکر است که علاوه بر نقشه راه مدیریت دفتر فنی (PEO)، نقشه راه سرپرست کارگاه و نقشه راه مدیر پروژه پیمانکار در سال‌های آتی تکمیل خواهند شد تا شرایط یکپارچه‌ای برای صنعت ساخت رقم زده شود.

2. اعضای کارگروه مدیریت دفتر فنی (PEO)

افراد باتجربه زیادی سال‌ها در موسسه ACEMI آموزش‌دیده‌اند تا با استفاده از مباحث نوین و به کمک دانش خود در جهت یکپارچگی و سامان‌دهی این فضا به صنعت ساخت کمک نمایند. اعضای کارگروه مدیریت دفتر فنی (PEO) باهدف یکپارچه‌سازی و ایجاد یک‌زبان مشترک در صنعت ساخت کشور، تدوین نقشه راه مدیریت دفتر فنی (PEO) را آغاز کرده‌اند. اعضای این کارگروه نسبت به سایر نقشه‌های راه موسسه ACEMI اشراف داشته و از تحصیلات دانشگاهی و تجربه اجرایی بالایی برخوردار هستند. 

اسامی اعضای محترم کارگروه مدیریت دفتر فنی (PEO) موسسه ACEMI به شرح زیر است:
- دکتر سید محمدرضا علوی‌پور
- مهندس سعید فرهنگی
- مهندس مسعود امینی
- مهندس سید مهدی شعفی
- مهندس سعید پرتوی
- مهندس محسن فراش حسینی
- مهندس سید شاهین ابراهیمی
- مهندس میثم جوادی
- مهندس هومن زارعی
- مهندس مسلم پسنده
- مهندس میلاد علایی

3. گام‌های طراحی نقشه راه مدیریت دفتر فنی (PEO)

در جلسات متعددی که در خصوص فرایند طراحی و اجرای نقشه‌ی راه تصمیم‌گیری شد، نُه گام این فرایند تعیین شدند:
گام اول: بررسی وضعیت موجود و شناسایی ضعف‌ها و قوت‌ها
- شناسایی نقاط ضعف و قوت و آسیب‌شناسی دفتر فنی در پروژه‌های صنعت ساخت
گام دوم: تعیین چارت سازمانی
- تهیه چارت سازمانی دفتر فنی با توجه به شرایط داخلی و تغییرات الزام‌آور جهت بهینه‌سازی بر اساس گام اول
گام سوم: تعریف مدیریت دفتر فنی سرپرست دفتر فنی، وظایف، مسئولیت‌ها، دانش و مهارت‌ها
- تدوین محدوده‌های دانشی مرتبط با دفتر فنی پروژه‌های صنعت ساخت بر اساس گام اول و دوم
گام چهارم: تدوین نقشه راه کلی + پیش نیازی ها
- تدوین نقشه راه کلی و تعیین پیش‌نیازی ‌های دفتر فنی بر اساس گام سوم
گام پنجم: تعیین دوره‌های آموزشی
- تدوین برنامه آموزشی مدیریت دفتر فنی با رویکرد هم‌پوشانی با نقشه راه مدیریت ساخت بر اساس گام چهارم
گام ششم: تعیین اساتید
- تهیه بانک اطلاعاتی از متخصصین دفتر فنی تدوین استاندارد شرایط اساتید فراخوان برگزاری جلسات مصاحبه و انتخاب اساتید
گام هفتم: تعیین سرفصل‌ها به کمک اساتید
- تدوین سرفصل‌های دوره‌های آموزشی و تدوین تقویم آموزشی برگزاری دوره‌ها بر اساس گام‌های قبلی
گام هشتم: نظارت بر عملکرد آموزش با ارزیابی اساتید
- نظارت بر کیفیت برگزاری دوره‌های آموزشی بر اساس استانداردهای موسسه ACEMI
گام نهم: نظارت بر عملکرد آموزش با ارزیابی اثر بخشی
- بررسی و ارزیابی اثر بخشی سرفصل دوره‌های آموزشی در پروژه‌های صنعت ساخت کشور

4. نقشه راه مدیریت دفتر فنی پروژه‌های صنعت ساخت

همان‌طور که در ابتدای این راهنما گفته شد، هیچ نقشه راه اصولی در کشورمان ارائه نشده است که سطوح کارشناسان، سرپرست و مدیر دفتر فنی را تفکیک کرده باشد. نقشه راهی که با تفکیک وظایف بین دفتر فنی، سرپرست کارگاه و مدیر پروژه و مدیر ساخت که عامل کارفرمایی است ارئه شده و مخاطب بداند طی یک مسیر مشخص باید این فرایند را طی نماید.

موسسه مهندسی و مدیریت ساخت علوی‌پور (ACEMI) با تجربه ارائه نقشه‌های راه مدیریت ساخت و مدیریت کسب‌وکارهای صنعت ساخت و راهنماهای انتخاب مسیر شغلی برای تخصص‌های مختلف، اولین نقشه راه مدیریت دفتر فنی را در کشور ارائه می‌نماید.

این نقشه راه، با نظرات جمعی از متخصصان برجسته که نه تنها سابقه طولانی در دفتر فنی دارند، بلکه مدیریت ساخت را به خوبی می‌شناسند تدوین شده است و رویکردی ساختاریافته و مبتنی بر دانش روز دارد که به عنوان یک ابزار راهبردی، برای تمامی سطوح دفتر فنی تدوین شده است.

در این نقشه راه محدوده‌های دانشی مشخصی تعیین شده‌اند که شما بر حسب نقشی که در پروژه‌ها دارید می‌توانید این محدوده‌ها را انتخاب نمایید. دقت نمایید که این محدوده‌ها صرفاً دوره آموزشی نیستند و ممکن است در هر محدوده، دوره‌های آموزشی زیادی ارائه شده باشد.

5. آغاز مسیر تبدیل شدن به متخصص دفتر فنی (PEO)

بر اساس نقشه راه ارائه شده برای دفتر فنی:
1. نقش خود را از محور افقی انتخاب کنید.
2. بر اساس نقش خودتان، محدوده‌های دانشی مرتبط با نقش خود را پیدا کنید.
3. سپس دوره‌های محدوده‌های مورد نظر را از تقویم آموزشی موسسه ACEMI پیدا کرده و این مسیر را بر اساس پیش‌نیازی‌ها طی کنید.

به عنوان مثال، برای سرپرست دفتر فنی، محدوده‌های دانشی زیر باید فرا گرفته شوند:
- فرایند طراحی و پیاده‌سازی دفتر فنی
- قراردادها، آیین‌نامه‌ها بخشنامه‌ها و نشریات فنی نظام فنی و اجرایی
- متره و برآورد صورت وضعیت فهارس بها
- نقشه‌خوانی و روش‌های ساخت
- تحلیل تأخیرات و مدیریت ادعا برای مدیر و سرپرست دفتر فنی و کارشناس پیمان و رسیدگی
- گزارش‌دهی و مکاتبات
- مدیریت اسناد و مدارک پروژه و تدوین گزارش‌ها به همراه پیاده‌سازی نرم‌افزاری
- نرم‌افزارهای مدل‌سازی
- نقشه‌برداری و تسلط بر کار با دوربین و نرم‌افزار
- توسعه فردی
- مدیریت ساخت برای کارشناس دفتر فنی
- مدیریت ساخت برای مدیر و سرپرست دفتر فنی