چرا در بسیاری از پروژه‌ها، تصمیم‌های مدیریتی زمانی گرفته می‌شوند که فرصت اقدام موثر از دست رفته است؟
در بسیاری از پروژه‌ها داده به اندازه کافی وجود دارد اما مشکل این است که اطلاعات موردنیاز مدیران، اغلب با تأخیر، به‌صورت پراکنده و در قالب گزارش‌هایی پیچیده و زمان‌بر در اختیار آن‌ها قرار می‌گیرد. وقتی گزارش پیشرفت آماده می‌شود، هزینه‌ها تجمیع می‌شوند یا انحرافات در جلسات مدیریتی مورد بررسی قرار می‌گیرند، ممکن است بخش مهمی از فرصت اصلاح مسیر پروژه از دست رفته باشد.
تصمیم‌گیری مؤثر به گزارشی نیاز دارد که فقط گذشته را توصیف نکند، بلکه وضعیت پروژه را به‌موقع و با شاخص‌های روشن و Real-Time نشان دهد: کجا از برنامه عقب افتاده‌ایم؟ هزینه‌ها چه روندی دارند؟ جریان نقدینگی با نیازهای آتی پروژه هم‌خوان است؟ کدام اطلاعات برای تصمیم‌گیری ناقص یا نامعتبرند؟ پاسخ به این پرسش‌ها زمانی ارزشمند است که هنوز فرصت اقدام وجود داشته باشد.
آیا می‌توان حجم اطلاعات پروژه را به‌صورت دستی مدیریت و تحلیل کرد؟
با افزایش حجم داده‌ها، تعدد منابع اطلاعاتی و ارتباط میان حوزه‌های مختلف پروژه، روش‌های دستی و گزارش‌گیری‌های پراکنده دیگر پاسخ‌گوی نیازهای مدیریتی نیستند. اطلاعات برنامه‌ریزی، پیشرفت، هزینه، جریان نقدینگی، تایم‌شیت‌ها، مستندات و حتی مدل‌های BIM باید به‌گونه‌ای به یکدیگر متصل شوند که بتوان وضعیت پروژه را از زوایای مختلف بررسی کرد، انحرافات را شناخت و آثار آن‌ها را تحلیل نمود. اینجاست که ابزارهای هوش تجاری (Business Intelligence) اهمیت پیدا می‌کنند.
نرم‌افزار Power BI چیست و چگونه به مدیریت پروژه در لحظه کمک می‌کند؟
نرم‌افزار Microsoft Power BI یکی از ابزارهای قدرتمند هوش تجاری است که امکان اتصال به منابع مختلف داده، پاک‌سازی و یکپارچه‌سازی اطلاعات، مدل‌سازی داده‌ها، انجام محاسبات تحلیلی و تولید گزارش‌ها و داشبوردهای تعاملی را فراهم می‌کند. با استفاده از این ابزار، می‌توان اطلاعات پراکنده پروژه را به شاخص‌های مدیریتی و گزارش‌هایی تبدیل کرد که وضعیت عملکرد، روند هزینه‌ها، انحرافات برنامه و سایر متغیرهای کلیدی را به‌صورت شفاف نمایش دهند.
Power BI با فراهم کردن امکان به‌روزرسانی داده‌ها و گزارش‌ها متناسب با زیرساخت و تنظیمات به‌روزرسانی، به مدیران کمک می‌کند سریع‌تر از وضعیت پروژه آگاه شوند و تصمیم‌های خود را بر مبنای اطلاعات تحلیلی اتخاذ کنند. از تحلیل ارزش کسب‌شده (EVM) و منحنی S-Curve گرفته تا بررسی هزینه‌ها، جریان نقدینگی، مستندات و مدارک، ارزیابی اقتصادی و تحلیل اطلاعات مدل‌های BIM، این نرم‌افزار می‌تواند بستری یکپارچه برای تحلیل عملکرد و پشتیبانی از تصمیم‌گیری در پروژه ایجاد کند.
آیا یادگیری عمومی Power BI برای استفاده از آن در مدیریت پروژه کافی است؟
آشنایی با محیط نرم‌افزار، ابزارهای مصورسازی و قابلیت‌های عمومی Power BI، نقطه شروع یادگیری است؛ اما استفاده مؤثر از آن در پروژه، به شناخت داده‌ها، شاخص‌ها، محاسبات و فرایندهای واقعی مدیریت پروژه نیاز دارد. طراحی یک داشبورد حرفه‌ای صرفاً به انتخاب نمودارهای مناسب محدود نمی‌شود؛ ابتدا باید مشخص باشد چه داده‌هایی موردنیازند، چگونه باید پاک‌سازی و به یکدیگر متصل شوند، چه محاسباتی باید انجام گیرد و خروجی نهایی قرار است به کدام پرسش مدیریتی پاسخ دهد.
حتی آموزش‌هایی که با عنوان Power BI در مدیریت پروژه ارائه می‌شوند، لزوماً همه این ارتباطات را پوشش نمی‌دهند. داشبورد زمانی به ابزاری واقعی برای مدیریت پروژه تبدیل می‌شود که محاسبات و شاخص‌های آن با مبانی تخصصی برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، مدیریت مالی و هزینه، تحلیل انحرافات، ارزیابی اقتصادی و مدیریت مستندات سازگار باشند. بدون این یکپارچگی، ممکن است گزارش از نظر ظاهری حرفه‌ای باشد، اما اطلاعات لازم برای تحلیل دقیق و تصمیم‌گیری را فراهم نکند.
پس اگر حتی این ابزار را به‌صورت عمومی فرا بگیرید، تا زمانی که آن را با رویکرد مدیریت پروژه، آنهم بر اساس ساختار اصولی دانش مدیریت پروژه فرا نگیرید، قطعاً قادر به استفاده حرفه‌ای از این ابزار در مدیریت پروژه نخواهید بود.
نرم‌افزار Power BI را چگونه باید آموخت تا در پروژه واقعا کاربرد داشته باشد؟
آموزش عمومی Power BI برای شناخت محیط نرم‌افزار مفید است، اما به‌تنهایی نشان نمی‌دهد داده‌های یک پروژه چگونه باید تعریف، اعتبارسنجی و تحلیل شوند. حتی آموزش داشبوردهای پروژه نیز زمانی اثرگذارتر است که محاسبات و گزارش‌ها با منطق برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، مدیریت مالی و هزینه، پایش تأخیرات، مدیریت اسناد و ارزیابی اقتصادی پیوند داشته باشند؛ زیرا یک نمودار حرفه‌ای، بدون داده و شاخص درست، مبنای مناسبی برای تصمیم‌گیری نیست.
دوره «آموزش کاربردی نرم‌افزار Power BI با رویکرد مدیریت پروژه» در موسسه ACEMI با همین نگاه طراحی شده است. مسیر آموزش از شناخت منابع اطلاعاتی و آماده‌سازی داده آغاز می‌شود؛ سپس به مدل‌سازی، محاسبه شاخص‌ها و ساخت گزارش‌های عملکرد، مالی و مدیریتی، مختص پروژه می‌رسد. فراگیر در ادامه، انتشار گزارش‌ها و مدیریت دسترسی کاربران را می‌آموزد تا خروجی کار او به یک داشبورد قابل‌استفاده در محیط پروژه تبدیل شود.
مثال‌ها نیز بر مبنای مسائل واقعی پروژه و در ارتباط با نقشه راه آموزشی مدیریت ساخت ACEMI ارائه می‌شوند؛ نقشه راهی که مبانی استاندارد مدیریت پروژه در صنعت ساخت طراحی شده و مبانی مدیریت پروژه‌ای استانداردی که شما باعث می‌شود تا بتوانید با یکپارچه کردن دانش نرم‌افزاری با اصول مدیریت پروژه، به بهترین شکل اقدام به استفاده از این نرم‌افزار در پروژه‌ها کنید. بنابراین هدف دوره، یادگیری نحوه ساخت گزارش‌هایی است که بتوان بر اساس آن‌ها تصمیم حرفه‌ای، سودآور و درلحظه گرفت.
وجه دیگر دوره، پیوند Power BI با مدل‌سازی اطلاعات ساخت (BIM) است. در این دوره، اتصال داده‌های Revit و Navisworks، تهیه گزارش‌های مقادیر، نمایش و تحلیل اطلاعات مدل‌های سه‌بعدی و صحه‌گذاری داده‌های مبتنی بر BIM آموزش داده می‌شود. این ترکیب کمک می‌کند اطلاعات مدل، در کنار داده‌های برنامه‌ریزی، هزینه و عملکرد، برای مدیریت پروژه به بهترین شکل قابل تحلیل باشد.
مدرس دوره آموزش کاربردی نرم‌افزار Power BI با رویکرد مدیریت پروژه چه کسی است؟
مدرس این دوره، مهندس کامبیز کردانی، کارشناس ارشد مدیریت صنعتی از دانشگاه تهران و دارنده گواهینامه حرفه‌ای مدیریت پروژه (PMP) از مؤسسه مدیریت پروژه آمریکا (PMI) است. ایشان با بیش از ۱۲ سال سابقه اجرایی در حوزه‌های برنامه‌ریزی، کنترل پروژه و مدیریت پروژه‌های صنعتی، اکنون به عنوان مدیر پروژه در شرکت Skanska فنلاند فعالیت دارد و پیش‌تر در شرکت‌های Frituna Group و Enersense فنلاند، به‌ترتیب در جایگاه Lead Planner و کارشناس ارشد برنامه‌ریزی فعالیت کرده است.
مهندس کردانی علاوه بر سابقه اجرایی در برنامه‌ریزی و کنترل پروژه، تجربه مشاوره پیاده‌سازی Power BI و BIM در پروژه‌های صنعت ساخت و تدریس ابزارهایی از جمله Navisworks و Power BI و اکسل با رویکرد مدیریت پروژه را دارد. این ترکیب تجربه اجرایی و آموزشی، مبنای تدریس دوره‌ای است که Power BI را در متن مسائل واقعی مدیریت پروژه آموزش می‌دهد.
